Um sicherzustellen, dass keine Geschäftskontakte mit Firmen oder Privatpersonen bestehen, die den Terrorismus fördern, muss ein regelmäßiger Abgleich von Kunden, Lieferanten und anderen Kontakten mit speziellen Sanktionslisten erfolgen. Nur aktuelle Sanktionslisten und regelmäßige, möglichst häufige Überprüfung geben die nötige Sicherheit in Sachen Compliance. Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, gibt es spezielle Systeme. Anton Software hat mit seinem EVA System über 35 Jahre Erfahrung; EVA ist in der chemischen Industrie in allen Bereichen des Versands und Exports seit Jahren vielfach erfolgreich im Einsatz.

Kurzinterview mit Manfred Steins, Geschäftsführer von Anton Software:

Herr Steins, wie erfolgt die Sanktionslistenprüfung mit EVA?
Es ist besonders wichtig, den Abgleich mit stets hochaktuellen Sanktionslisten durchzuführen. EVA beispielsweise verwendet Listenmaterial diverser Länder und prüft Stamm- und Bewegungsdaten sowie manuell erfasste Kontakte. Dafür gibt es unter anderem intelligente integrierte Prüfmechanismen. 

Darüber hinaus legen wir auch höchsten Wert auf den Schutz der sensiblen Daten unserer Kunden, die hier von den Vorteilen des EVA-Inhouse-Systems profitieren: Alle Prüfungen erfolgen inhouse und werden in der Regel täglich durchgeführt; die entsprechenden Protokolle werden ebenfalls inhouse abgelegt. Lediglich die automatische Aktualisierung der Sanktionslisten erfordert eine Verbindung mit externen Servern, hier erfolgt aber nur ein Download. Für die innerbetriebliche Information nutzt EVA umfangreiche E-Mail-Funktionen und kann dazu einfach den SMTP-Server des jeweiligen Unternehmens verwenden.

Was sind die Besonderheiten beim EVA Exportkontrolle System?
Neben Personen-Embargos gilt es Exportbeschränkungen, die sich auf ausgewählte Warengruppen in Zusammenhang mit bestimmten Ländern beziehen,
zu beachten. Die Beachtung all dieser Vorschriften erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt und Arbeitszeit. Hier fließen das Ausfuhrkontrollrecht, die Dual-use Verordnung und z.B. auch die Ozon-Verordnung ein.

EVA erledigt die Exportkontrolle mit intelligenten Funktionen und reduziert durch den hohen Automatisierungsgrad den Arbeitsaufwand auf ein Minimum; die Unternehmensdaten verbleiben dabei, wie schon gesagt, stets sicher geschützt im Firmennetz.

So wird der Artikel entweder bereits über Materialstamm oder später im aktuellen Vorgang nach den jeweils neuesten Richtlinien eingestuft. Ist dies beispielsweise aufgrund der vorliegenden Informationen nicht möglich, kann ein Ausdruck mit den technischen Kriterien der Exportbeschränkung an die Fachabteilung gehen. Wurde ein Artikel abschließend bearbeitet, wird die Einstufung in einem aussagekräftigen Protokoll vermerkt und gilt automatisch so lange, bis es Änderungen in der jeweiligen Verordnung gibt.

Die lästige, aber notwendige manuelle Überprüfung der aktuellen Verordnungen entfällt damit komplett. EVA protokolliert alle Arbeitsschritte, sodass die Nachweispflicht automatisch erfüllt wird – so können diese komplexen Anforderungen sehr effizient erledigt werden und unsere Kunden sind damit stets auf der sicheren Seite.