Arbeitszeit 4.0 und Personaleinsatzplanung, wie geht das? Lesen Sie dazu die Kolumne des Workforce Management Experten Benjamin Saure, Business Development bei Inform.

Zwischen den Zielen einer Organisation und ihrer Umsetzung liegen manchmal Welten. Das scheint auch für Schichtarbeit in Produktionsbetrieben zu gelten. Initiativen wie Arbeit 4.0, Chemie³, INQA und tarifvertragliche Vereinbarungen wie LephA-TV plus oder Potsdamer Modell existieren seit geraumer Zeit. Dennoch hat sich seitdem in der Chemie- und Pharmaindustrie für die meisten Mitarbeiter in Schichtarbeit wenig am Arbeitszeitmodell getan, jedenfalls weit weniger als diskutiert.

Zu den Gründen ist in dieser Kolumnenreihe schon viel gesagt worden. Es sind vor allem ein unzureichendes Bewusstsein für die Bedeutung der Personaleinsatzplanung (PEP), fehlendes fachliches Know-how und der geringe Digitalisierungsgrad. Nur ein Drittel der Chemie- und Pharmaunternehmen setzt laut einer Inform-Studie spezialisierte Software für die Personaleinsatzplanung ein. Flexible Arbeitszeitmodelle lassen sich ohne geeignete Software aber nicht managen.

Und so verwundert es nicht, wenn Unternehmen daran scheitern, moderne Formen der Arbeitszeitgestaltung in Schichtbetrieben einzuführen. Zur Umsetzung braucht es mehr als eine Absichtserklärung. Anspruch und Komplexität der Personaleinsatzplanung erschließen sich nicht auf den ersten Blick. Die Bereitstellung und bedarfsgerechte Verteilung der erforderlichen Personalkapazität ist aber alles andere als trivial.
Die Personaleinsatzplanung ist ein Geschäftsprozess, der aus verschiedenen Teilprozessen mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Planungshorizonten besteht. Das geht vom operativen Betrieb bis zur Planung und Steuerung des verfügbaren (Jahres)kontingents an Arbeitszeit. Dabei müssen die Kapazitätsplanung für die Produktion und die Personaleinsatzplanung für die Mitarbeiter stets Hand in Hand gehen. Den Gesamtprozess im Auge zu behalten, ist die große Kunst. Gelingt dies nicht, äußert sich das in Störungen des Tagesgeschäfts. Dort versucht man sie dann erfolglos zu beseitigen. Aber die Ursachen liegen ganz woanders.

Welche Lösung zur Gestaltung der Personaleinsatzplanung die beste ist, hängt von vielen betriebsinternen Faktoren ab. Aber auch die Unternehmenskultur spielt eine Rolle. Das beginnt schon mit der Bereitschaft, traditionelle und vermeintlich bewährte Planungsverfahren in Frage zu stellen. Unternehmen, die das nicht tun, scheitern nicht an der Umsetzung ihres Vorhabens, sondern bereits bei der Zielformulierung.

Das Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, die Arbeitszeit der Mitarbeiter so einzusetzen, dass sie allen Belangen gerecht wird: denen des Unternehmens, der Mitarbeiter, der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben. Kapazitätsplanung und Controlling müssen bei der Planung des Produktionsfaktors „Personal“ zusammenspielen und auch Qualifikationsanforderungen berücksichtigen. Zudem braucht es regelmäßige Auswertungen zum tatsächlichen Personaleinsatz, um die Qualität der Planung zu messen, insbesondere Effizienz und Bedarfsorientierung.

Personaleinsatzplanung heißt aber auch mit Mitarbeitern kommunizieren, möglichst effizient zu vielen unterschiedlichen Belangen. Gerade im operativen Betrieb sind die Anforderungen hoch. Ohne Digitalisierung stoßen Unternehmen hier an ihre Grenzen. Mit PEP-Software lässt sich das aber leicht beheben.