Altmodisch und papierlastig - so sieht der Arbeitsalltag in vielen deutschen Personalabteilungen kleiner und großer Unternehmen aus. Doch in den letzten Jahren ist ein Wandel im Personalmanagement zu spüren. Auch das Chemieunternehmen AlzChem kennt das Potenzial moderner Technologie und entschied sich für die Verwendung einer digitalen Lösung. Das Ergebnis: eine zeitgemäße, effiziente und für die Angestellten transparentere Arbeitsweise.

Das Geheimnis liegt in der Digitalisierung der Prozesse: Wo früher jeder Urlaubsantrag ausgedruckt und manuell erfasst werden musste, können mit SAP Self Services viele Prozesse digital abgewickelt werden. Sehr zur Freude der Personalabteilungen, die sich die redundante Datenerfassung und -übertragung sparen und sich - ebenso wie die Angestellten - über kürzere Laufzeiten und ein minimiertes Risiko z.B. in Form eines Antragsverlusts freuen können.

Eine solche zeitgemäße Lösung einzuführen, erfordert jedoch einen hohen Planungs- und Zeitaufwand. Dass sich diese Arbeit lohnt, weiß man bei AlzChem: Das Unternehmen hat kürzlich den Rollout ausgewählter SAP Employee und Manager Self Services abgeschlossen.

Die Ausgangssituation

Rund 600 Tarifangestellte, Führungskräfte und außertarifliche Angestellte reichten ihre Papierurlaubsscheine bei der Personalabteilung ein, die diese manuell erfassen musste. Dadurch wuchs das Risiko des Verlusts von Anträgen sowie Fehlern. Die Mitarbeiter hatten wiederum keine Möglichkeit, ihren Resturlaub einzusehen und auch die Führungskräfte konnten sich keinen schnellen Überblick über die Daten ihrer Angestellten verschaffen.

Im Rahmen der Umstellung auf SAP E-Recruiting, das gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen projekt0708 eingeführt wurde, entschied man sich, auch diese Prozesse zu modernisieren. Die Herausforderung: Die Lösung sollte in die vorhandene IT-Landschaft eingebunden werden und eine Digitalisierung der Prozesse vorantreiben, um die Massenerfassung durch die Personalabteilung entfallen zu lassen. Zugleich wollte man mehr Transparenz für die Vorgesetzten schaffen, die zukünftig die Möglichkeit haben sollten, Daten ihrer Mitarbeiter selbstständig zu überprüfen.

Die Lösung

Mit den SAP Employee Self Services hat das Unternehmen die Tarifangestellten, die außertariflichen Angestellten sowie die nicht gewerblichen Azubis und Führungskräfte im Blick. Diese können seit dem Rollout im April 2014 folgende Funktionen nutzen:

• Persönliches Profil: Hier können Mitarbeiter ihre individuellen Daten einsehen und anpassen.
• Teamkalender: In der kalendarischen Übersicht können geplante Abwesenheiten der Kollegen eingesehen werden.
• Abwesenheitsantrag: Der Abwesenheitsantrag (z.B. für Urlaub oder Dienstreisen) ersetzt den bisher genutzten Papierantrag.
• Kontingentübersicht: In diesem Service kann jeder Mitarbeiter seine Resturlaubstage einsehen.
• Zeitbuchungskorrektur: Mitarbeitern können ihre Stechzeiten kontrollieren und wenn nötig Zeitbuchungskorrekturen vornehmen.
• Zeitnachweis: Zeitnachweise können tagesaktuell aufgerufen und bei Bedarf ausgedruckt werden.
• Gehaltsnachweis: Gehaltsnachweise können im persönlichen Account digital zur Verfügung gestellt werden.

Zusätzlich sind die SAP Manager Self Services im Einsatz. Etwa 130 Vorgesetzte sowie die Geschäftsführung nutzen diese Services, welche zusätzliche Funktionen bereitstellen:

• Arbeitsvorrat (Inbox): Die Abwesenheiten der Angestellten können hier durch die Führungskräfte eingesehen und entsprechend genehmigt oder abgelehnt werden.
• Monatsanzeige: Eine erweiterte Anzeige der im jeweiligen Monat anstehenden Geburtstage und Jubiläen speziell für Führungskräfte.

• Erweiterter Teamkalender: Mit dieser Anwendung sehen Führungskräfte, weshalb ein Mitarbeiter abwesend war. Zusätzlich dazu gibt es die Teamsicht, welche der Führungskraft eine Übersicht über die direkt zugeordneten Mitarbeiter sowie die Mitarbeiter in der untergeordneten Organisationsstruktur zur Verfügung stellt. Von dort aus hat die Führungskraft Zugriff auf alle Mitarbeiterprofile. Im Mitarbeiterprofil werden grundlegende Mitarbeiterstammdaten angezeigt und es besteht die Möglichkeit von dort bspw. den Zeitnachweis des Mitarbeiters einzusehen.

• Berichte: hier können den Führungskräften individuelle SAP-Reports und Queries (Anfragen) zur Verfügung gestellt werden, wie z.B. Auswertungen zu Basisbezügen, Gehaltsentwicklungen, Zeitnachweise, Zeitsaldenlisten etc.

Als Benutzeroberfläche wurde SAP NetWeaver Business Client anstelle des SAP Enterprise Portals konfiguriert, der bereits seit Einführung des SAP E-Recruitings im Einsatz ist. Damit entstanden keine zusätzlichen Infrastruktur-Kosten. Die bereits bestehende Oberfläche wurde analog zu den SAP E-Recruiting Services um die gewünschten Anwendungen erweitert.

Das Ergebnis

Seit dem Projektstart im November 2012 hat AlzChem gemeinsam mit dem Beratungspartner eine Lösung auf den Weg gebracht, die nun seit einigen Monaten erfolgreich im Einsatz ist. Ein besonderes Highlight für die Anwender ist der Single Sign-on Mechanismus, der den Nutzern nach einmaliger Authentifizierung den Zugriff auf sämtliche Systeme ermöglicht. Der Anwender kann somit übergangsfrei agieren, ohne Systembrüche zu bemerken.

Von der Umstellung profitieren auch die Mitarbeiter der Personalabteilung. Mit dem Wegfall der Massenerfassungen geht bereits jetzt eine spürbare Zeitersparnis einher - rund 500 Abwesenheitsanträge werden monatlich auf diesem Wege verarbeitet. Mit dem elektronischen Zeitnachweis wird zudem eine Menge Papier eingespart.

Dank schnellerer Prozesse und höherer Transparenz fühlt sich AlzChem für zukünftige Herausforderungen im Personalbereich gewappnet.