Die gerade begonnene dritte Registrierungsphase für die EU-Chemikalien-Verordnung Reach fordert insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) heraus. Bei Fehlern in den Registrierungsdossiers oder unzureichender Datenqualität droht ein europaweites Vermarktungsverbot. TÜV Süd hat im Rahmen seiner Mittelstandsinitiative die zehn wichtigsten Regeln für die Registrierung chemischer Stoffe zusammengestellt.

Bis Juni 2018 müssen Chemikalien mit einer Jahresproduktions- bzw. Jahresimportmenge von mehr als einer Tonne bei der Europäischen Chemikalienagentur (ECHA) in Helsinki registriert sein. „Die Reach-Verordnung ist umfangreich und komplex und bindet bei KMU oft wichtige Personalressourcen", sagt Dr. Dieter Reiml, Reach-Experte bei TÜV Süd Industrie Service. „Um bei der Registrierung auf der sicheren Seite zu sein, sollten die Verantwortlichen zehn Regeln beherzigen."

1. Schon jetzt die Registrierung vorbereiten
Weil die Komplexität der Verordnung immer wieder unterschätzt wird, kommt es zu teils erheblichen Verzögerungen. Wenn beispielsweise unterschiedliche Stoffe in einem Gemisch enthalten sind, ist schon die Klärung, welche Stoffe bis wann zu registrieren sind, ein wichtiges Thema. Nur wer die Registrierung frühzeitig vorbereitet, wird nicht in Verzug kommen.

2. Nötige Analysen rechtzeitig vornehmen
KMU sind in der Regel so genannte Co-Registranten, die sich im Zuge von Registrierungsverfahren mit Herstellern und Importeuren identischer Stoffe zusammenschließen. Für das eigene Dossier müssen aber firmenspezifische Daten vorliegen, wie beispielsweise Stoff-Zusammensetzungen samt möglicher Verunreinigungen. Das erfordert teilweise noch Laboranalysen. Werden Anlaysen erst kurz vor Fristende angegangen, reicht die Zeit dafür oft nicht aus.

3. Finanzielle Vergünstigungen für KMU nutzen
Die ECHA erhebt für ihre Arbeit Gebühren, die nach Unternehmensgröße gestaffelt sind. Für KMU gelten reduzierte Gebührensätze, welche die EU-Kommission Ende März noch einmal gesenkt hat. KMU können Ermäßigungen von 35 bis 95% gegenüber dem Standard für Registrierungen beanspruchen, bei Zulassungsanträgen liegt die Spanne bei 25 bis 90%.

4. Unternehmensgröße korrekt angeben
Sind die im Datenbanksystem Reach-IT hinterlegten Angaben zur Unternehmensgröße nicht korrekt, drohen zusätzliche Kosten und der Entzug der Registrierung. Bei einer behördlichen Überprüfung sollten alle Unterlagen plausibel und schnell verfügbar sein. Unternehmen außerhalb der EU können sich nur über so genannte Alleinvertreter registrieren. Die Gebühren berechnen sich aber immer nach Größe des vertretenen Unternehmens.

5. Zusammenschluss zu Konsortien in SIEFs abwägen
In den Substance Information Exchange Forums (SIEFs) tauschen Registranten bestimmte Daten aus, um sich etwa Kosten für Studien zu teilen. Zusätzlich schließen sich oftmals SIEF-Teilnehmer zu Konsortien zusammen. Gerade dann ist es wichtig, wettbewerbsrelevante Informationen zurückzuhalten. Zusammenschlüsse zu Konsortien sind nicht obligatorisch und individuell abzuwägen.

6. Aktuelle Software verwenden
Die Dossiers werden in die Datenbanksysteme Iuclid und Reach-IT eingepflegt. Bei nicht aktualisierter Software kann die Einreichung am „Technical Completeness Check" oder den „Business Rules" scheitern. Die KMU müssen Aktualisierungen bei den Software-Versionen der IT-Tools selbst im Blick behalten.

7. An der SIEF-Kommunikation teilnehmen
Die Teilnahme an der - englischen - SIEF-Kommunikation ist obligatorisch. Darin werden Absprachen getroffen beispielsweise zur Kostenteilung oder darüber, welche Stoff-Verwendungen von der Registrierung des federführenden Registranten abgedeckt sind.

8. Sich der Tragweite der Bewertung bewusst sein
Die ECHA überprüft alle Dossiers auf Vollständigkeit. Zusätzlich werden bei 5% aller Dossiers die Datenqualität und die Plausibilität überprüft. Zusätzlich nehmen auch nationale Behörden eine inhaltliche Prüfung aller Dossiers zu einem Stoff vor.

9. Reach-Verantwortlichen benennen
Für Reach generell und die Registrierung von Dossiers muss im Unternehmen ein Verantwortlicher benannt werden, der alle nötigen Prozesse und Termine koordiniert und überwacht. Wenn er aus dem Unternehmen ausscheidet, muss eine Nachfolgeregelung die nötige Kontinuität schaffen.

10. Das Einholen externer Expertise prüfen
Gerade KMU, die Stoffe in den unteren Mengenbändern herstellen oder importieren, sind nicht immer sicher, ob sie den jeweiligen Stoff noch bis 2018 vermarkten oder die Mengenschwelle von einer Jahrestonne tatsächlich überschreiten. Teilweise lohnt weder die eigene zeitintensive Einarbeitung in Iuclid oder Reach-IT, noch die kontinuierliche Pflege dieser EDV-Systeme. In vielen Fällen ist es sinnvoll, externe Dienstleister einzubinden, die beispielsweise die laufenden Aktivitäten im SIEF verfolgen und alle Fristen im Blick behalten.

Die Mittelstandinitiative von TÜV Süd sichert als spezieller Reach-Service für KMU eine fristgerechte, wirtschaftliche und erfolgreiche Registrierung von chemischen Stoffen. Die Experten managen die Einreichung von Dossiers und unterstützen Co-Registranten auf Basis ihrer langjährigen Erfahrungen in diesem Umfeld.