Boehringer Ingelheim ist eines der größten forschenden Pharmaunternehmen in Europa. Weltweit arbeiten 41.300 Mitarbeiter in 138 Ländergesellschaften und 47 Ländern für den Konzern, dessen internationaler Webauftritt 26 Länder-, zahlreiche Produktseiten und das Intranet umfasst. Um die internen Prozesse zu straffen, den Auftritt auf den neuesten technischen Stand zu bringen und ein international einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten, führt Boehringer Ingelheim nun den gesamten Webauftritt - sowohl den externen als auch den internen - auf einer zentralen Plattform zusammen: Auf Basis des Content Management Systems (CMS) CQ5 von Day Software wurden bereits die zentrale Firmenwebsite www.boehringer-ingelheim.com sowie die niederländische Internetpräsenz überarbeitet. Die weiteren Länder folgen sukzessive.

Klar definiertes Ziel von Boehringer Ingelheim war, die internen und externen Websites zu vereinheitlichen und dadurch die Geschäftsprozesse deutlich effizienter zu machen. Künftig sollen alle Länder auf ein System zugreifen und so jederzeit Inhalte von der zentralen Unternehmenswebsite übernehmen können. Im Rahmen des intern genannten „NetVision"-Projekts suchte Boehringer Ingelheim daher eine Gesamtlösung für den Relaunch von Inter- und Intranet: Im externen Webauftritt sollen alle 26 Länderseiten sowie weitere Internetpräsenzen wie z.B. Produktseiten auf eine Plattform migriert werden. Beim Intranet soll die bisherige Livelink-Lösung abgelöst und CQ5 in das Weblogic-Portal integriert werden. Neben der kompletten Neuentwicklung und Reorganisation von Inter-, Intranet und Webanwendungen musste die neue Lösung aber auch in die bestehende IT-infrastruktur und -prozesse eingebettet werden. Das bedeutete, den Umgang mit vertraulichen Informationen zu klären, Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen zu schaffen sowie Monitoring- und Reporting-Funktionen einzurichten.

Hohe Anforderungen

Bei der funktionalen Spezifikation mit Vertretern aus mehreren Bereichen und Umfragen auf internationaler Ebene, um die Bedürfnisse aller Ländergesellschaften abzudecken, wurden die Anforderungen an die neue Lösung festgelegt: So sollten eine einfache Handhabung der Suchfunktion, zum Beispiel in Bezug auf neu eingestellte Materialien auf der Editorenseite, möglich sein und sich die Anwender für nutzerspezifische Informationen beispielsweise via RSS anmelden können. Gewünscht waren auch die Möglichkeit zum Feedback z.B. via Kommentarfunktionen, die Unterstützung von Rich Media und die Einbettung aller relevanter Applikationen in eine Single-Sign-On-Infrastruktur.
Basierend auf den zuvor definierten Grundanforderungen evaluierte Boehringer Ingelheim eine Reihe von Content Management Systemen. „Maßgeblich bei unserer Entscheidung für CQ5 war die intuitive Benutzeroberfläche, die leicht zu bedienen ist und mit der unsere Mitarbeiter auch ohne technische Vorkenntnisse die Webseiten pflegen können. Schulungen sind kaum notwendig", begründet Manuela Pastore, verantwortlich für Online Communications bei Boehringer Ingelheim, die Wahl. Darüber hinaus sprach für CQ5, dass es sich exakt auf die Bedürfnisse von Boehringer Ingelheim und seinen Ländergesellschaften anpassen lässt.
Zwei Wochen nach der Entscheidung startete bereits das Projekt. In Workshops diskutierten Boehringer Ingelheim, Day Software und der Beratungs- und IT-Dienstleister Logica mehrere Ansätze und wählten schließlich eine Architektur, die es ermöglicht, Inhalte in mehreren Layouts sowohl im Internet, Intranet als auch auf den Produktseiten zu verwenden. Außerdem lassen sich Applikationen über einen Enterprise Service Bus (ESB) flexibel einbinden und in die firmenweite Enterprise Search Strategie integrieren.

