Global agierende Unternehmen mit einem derart hohen Daten- und Informationsaufkommen wie in der Chemie- und Pharmabranche sind in hohem Maße darauf angewiesen, Kontrolle über ihre Daten zu wahren. Strenge Regularien sorgen in diesem Sektor für zusätzliche Herausforderungen. Insbesondere dann, wenn Chemie- oder Pharmaunternehmen in Rechtsstreitigkeiten verwickelt werden: Es gilt, sämtliche relevanten Informationen kurzfristig zusammenzutragen, zu analysieren und bereitzustellen. Sind sie nicht auf solche Fälle vorbereitet, kann sie das teuer zu stehen kommen.

E-Mails, Verträge, Patentunterlagen, Dokumentationen, Berichte, Präsentationen, Statistiken und ähnliches - oft in den unterschiedlichsten Sprachen und verteilt über diverse Standorte, Speicher und mobile Endgeräte - sorgen für exponentiell wachsende Datenvolumina in Chemie- und Pharmaunternehmen. Sind dann etwa aufgrund von Rechtsstreitigkeiten - z.B. im Bereich Patent- oder Distributionsrechte, aber auch Produkthaftung - große Datenmengen von mehreren involvierten Juristen, Revisoren oder Ermittlern zu durchsuchen und zu analysieren, ist der Zeit- und damit auch der Kostenaufwand meist sehr hoch. Erschwerend kommt hinzu, dass Firmen, die direkt oder indirekt mit den USA geschäftlich interagieren, bei Rechtsstreitigkeiten dem US-Recht unterliegen und damit an die oft sehr aufwendigen E-Discovery-Verfahren und -Regulierungen gebunden sind. Diese machen es erforderlich, sämtliche für den jeweiligen Fall relevanten elektronischen Informationen zu identifizieren, aufzubewahren, zu sammeln, zu sichten und gerichtlich verwertbar aufzubereiten.

E-Discovery als Baustein von Compliance-Strategien

Seit der Veröffentlichung der erweiterten Fassung der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) Ende 2006 in den USA ist E-Discovery ein wichtiger Baustein von Compliance-Maßnahmen in Unternehmen geworden - zumindest theoretisch. Untersuchungen belegen jedoch, dass faktisch nur rund ein Prozent aller Unternehmen auf diese Prozeduren wirklich vorbereitet sind. Auch das deutsche Recht kennt eine Reihe von Vorschriften, die denen des Legal Discovery - so der Überbegriff für die Offenlegung sowohl papierbasierter als auch elektronischer Daten - entsprechen. Hinzu kommen die strengen Regularien, denen sich Chemie- und Pharma-Firmen gegenübersehen. So u.a. die EU-Verordnung REACh zum risikolosen Umgang mit Chemikalien oder die Vorschriften der US-amerikanischen Arzneimittelzulassungsbehörde FDA. Wer in diesem Umfeld also rechtskonform agieren möchte, muss Verfahren für die gezielte, vollumfängliche Offenlegung und Herausgabe angeforderter Daten ausarbeiten.
Doch es muss nicht immer gleich ein Prozess sein. Auch im Fall von Revisionen und Steuerprüfungen müssen Unternehmen - vermehrt im aktuellen wirtschaftlichen Umfeld -damit rechnen, dass Anwälte, Wirtschaftsprüfer, Insolvenzverwalter oder Steuerfahnder eine lückenlose Dokumentation verlangen. Dann gilt es wieder, sämtliche juristisch relevanten Dokumente fristgerecht zusammenzustellen, was aber manuell kaum zuverlässig zu bewältigen ist. Studien belegen, dass bei der händischen Durchforstung von Unterlagen lediglich 20-50% aller wichtigen Dokumente identifiziert werden. Hinzu kommt, dass die Speicherung eines Gigabytes elektronischer Daten zwar weniger als einen Euro kostet, doch deren Recherche durch einen Anwalt mit einem entsprechenden Stundensatz - in den USA sind das typischerweise 200 US-$ - dann mit 30.000 US-$ zu Buche schlägt.

Rechtsrisiken reduzieren

Vor diesem Hintergrund wird deutlich, welcher Gewinn juristischen Abteilungen durch den Einsatz einer sogenannten E-Discovery-Lösung entsteht. Solche proaktiven Softwaresysteme erlauben es - im Gegensatz zu kostenintensiven reaktiven Verfahren - bei anstehenden Rechtsstreitigkeiten Informationen und Daten auf einfache und sichere Weise zu erfassen, zu strukturieren, zu durchsuchen und offenzulegen. Voraussetzung ist allerdings auch, dass entsprechende organisatorische und prozessuale Grundlagen geschaffen und koordiniert werden. Und dafür ist es in der Regel zu spät, wenn der Ernstfall eintritt. Für diese unvorbereiteten Unternehmen beginnt dann ein ressourcenfressender, kostenintensiver und riskanter Prozess, bei dem sie auf externe Hilfe angewiesen sind.
Wer dagegen eine E-Discovery-Lösung nutzt, kann die kosten- und zeitintensiven Aufgaben bei Rechtsstreitigkeiten weitgehend automatisiert intern durchführen. Rechtsabteilungen von Chemie- und Pharmaunternehmen haben zudem den Vorteil, dass sensible Daten vor unautorisierten Zugriffen geschützt werden. Eine solche Lösung sollte sämtliche Schlüsselaspekte des E-Discovery berücksichtigen, vom Informationsmanagement bis hin zur juristischen Produktion relevanter Daten für die gegnerische Partei sowie zur Übergabe an spezielle juristische Software. Wichtige Aspekte sind außerdem die Unterstützung von Mehrsprachigkeit, sowie eine umfangreiche Formatunterstützung. Das stellt sicher, dass sämtliche heterogene Dokumente bei der Überprüfung einbezogen werden.

Best Practices zeigen den Weg

Investitionssicherheit bei der Auswahl eines entsprechenden Systems liefert darüber hinaus die Konformität mit den E-Discovery Best Practices aus dem Electronic Discovery Reference Model (EDRM), dem anerkannten Standard für E-Discovery-Verfahren. So gehört z.B. das „eDiscovery & Production System" von Zylab zu den wenigen Lösungen, die eine solche Konformität bieten. Der IT-Spezialist im Bereich Information Management und E-Discovery zählt Unternehmen wie Organon, AkzoNobel, Schering-Plough (heute: Merck & Co.) und Cerbios Pharma zu seinen Kunden. Ihr Vorteil: Die Systeme sind von US-amerikanischen Gerichten zur Beweismittelfindung zugelassen und anerkannt.
AkzoNobel konnte z.B. basierend auf einer Lösung von Zylab eine robuste Plattform für die interne Abwicklung von E-Discovery-Aktivitäten erstellen. Hier sah man Vorteile der Lösung insbesondere darin, schnelle, exakte und simultane Suchen in den Vertragsdatenbänken sowie in Archiven nach zugehörigen Dokumenten durchführen zu können. Darüber hinaus ist die Lösung bei AkzoNobel in der Lage, Erinnerungen zu generieren, die die Anwender auf entscheidungskritische Fristen hinweisen. Zusätzlich werden alle Änderungen von Registrierungen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens gespeichert und sind als verwendbare Information abrufbar.
So ließen sich auch bei dem Chemieunternehmen „zwei Fliegen mit einer Klappe" schlagen: Die Vorbereitung auf E-Discovery-Aktivitäten führte gleichzeitig zu strategischen Verbesserungen der Corporate Governance und des unternehmensweiten Informationsmanagements.