Boehringer implementiert SAP-Außenhandelslösung GTS

Als international agierender Pharmakonzern sieht sich Boehringer Ingelheim einer stetig wachsenden Zahl von Gesetzen und Außenhandelsbestimmungen gegenüber. Das Unternehmen muss daher in der Lage sein, deren Einhaltung zu gewährleisten und sich gleichzeitig die notwendige Flexibilität gegenüber dem Wettbewerb bewahren.

Für Boehringer Ingelheim spielt der Außenhandel eine wichtige Rolle. Bedeutet der internationale Handel im Zeitalter der Globalisierung für nahezu alle Branchen eine ständig wachsende Herausforderung, so ist der grenzüberschreitende Warenverkehr besonders für die chemischpharmazeutische Industrie ein entscheidender Geschäftsfaktor: Um sichere Lieferketten und schnelle Lieferzeiten von Waren zu gewährleisten, ist für global agierende Konzerne eine beschleunigte Zollabfertigung von hoher Bedeutung.

Außerdem muss sichergestellt werden, dass bei sämtlichen Ein- und Ausfuhren entsprechende gesetzliche Außenhandelsvorschriften sowie länderübergreifende Verordnungen und Übereinkommen eingehalten werden. Nur so können Kosten und Risiken internationaler Handelsgeschäfte gesenkt werden. Auf internationaler Ebene haben neben den UN-Embargovorschriften und dem Chemiewaffenübereinkommen vor allem nach dem 11. September 2001 die EGAntiterrorverordnungen eine besondere Bedeutung erlangt, ebenso seit 2002 der US-amerikanische Sarbanes-Oxley Act (SOX), der von Unternehmen umfassende Transparenz und Prozesskontrolle fordert. Auf nationaler Ebene sind für die Chemie- und Pharmabranche Vorschriften wie etwa das Betäubungsmittelgesetz relevant. Neben der Vielzahl der Gesetze und Compliance-Bestimmungen kommt erschwerend hinzu, dass die bestehenden Regeln einem permanenten Veränderungs- und Anpassungsprozess unterliegen.

Lösung für Zoll- und Gesetzesfragen

Um seine internen Compliance- Prozesse kontinuierlich zu optimieren und an die sich ständig ändernden internationalen Außenhandelsbestimmungen anzupassen, entschied sich Boehringer Ingelheim für die Einführung der integrierten SAP-Außenhandelslösung Global Trade Services (GTS). Die Geschäftsanwendung ermöglicht es Unternehmen, komplexe Im- und Exportprozesse zu automatisieren und zu standardisieren und so internationale Geschäfte unter Beachtung aller Compliance-Anforderungen in der Zoll- und Außenhandelsabwicklung erfolgreich zu meistern.

SAP GTS basiert auf der Technologieplattform SAP Netweaver und lässt sich problemlos sowohl mit SAP-Systemen als auchmit SAP-fremden Vorsystemen verbinden. Gesetzliche Bestimmungen und Genehmigungen werden zentral gepflegt und stehen unternehmensweit zur Verfügung. Außerdem können die Anwender mit der Lösung sämtliche benötigten Informationen für außenhandelsspezifische Geschäftsvorfälle aus den beteiligten Fachbereichen heranziehen, um die entsprechenden Import- und Exportvorgänge automatisiert durchzuführen. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass sich die Außenhandelsprozesse immer auf dem neuesten Stand der nationalen und internationalen Anforderungen befinden.

Ein Fall für die Spezialisten

Mit der GTS-Implementierung an den Standorten Ingelheim und Biberach beauftragte Boehringer Ingelheim im April dieses Jahres das international tätige SAP-Beratungshaus Ciber Novasoft. Stefan Freitag, Projektleiter auf Seiten des Heidelberger IT-Unternehmens, sieht den Zuschlag für sein Beratungshaus in der Projekterfahrung begründet, über das Unternehmen gerade in der Chemie- und Pharmabranche verfügt. „Ausschlaggebend war sicher auch unsere Erfahrung und Expertise bei der Implementierung von SAP GTS“, so Freitag weiter. „Nicht ohne Grund sind wir SAP Special Expertise Partner für GTS.“ SAP verleiht diese Auszeichnung Partnern, die für bestimmte SAP-Lösungen oder Branchen nachweislich über besondere Kompetenzen verfügen.

In Etappen zum Ziel

Die Einführung der SAP-Außenhandelslösung in den deutschen Werken von Boehringer Ingelheim erfolgte in zwei Teilprojekten, in denen jeweils eine GTSKomponente implementiert wurde. Inhalt des ersten Teilprojekts war die Einführung der Komponente Compliance Management, deren Schwerpunkt bei der gesetzlichen Kontrolle liegt. So trägt das Compliance Management Sorge für die Einhaltung der komplexen Bestimmungen im internationalen Handel und nimmt beispielsweise eine Prüfung von Boykottlisten oder Embargos vor oder verwaltet Lizenzen. Das zweite Teilprojekt, die Implementierung des Customs Management, befasste sich vor allem mit der Zollabwicklung. Das Customs Management automatisiert die elektronische Kommunikation mit Zollbehördensystemen und sorgt so für einen effizienten Waren- und Informationsfluss über Landesgrenzen hinweg. Damit ist die Nutzung von ECustoms möglich – die bisherige Zollsoftware, eine Non-SAP-ECustoms- Lösung, wurde abgelöst.

Erschwerte Bedingungen

Trotz eines knappen Zeitbudgets konnte SAP GTS im Rahmen des zweistufigen Verfahrens zwischen April und November 2006 reibungslos produktiv gesetzt werden. Für den Go live der ersten GTSKomponente benötigte man nur vier Monate, für die zweite Komponente sogar nur drei Monate. So verfügen die deutschen Werke von Boehringer Ingelheim nun über ein einheitliches Zoll- und Außenhandelssystem, in das durch Rollouts weitere Länder mit einbezogen werden können. „Eine rasche Zollabwicklung, automatisierte elektronische Versandverfahren und die Einhaltung der zahlreichen Compliance- Vorschriften – all das können wir mit SAP GTS transparenter und sicherer machen und deutlich effizienter bewältigen“, so Dr. Dieter Bendix, Projektverantwortlicher bei Boehringer Ingelheim.

Zur Herausforderung machte das Projekt zudem die Tatsache, dass in der Implementierungsphase des Customs Management parallel technische Umstellungen beim Zoll durchgeführt wurden, was einen Testbetrieb in dieser Projektphase erschwerte. Trotzdem konnte das System fristgerecht und zur beiderseitigen Zufriedenheit live gehen.

Fortsetzung folgt

Die erfolgreiche Durchführung der SAP GTS-Implementierung in Ingelheim und Biberach legte den Grundstein für die weitere Zusammenarbeit von Boehringer Ingelheim und Ciber Novasoft. Das Pharmaunternehmen plant zusammen mit den Heidelberger SAP-Spezialisten bereits die Anbindung weiterer SAP R/3-Systeme an die GTS-Software, ebenso weitere Länder-Rollouts an anderen Standorten weltweit. Darüber hinaus sollen Anwendungen wie die Atlas Ausfuhr- und Präferenzabwicklung implementiert werden – ein Informatikverfahren der deutschen Zollverwaltung, das alle schriftlichen Zollanmeldungen und Verwaltungsakte durch elektronische Nachrichten ersetzt.