Schon vor Jahren hat der Logistikspezialist erkannt, dass der reibungslose Datenaustausch zwischen allen Transportbeteiligten immer wichtiger wird – und vor 11 Jahren entsprechend investiert. Angeschafft wurde u.a. das Transport-Management-System WinSped der Firma Logistische Informationssysteme (LIS) aus Greven. Diese Entscheidung hat sich rückblickend als goldrichtig erwiesen. „Die flexible Anwendung hat sich sehr bewährt und wurde für uns zwischenzeitlich immer wieder angepasst, sodass es sich inzwischen eigentlich um eine speziell auf unsere Bedürfnisse ausgerichtete, eigene Frigo-Trans-Variante handelt“, sagt Anke Huber vom Projektmanagement des Unternehmens.

Komplexes Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil des Logistikers ist komplex, denn dessen Spezialgebiet sind temperaturgeführte Transporte. Das verpflichtet bspw. zu einer lückenlos nachweisbaren Überwachung und Dokumentation der pharmazeutischen Kühlkette. „Unsere Kunden wollen natürlich wissen, ob wir die Vorgaben einhalten und erwarten beispielsweise einmal im Monat einen KPI-Report. Den können wir über WinSped automatisiert erstellen“, erläutert Huber. Darüber hinaus arbeitet das Unternehmen im so genannten Hub-and-Spoke-System: Die Fahrer übernehmen die Ware, zumeist sensible pharmazeutische Produkte, beim Kunden und transportieren sie im vorgegebenen Temperaturbereich zu einem der Frigo-Trans-Lager. Dort wird die Ware pro Kunde und pro Empfänger neu kommissioniert, um dann im Nachlauf europaweit verteilt zu werden. Dahinter steht ein immenser Datenfluss. Christian Hubach, Teamleiter Import bei Frigo-Trans: „Diese Prozesse in einem System abzubilden, ist kompliziert. Daher brauchen wir eine leistungsfähige Anwendung, die individuelle Anpassungen erlaubt, und einen Hersteller, der Willens und in der Lage ist, diese für uns vorzunehmen.“ Als es nun darum ging, der technischen Entwicklung und den Wünschen der Kunden folgend das bestehende System um eine Software-as-a-Service-Lösung zu ergänzen, hat man sich bei Frigo-Trans daher als erstes die Produktpalette von LIS näher angeschaut – und wurde schnell fündig. Denn seit einiger Zeit ergänzt das webbasierte TMS WebSped das Portfolio des Grevener Softwareherstellers.

Jede Schnittstelle ist ein potentielles Risiko

Der große Leistungsumfang der Anwendung, die guten Erfahrungen, die die Rheinland-Pfälzer in der Vergangenheit mit WinSped gemacht haben, sowie die hohe Kompatibilität der beiden Systeme waren die ausschlaggebenden Gründe für deren Einführung. Wichtiges Kriterium für die schnelle Entscheidung pro WebSped sei nicht zuletzt die Schnittstellenproblematik gewesen. „Jede Schnittstelle bedeutet nicht nur zusätzlichen Aufwand und damit Mehrkosten, sondern stellt auch ein potenzielles Risiko für die Datenströme dar. Deshalb wollten wir eine Lösung, die sich möglichst nahtlos in die bestehende WinSped-Konfiguration einfügt“, erklärt Hubach. Und WebSped, das auf WinSped aufbaut, erfülle diese Voraussetzung besser als jede andere Anwendung am Markt.

Im nächsten Schritt wurde das LIS-System auf einer Frigo-Trans-Testumgebung installiert. Dort konnten die Mitarbeiter des Logistikspezialisten das System auf Herz und Nieren prüfen, sich mit den Prozessen vertraut machen und an die Routinen gewöhnen. Dabei war von Vorteil, dass die Handhabung im Wesentlichen der von WinSped entspricht. Langwierige Schulungen waren deshalb nicht erforderlich. „Die Einführung verlief nach dem Prinzip ‚Train the Trainer‘, also per Teamviewer mit den Experten bei uns im Haus, die dann wiederum ihre Kollegen eingewiesen haben“, so Huber.

Positive Auswirkungen auf die Qualität

Im Oktober vergangenen Jahres nahm das Unternehmen das neue System schließlich in Betrieb. Damit können Frigo-Trans-Kunden, die mit einem WebSped-Account ausgestattet sind, nun selbständig über eine auf die wesentlichen Felder reduzierte Auftragserfassungsmaske Aufträge in wenigen Sekunden an das TMS des Logistikers übermitteln. Nach einer Freigabe des Auftrags durch einen autorisierten Mitarbeiter werden die Auftragsbestätigung und die entsprechenden Barcode Labels automatisch an die Beteiligten per E-Mail verschickt. Ab diesem Moment steht der Auftrag der Disposition zur Einplanung zur Verfügung. Durch die Etikettierung mit den Frigo-Trans-Barcodes kann die Ware dann ohne erneute manuelle Etikettierung im Wareneingang gescannt werden. „Von den rund 200 Aufträgen, die uns täglich erreichen, werden bereits heute etwa 60 direkt via WebSped erfasst“, schildert Hubach. Das spare nicht nur Arbeit und Zeit, sondern wirke sich auch positiv auf die Qualität aus. Denn kommunikative Missverständnisse seien auf diesem Weg ausgeschlossen.

Kunden können über WebSped aber nicht nur eigenständig Aufträge übermitteln, sondern ihre Transporte auch per Track-and-Trace verfolgen – demnächst inklusive Temperaturauswertung. „Das ist für uns insofern wichtig, als dass diese Möglichkeit von den Verladern immer öfter zur Bedingung für die Vergabe eines Auftrags gemacht wird“, erklärt Huber. Wie bereits bei WinSped gab es seit seiner Einführung im Oktober 2018 auch bei WebSped verschiedene Anpassungen, die sich im Wesentlichen aus der täglichen Arbeit oder nach Hinweisen von Seiten der Verlader ergaben. An dieser Stelle habe man sehr von der guten Zusammenarbeit mit dem LIS-Projektmanagement profitiert, sodass es trotz der zahlreichen Änderungen zu keinem gravierenden Ausfall gekommen sei. „Das System läuft gut und stabil“, bilanziert Hubach.