Lieferung sensibler Arzneimittel

Als Transportdienstleister mit Schwerpunkt in der Pharma- und Apothekenlogistik liefert TLT Transport Logistik Trebbin täglich mehr als 4.000 Sendungen an rund 600 Pharmakunden. Als Logistikpartner des Pharmagroßhändlers Sanacorp und Servicepartner der Deutschen Post sowie vieler weiterer Kunden transportiert TLT täglich einen Warenwert von ca. einer Million €.

Fristgerechter Transport empfindlicher Güter

Sensible Güter wie Arzneimittel benötigen eine reibungslose Organisation. Im Bereich der Pharmalogistik sind die täglichen Touren präzise geplant und unterliegen genauen Richtlinien. Die Fahrten sind auf die Minute berechnet. Gekühlte Medikamente werden in speziellen Transportboxen ausgeliefert und müssen nach spätestens vier Stunden den Zielort erreichen. Damit die Qualität der Medikamente gewährleistet werden kann, muss die Lieferung fristgemäß eingehalten werden. Vor dem Einsatz einer Flottenmanagementlösung hatten die Fahrzeuge von TLT häufig Verspätungen.

Die Ortung der Fahrzeuge und die Angabe von sich ändernden Ankunftszeiten waren ebenfalls schwierig zu bestimmen. „Gerade in der Pharmabranche ist die Bestimmung des Aufenthalts der Ladung ein entscheidendes Kriterium", erklärt Olaf Trebbin, Geschäftsführer von TLT Transport Logistik Trebbin. „Für die Kunden muss der Status der Lieferung und der genaue Zeitpunkt der Ankunft jederzeit abrufbar sein." Damit dem Kunden die genaue Lokalisierung seiner Ware mitgeteilt werden kann, musste ein präzises Tracking der Fahrzeuge und eine noch bessere Transparenz ermöglicht werden.

Um die Arbeitsabläufe zu optimieren, sollte eine Flottenmanagementlösung die Integration eines ERP-Systems und eines Zeiterfassungssystems ermöglichen. Dies konnte die kostenlose, offene Schnittstelle Worksmart.connect von Tomtom Business Solutions neben weiteren wichtigen Anforderungen bieten. So wurde in 43 der ausliefernden Fahrzeuge sukzessive die entsprechenden Lösungen eingebaut.

Nun laufen alle Informationen zu den Fahrzeugen und dem jeweiligen Status in der Zentrale zusammen. Das Tracking der einzelnen Fahrzeuge ist mit Hilfe des Online Flottenmanagementsystems Tomtom Webfleet an allen Arbeitsplätzen möglich. Über die offene Schnittstelle ist auch das Tourenplanungssystem Map & Guide integriert.

Während Tomtom Business Solutions für die externe Zeiterfassung zuständig ist, wird für das interne Zeitmanagement Timecard verwendet. Durch diesen Zugriff verfügt der Arbeitgeber, im Gegensatz zu einem separaten Zeiterfassungssystem, nun nicht nur über einen Zeitstempel, sondern auch über die genauen Koordinaten.

Transparenz erhöht Arzneimittelsicherheit

Da es beim Kauf von Medikamenten und Arzneimittel oftmals um die akute Behandlung von Krankheiten geht, erfolgt die Lieferung der etwa 4.000 Sendungen bis zu vier Mal täglich sowie einmal pro Nacht. Die täglich gleiche Route unterliegt einem genauen Zeitplan, der von den Fahrern eingehalten werden muss. Durch die Flottenmanagementlösung lässt sich die Position der Fahrzeuge und der sensiblen Ladung jederzeit unkompliziert bestimmen und durch die genaue Ortung zu jedem Zeitpunkt erhält TLT eine erhöhte Arzneimittelsicherheit.

Verkehrsbehinderungen und Stau verzögern die Lieferungen der Arzneimittel ungewollt. Hier informiert Tomtom HD Traffic den Fahrer über unvorhergesehene Ereignisse wie Staus oder Unfälle auf Haupt- und Nebenstrecken und bietet sofort eine Alternativroute.

Auch die Reaktionszeit bei unvorhergesehenen Sonderfahrten konnte verringert werden. Die spontane Auftragsvergabe funktioniert unkompliziert. Die Ursachen vieler Reklamationen lassen sich schnell erkennen und durch die umfassende Webfleet-Reportingfunktionen belegen.

Das Telematik-System vereinfacht zudem die Kommunikation zwischen der Disposition und den Fahrern. Zuverlässig werden über das System Informationen z.B. über die Ankunft der Waren weitergegeben. Auch die Geschäftsführung profitiert von der Investition: Neben dem verbesserten Kundenservice und Zeiteinsparungen ließ sich auch Kraftstoff einsparen.

„Die Investition von ungefähr 800 € pro Fahrzeug und die monatlichen Kosten von 21 € haben sich schon innerhalb weniger Monate amortisiert", erklärt Olaf Trebbin. „Um die Transparenz unseres Fuhrparks noch weiter zu verbessern, wollen wir in den nächsten Monaten Schritt für Schritt auch den restlichen Fuhrpark mit den Lösungen von Tomtom Business Solutions ausbauen."