Von der Konzeption zum Live-Gang

Trotz etlicher Herausforderungen wie einem engen Zeitplan und vielen Projektbeteiligten aus verschiedenen Unternehmensbereichen und unterschiedlichen Ländern setzte Logica das komplexe Projekt innerhalb von nur acht Monaten um. Die Besonderheit des Projekts lag zum einen darin, dass der Zugriff auf das System aus allen Ländern möglich sein soll, zum anderen, dass größtenteils die gleiche Implementierung für Internet, Intranet und Produktseiten verwendet wird. Außerdem begann die Einführung von CQ5 bereits, bevor alle fachlichen Anforderungen feststanden, was nur dadurch möglich war, dass die Lösung ein hohes Maß an Flexibilität erlaubt. Nachdem die Basis-Architektur installiert war, die für das Internet, das Intranet sowie die Produktseiten verwendet wird, wurde zunächst der niederländische Webauftritt überarbeitet, der als Pilot fungierte, und dann die Funktionalität für die zentrale Unternehmenswebsite erweitert.
Um CQ5 an die bestehenden Anforderungen anzupassen, entwickelten die Verantwortlichen ein eigenes Personalisierungskonzept, mit dem sich mehrere verschiedene Authentifizierungsmechanismen einbinden lassen. Außerdem wurden XML-Daten ausgegeben, die mittels der Programmiersprache XSLT eine komplett multimandantenfähige Lösung erlauben. Zusätzlich wurden die einzelnen Komponenten stark auf die Anforderungen von Boehringer Ingelheim zugeschnitten, damit die Autoren so viel wie möglich selbstständig im System arbeiten können, dabei aber stets im vorgegebenen Corporate Design bleiben.

Social Collaboration

Neben der Web-Content-Management-Technologie schätzt Boehringer Ingelheim die zwei weiteren in CQ5 integrierten Applikationen: Das Digital Asset Management (DAM) bietet die Möglichkeit, große Mengen an Rich Media wie Videos und Audiodateien problemlos zu verwalten. Mit Social Collaboration lassen sich Feedbackelemente wie Blogs oder Kommentare auf einfache Weise in die Webseiten integrieren. Außerdem sprachen für CQ5 die einfache Einbettung aller relevanter Applikationen in eine Single-Sign-On-Infrastruktur und die Möglichkeit, dass sich Seitenbesucher für nutzerspezifische Informationen zum Beispiel via RSS anmelden können. Wichtig war für das Pharmaunternehmen zudem, ein System „mit Zukunft" zu wählen, bei dem in Forschung und Entwicklung investiert wird, so dass es sich auch in den kommenden Jahren nutzen lässt. „Für uns war von großem Vorteil, dass CQ5 sehr flexibel ist und sich einfach implementieren lässt, so dass wir das umfangreiche Projekt trotz seiner Komplexität sehr selbstständig umsetzen konnten", resümiert Manuela Pastore. Durch die Internationalität der Lösung und ihre Integrationsfähigkeit in die bestehende IT-Infrastruktur ließ sich CQ5 außerdem genau an die Bedürfnisse von Boehringer Ingelheim und seinen vielen Ländergesellschaften anpassen.

Workflow verbessert

Nach dem ersten migrierten nationalen Webauftritt der Niederlande folgen im ersten Halbjahr 2010 nun fünf weitere, darunter auch Deutschland. Momentan arbeiten bis zu 30 Redakteure im System. Ausgeklügelte Berechtigungssysteme garantieren dabei automatisch, dass das Erscheinungsbild einheitlich ist und die Autoren die Unternehmensrichtlinien einhalten - sei es in Deutschland oder bei den ausländischen Tochtergesellschaften. In Zukunft, wenn alle Länderauftritte, das Intranet sowie die Produktseiten auf CQ5 migriert sind, wird die Zahl der Redakteure deutlich höher sein. „CQ5 hat unseren Workflow wesentlich verbessert", erläutert Manuela Pastore. „Zum einen können unsere einzelnen Ländergesellschaften nun jederzeit problemlos Inhalte von der zentralen Unternehmensseite übernehmen. Zum anderen ist unsere Zentrale in der Lage, mit einfachen Prozessen die Inhalte zu kontrollieren. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. CQ5 hat unsere Erwartungen bis jetzt erfüllt und da wir in eine Lösung mit Zukunft investiert haben, können wir noch viele weitere Pläne realisieren." So will Boehringer Ingelheim weitere Systeme wie beispielsweise SAP anbinden und auch eine Ausgabe über mobile Endgeräte ist geplant.