Einsparungen bei sogenannten Sachgemeinkosten wie Logistik, Gebäudemanagement oder Berufskleidung können die Renditen von Unternehmen spürbar verbessern. Die Frage ist allerdings, wer sich in den Unternehmen darum kümmert.

Entlassungen gelten in der Wirtschaft nicht mehr als Universalschlüssel zu einer besseren Performance. Denn Konjunkturzyklen laufen immer kürzer und werden unberechenbarer. Zieht das Geschäft plötzlich an, kann das verbliebene Personal das Arbeitspensum womöglich nicht mehr stemmen. Einsparungen bei sogenannten Sachgemeinkosten wie Logistik, Gebäudemanagement oder Berufskleidung können die Renditen spürbar verbessern. Die Frage ist allerdings, wer sich in den Unternehmen darum kümmert.

Gewichtiger Ausgabenblock

Auch in Zeiten anhaltend guter Konjunktur führt an weiteren Kostensenkungen kein Weg vorbei. 57 % der Unternehmen der chemischen Industrie halten sie für unausweichlich, wie aus der aktuellen Restrukturierungsstudie von Roland Berger Strategy Consultants hervorgeht. Es gilt, die massiven Preissteigerungen bei den Rohstoffen und der Energie an anderen Stellen aufzufangen. Neben Prozessoptimierungen sind dies vor allem der Aufwand für Nicht-Produktionsmaterial und Dienstleistungen. Denn unter dem Strich addieren sich diese zum Teil als unbedeutend erscheinenden Positionen zu einem gewichtigen Ausgabenblock.

In der Chemieindustrie liegt ihr Anteil am gesamten Beschaffungsvolumen über 35 % - Hilfs- und Betriebsstoffe noch nicht mitgerechnet - und damit deutlich über den übrigen Branchen. Für diese hat der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik einen Anteil von bis zu 28 % errechnet. Eine immer differenziertere Produktpalette von Spezialitätenanbietern bedingt z.B. zwangsläufig hohe Marketing-, Vertriebs- und Verpackungskosten.
Einsparungen können regelrechte Renditetreiber sein. Ein Rechenbeispiel verdeutlicht den Effekt eindrucksvoll:

• Nettoumsatz - gleichbleibend - 50 Mio. €,
• Betriebsergebnis 6 Mio. € (12 %),
• Gemeinkosten 10 Mio. €.

Eine Reduzierung von nur 5 % verbessert das Ergebnis um 500.000 € auf 13 %. Das Renditeplus beträgt 8 %.

Intelligente Hebel

Mit „intelligenten Hebeln" lassen sich nach Ermittlungen von Roland Berger Strategy Consultants die Gemeinkosten in der Regel um 10 % bis 20 % reduzieren. In Veröffentlichungen von Consulting-Firmen, die sich auf Einkaufsoptimierung spezialisiert haben, ist sogar von Einsparpotenzialen in einigen Bereichen von bis zu 35% die Rede. Vor allem größere Unternehmen leisten sich bereits seit einigen Jahren solche externen Einkaufsberater, die das nötige Know-how mitbringen und die oft überlasten Einkaufsabteilungen bei Analysen, Konzeptionen und Ausschreibungen unterstützen.

Das Gros der produzierenden Wirtschaft ist -branchenübergreifend - allerdings noch nicht professionell genug. „Ineffiziente Prozesse, fehlende Kontrollstrukturen und Transparenz", konstatiert eine aktuelle Studie der Unternehmensberatung A.T. Kearney. Selbst die Datengenauigkeit lasse zu wünschen übrig, was Vertragsverhandlungen mit Lieferanten erschwere.

Kürzungen nach der Rasenmäher-Methode

Die Ursache ist sozusagen „historisch" bedingt: In den in Geschäftsfelder gegliederten Organisationen erfolgt die Beschaffung von Nicht-Produktionsmaterial und Dienstleistungen traditionell durch die einzelnen Fachabteilungen und nicht durch die zentrale Einkaufsabteilung. Deren Rolle reduziert sich auf die rein operative „Bestellung" und möglicherweise auf Preisverhandlungen oder Nachverhandlungen, aber z.B. nicht auf die Lieferantenauswahl.

