Einführung in Rekordzeit
Dank minutiöser Planung, einem hohen Anteil an vorkonfigurierten Prozessen und sorgfältiger Projektleitung ist die ambitionierte Implementierungsstrategie von Actega DS für eine schnelle Umstellung auf ein neues ERP-System - zur gleichen Zeit in allen Anwendungsbereichen - voll aufgegangen: Das neue System konnte nach nur fünf Monaten Projektlaufzeit in Betrieb gehen. Die integrierte ERP-Branchenlösung für die Chemie vereinfacht Prozesse und steigert dadurch die Effizienz um 15%. Eine schlankere Infrastruktur senkt den Wartungsaufwand.
Die in Bremen ansässige Actega DS ist ein Unternehmen des Geschäftsbereichs Actega Coatings and Sealants von Altana. Innerhalb des Geschäftsbereichs gehört das Unternehmen zur Business Line Converting Specialities und produziert und vertreibt Dichtungsmassen für Verschlüsse an eine Vielzahl von Kunden der Verpackungsindustrie.
Die Actega DS beschäftigt 117 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 45 Mio. €.
Die bestehende ERP-Umgebung (Enterprise Resource Planning) von Actega DS war zwar genau auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten, aber nicht ausreichend integriert. Dies beeinträchtigte sowohl die Zuverlässigkeit des Systems als auch die Qualität der Daten. Das Unternehmen wollte mit einem klaren Schnitt sehr schnell eine einheitliche SAP ERP-Lösung einführen, eine enorme Herausforderung im Hinblick auf das Projektmanagement und die Umsetzung. Die Wahl für dieses Vorhaben fiel auf IBM Global Business Services (GBS). Aus gutem Grund: IBM GBS verfügt über langjährige Erfahrung in der Implementierung von SAP Enterprise Resource Planning-Lösungen in den unterschiedlichsten Industrien. Dabei erlaubt insbesondere die speziell entwickelte Lösungsarchitektur eine wesentlich einfachere und schnellere Einführung.
Auf der Grundlage von Best Practices hat IBM weitgehend vorkonfigurierte Prozesslösungen entwickelt, die Kunden wie Actega heute zugute kommen: „70 bis 90% der für das SAP ERP notwendigen Prozesse sind bereits vorkonfiguriert", sagt Alexander Lorenz, verantwortlich für europäische SAP-Projekte in der Prozessindustrie bei IBM. „Diese Ready-to-Use-Lösungen basieren zu 100% auf dem SAP-Standard. Ein großer Vorteil für unsere Kunden: Wir können schneller implementieren, die Projekte werden kostengünstiger und die Qualität stimmt auch." Der Ready-to-Use-Ansatz der IBM macht Kosten- und Zeiteinsparungen bei der Einführung von SAP ERP von bis zu 60% möglich. Zusätzlich wird auch das Risiko bei einer neuen ERP-Einführung minimiert, weil bereits erprobte Best Practice-Prozesse verwendet werden. Im konkreten Fall kam das IBM Chemicals and Petroleum Template (IBM Express Solution) für SAP ERP zum Einsatz. Die Besonderheit: Mehrere zusätzliche Tools identifizieren die Organisationsstruktur des Kunden und passen die Prozesse automatisch an. Weitere IBM Entwicklungen vereinfachen die Migration und unterstützen beim Monitoring des Projektes.
„Mit den ganzen spezifischen Funktionen war unsere IT-Umgebung komplex und in der Folge fehleranfällig geworden", erläutert Alexandra Czech, Leitung Finanzen und Verwaltung bei Actega DS, den Grund für die Entscheidung. „Wir kamen zu der Erkenntnis, dass es der bessere Ansatz ist, nicht die Software unserer Arbeitsweise anzupassen, sondern eine standardisierte ERP-Lösung zu implementieren und unsere Geschäftsprozesse an den in der Software umgesetzten Best Practices auszurichten."
„Full Scope"-Ansatz
Das Unternehmen entschied sich für die Implementierung einer vollständig zentralisierten und integrierten SAP ERP-Lösung, die sämtliche ERP-Prozesse abdecken sollte: Vertrieb und Logistik, Produktionsplanung, Materialwirtschaft, Lagerverwaltung, Qualitätsmanagement und Instandhaltung, Finanzbuchhaltung, übergeordnete Kostenkontrolle, Produktkostenrechnung und Profitabilitätsanalyse. Daneben musste die Lösung mit zwei weiteren wichtigen SAP-Systemen abgestimmt werden: einer Anwendung für Umwelt- und Arbeitsschutz sowie dem System der Personalabteilung. Ebenfalls sind mobile Scanner für Anwendungen auf Handgeräten integriert, um interne Prozesse in Zusammenhang mit Warenbewegungen zu verbessern, z.B. bei der Warenannahme und der Überwachung der Verarbeitungsreihenfolge.
