Personaleinsatzplanung mit Arbeitszeit 4.0 – Was sind die Elemente flexibler Arbeitszeitmodelle?

Flexible Arbeitszeiten verlangen nach flexiblen Arbeitszeitmodellen, auch für Schichtbetriebe. Dazu braucht es Know-how, die richtigen Planungsmethoden und spezialisierte Software. Aber es braucht auch die Bereitschaft, traditionelle Schichtsysteme und vermeintlich altbewährte Planungsprozesse in Frage zu stellen. Und es erfordert ein Bewusstsein für die Möglichkeiten zur Digitalisierung der Personaleinsatzplanung. Denn Arbeitszeit 4.0 lässt sich in die Personaleinsatzplanung integrieren.

Traditionelle Schichtsysteme, die nur durch zusätzliche freie Tage flexibilisieren, stoßen heute an ihre Grenzen. Das gilt für lebensphasengerechte Arbeitszeiten ebenso wie für Produktionsprobleme, auf die personell flexibel reagiert werden muss. War der Personaleinsatz früher in der Produktionsplanung eine konstante Größe, führen wachsende Anforderungen an die Effizienz der Produktionsprozesse zu einer immer enger werdenden Taktung der Abläufe. Damit wächst das Risiko kurzfristiger Störungen und die Notwendigkeit einer flexiblen Personalbereitstellung.

Traditionelle Schichtsysteme setzen 8-h-Schichten ein und verteilen sie über 24 h. Weil sie sich implizit an der vertraglichen Wochenarbeitszeit von Vollzeitkräften orientieren, verwenden sie Schichtrhythmen mit durchschnittlich fünf Einsätzen pro Mitarbeiter und Woche. Bei reduzierter Sollarbeitszeit werden Schichten durch entsprechend viele freie Tage ersetzt. Das ist weder flexibel noch bedarfsgerecht. Die Personaleinsatzplanung bietet weit mehr Möglichkeiten. Generell sind folgende Elemente eines Arbeitszeitmodells gestaltbar:

• Arbeitstage in Folge: Meist variiert die Länge eines Einsatzblocks zwischen 2-5 Tagen.
• Freie Tage in Folge: Freizeit- und Einsatzblöcke korrespondieren. Je kürzer durchschnittlich die Einsatzblöcke, um so kürzer sind auch die Freizeitblöcke. Blöcke von mind. zwei freien Tage sind für eine ausreichende Erholung der Mitarbeiter wünschenswert.
• Anzahl freier Wochenenden: Die Abfolgen der Einsatz- und Freizeitblöcke bestimmen Lage und Häufigkeit freier Wochenenden.
• Nachtdienste: Empfehlungen zur Schichtergonomie der Länge und Häufigkeit von Nachtschichtfolgen und Mindestruhezeiten hängen von der Art der Tätigkeit ab.
• Schichtlänge: Je nach Tätigkeit, Einsatzbereich, Sollarbeitszeit und Arbeitszeitmodell können Schichtlängen variieren.
• Schichtbeginn: Eine Flexibilisierung des Schichtbeginns kann aus operativen Gründen sinnvoll sein.

Durchschnittliche Schichtlänge und Anzahl Einsatztage/freie Tage beeinflussen sich wechselseitig. Dies lässt sich nutzen, um Mitarbeiterpräferenzen zu begegnen. Während z. B. ein Mitarbeiter lieber häufiger und dafür kürzer arbeitet, präferiert ein anderer weniger, aber dafür längere Arbeitstage. Mitarbeiter mit reduzierter Sollarbeitszeit können ggfs. kürzere Schichten erhalten.

Differenzierte Arbeitszeitmodelle sind auch für das Unternehmen flexibler, weil nicht immer vollständige 8-h-Schichten gestrichen bzw. besetzt werden. Vielmehr kann die Arbeitszeit effizient an betriebliche Erfordernisse angepasst werden.