Andererseits üben oft CFOs mit pauschalen Zielvorgaben („20 % weniger!") Druck aus, was zu Kürzungen nach der „Rasenmäher-Methode" führt. Es werden z.B. Wartungsintervalle einfach verlängert. Die Folgen reichen von „einfachen" Störungen an Anlagen bis hin zu Gebäudeschäden. Bis zu mehreren Tausend Euro berechnen z.B. Feuerwehren denjenigen Unternehmen, deren Feuermelder infolge mangelhafter Instandhaltung einen Fehlalarm und damit einen unnötigen Einsatz ausgelöst haben.

Strategische Einkaufsplanung

Eine strategische Einkaufsplanung setze dagegen bei den Bedarfen und den Prozessabläufen an, erläutert Hans Becker, Geschäftsführer einer Einkaufsberatung in Oberhaching bei München. Oft würden identische oder annähernd gleiche Produkte bzw. Leistungen bei einer Vielzahl von Lieferanten bezogen. Entsprechend hoch sei der Aufwand und nach aller Erfahrung auch die Fehlerhäufigkeit.

Eine Verbesserung werde erreicht, indem man die Gesamtzahl der Lieferanten für die einzelnen Produktgruppen reduziert und das Einkaufsvolumen auf wenige Schlüssellieferanten konzentriere. Durch Bündelung und Anbindung an eine zentrale Beschaffungsorganisation könne auf wechselnde Bedarfsanforderungen rasch reagiert werden. Vor allem aber schaffe die Zusammenführung von Bestellmengen den nötigen Spielraum für Lieferantenrabatte.

Zudem sollten auch die Betriebsabläufe unter die Lupe genommen werden. Becker: „Oftmals ist ein Spediteur nicht einfach ‚zu teuer‘, sondern der Kostentreiber lässt sich beim Auftraggeber identifizieren." Eine schlechte Frachtraumausnutzung gehe z.B. häufig auf die mangelhafte Konfiguration von Paletten und unpassende Behältergrößen zurück.

So kann es sich auch für kleinere Unternehmen lohnen, Experten zu verpflichten, die das Beschaffungsdickicht durchforsten und lichten. Allerdings ist das Ganze oft mit einem Jo-Jo-Effekt besonderer Art verbunden. Sind Firmenleitungen erst einmal für das Thema Gemeinkosten sensibilisiert, setzen sie den Rotstift ausgerechnet bei den Beraterkosten an.

Web-Plattform statt Beratervertrag
Beraterkosten sind vielen Unternehmensleitungen ein Dorn im Auge. Externe Unterstützung solle nur in Ausnahmefällen in Anspruch genommen werden, heißt es inzwischen immer häufiger.
Auf diese Problematik geht Einkaufsberater Hans Becker mit seiner Web-Plattform ein. Einkaufsverantwortliche haben Zugriff auf das gesamte Instrumentarium zur strategischen Einkaufsoptimierung. Die Nutzer können die Beschaffungsprozesse und Konditionen ihres Unternehmens einer gründlichen Analyse unterziehen und dem jeweils aktuellen Bedarf anpassen. Rund 1.000 Unterseiten bieten neben tagesaktuellen Marktdaten individuelle Benchmarks, eine Ausschreibungsplattform, Projektpläne, ein Forum „Einkäufer helfen Einkäufern" sowie eine Vielzahl an weiteren Arbeitshilfen wie Rechner und Kalkulationsschemata. Das gesamte, in 20 Jahren Beratungserfahrung erworbene Know-how der Hans Becker Einkaufsberatung wurde digitalisiert und ist für eine jährliche Nutzungsgebühr zwischen 1.995 € und 4.995 € - ein Bruchteil der üblichen Beraterhonorare - abrufbar.