„Wir wollten eine Komplett-Umstellung, sozusagen als ‚Big Bang', und alle zentralen Systeme in einem einzigen Schritt in Betrieb nehmen", berichtet Alexandra Czech. „Aber wir hatten nur fünf Monate Zeit, um dieses Projekt abzuschließen; standen also vor einer gewaltigen Herausforderung. Ein zentrales Thema waren die dafür notwendigen erheblichen Veränderungen unserer Arbeitsprozesse, da wir eine standardisierte Version von SAP ERP implementieren und keine tief greifenden Anpassungen vornehmen wollten. Das IBM Chemicals and Petroleum Template für SAP ERP bot uns eine schnelle und sichere Methode für die Implementierung der Funktionalität, die wir brauchten."
Nah am Standard
Die IBM Express Solution baut auf der SAP Best Practice für die Implementierung auf und bietet in einem bereits getesteten Modell Anpassungen für Unternehmen in der chemischen und Erdöl verarbeitenden Industrie. Zusätzlich wurden noch Elemente einer Serviceorientierten Architektur integriert, sodass sehr individuell auf Kundenanforderungen eingegangen werden kann, ohne die SAP-Standards zu verlassen. Dadurch wird nicht nur die Zeit für die Implementierung verkürzt, sondern auch das Fehlerrisiko verringert, weil keine spezifische Kundenkonfiguration vorgenommen werden muss.
Für die Dauer des Projekts wurden die Mitarbeiter von Actega DS, die zum Projektteam gehörten, von ihren regulären Aufgaben zu 85% freigestellt. Besprechungen sowie Teammeetings fanden täglich statt, um eine reibungslose Kommunikation zwischen den internen und externen Beteiligten zu gewährleisten. In einer so genannten Fit-Gap-Analyse wurde untersucht, in welchen Bereichen Diskrepanzen zwischen dem von IBM entwickelten SAP Best Practice-Prozessdesign und den bestehenden Arbeitsabläufen bestanden. Damit wurde dann der Rahmen für das Projekt abgesteckt.
„Abgesehen von einer Ausnahme, wo es sich nicht vermeiden ließ, haben wir unsere Abläufe geändert, anstatt die Software anzupassen", erklärt Alexandra Czech. „Um konsequent im SAP-Standard zu bleiben, mussten wir mutige und unpopuläre Entscheidungen durchsetzen, doch letzten Endes zahlte sich unser diszipliniertes Vorgehen aus."
Die Realisierung war innerhalb von vier Wochen abgeschlossen. Der Implementierungsumfang folgte fast vollständig den Best Practices, außer bei der Integration dreier kundenspezifischer Systeme - für Umwelt- und Arbeitsschutz, Personalmanagement und den Einsatz von Scannern - und einigen wenigen Prozessen in der Produktionsvorstufe. Alle anderen Verfahren waren im IBM Express Template bereits vollständig voreingestellt.
Das Projektteam bestand aus zwei Gruppen: Die eine befasste sich mit technischen Fragen, während die Aufgabe der zweiten darin bestand, die Änderungen im Unternehmen zu kommunizieren und so für die Akzeptanz der neuen Arbeitsverfahren zu sorgen.
Aufgrund des Einsatzes der vorkonfigurierten Lösung konnte das technische Team die Funktionstests der meisten Komponenten überspringen, da sie schon in früheren Implementierungen getestet und gesichert wurden. Die noch notwendigen Integrationstests fanden in zwei Zyklen statt. Die Datenmigration wurde mithilfe von IBM Tools automatisch durchgeführt. Bevor das System in Produktion ging, fand eine vollständige Simulation der Inbetriebnahme statt. Die zweite Gruppe, die sich um die Schulung der Benutzer kümmerte, bestand hauptsächlich aus Mitarbeitern von Actega DS. Sie waren maßgeblich am Erfolg des Projekts beteiligt, denn ohne breite Akzeptanz im gesamten Unternehmen wäre ein solches Mammutprojekt kaum zu realisieren gewesen. Das Resumee fällt nach zehn Monaten Einsatz insgesamt sehr positiv aus: Das System arbeitet sehr zuverlässig, seit Inbetriebnahme gab es keinen Ausfall und die Zufriedenheit der Benutzer hat um etwa 40% zugenommen.
