Mit der Einführung der digitalen Zeitwirtschaft von Virtic setzt Lobbe Industrieservice auf eine Lösung, die für mehr Effizienz und Transparenz sowie für standardisierte Prozesse sorgt.

Lobbe ist Innovationsführer im Bereich Automatisierung der Indus­triereinigung und bietet zusammen mit Kluge Sanierung Industrieservice und Schadstoffsanierung in ganz Deutschland. Neben den drei Hauptniederlassungen in Duisburg, Mutterstadt und Teutschenthal ist Lobbe auch mit zahlreichen, auf den Werksgeländen von Kunden angesiedelten Betriebsstätten vertreten. Egal, wo sich die Mitarbeiter befinden, überall müssen sie ihre Arbeitszeiten erfassen. Heute ist dies digital möglich und die Daten sind sofort in der zentral angesiedelten Personalabteilung und der Disposition verfügbar – ganz ohne Zeitverlust. Das war nicht immer so.

Nacherfassung überzeugt
Die frühere papierbasierte Zeiterfassung nahm nicht nur sehr viel Zeit in Anspruch, sondern war zudem fehleranfällig. Diese Probleme führten bei Lobbe und Kluge zu der Entscheidung, interne Prozesse zu verschlanken, unter anderem mit einer digitalen Lösung. Die Live-Erfassung ist für den Bereich der Schadstoffsanierung und auch für den Bereich des Industrieservices nicht geeignet. So war es für die Projektleitung bspw. nicht denkbar, dass die Mitarbeiter – mit Atemschutzmasken ausgestattet und in einer schadstoffbelasteten Umgebung – ihr Smartphone zücken müssen, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen.

Mit der Firma Virtic fand Lobbe einen Anbieter, der den speziellen Anforderungen durch die Möglichkeit zur dialogbasierten Nacherfassung gerecht wird. Die Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten nach getaner Arbeit, die Daten werden von den Projektleitern freigegeben und auf direktem Weg an das Controlling übertragen, das die Kosten-Leistungsrechnung erstellt. Über alle Stationen hinweg, von der Personalabteilung bis zur Disposition, werden die Daten aus der Zeiterfassung sofort genutzt.

Fehleranfällig und zeitintensiv: Zettelwirtschaft
Ganz anders sah es vor Einführung der Lösung aus: „Zettelwirtschaft“ ist das Stichwort. Jeder Mitarbeiter musste einen Tageszettel ausfüllen, in dem seine Arbeitszeiten und Pausen sowie seine Reisen und Auswärtstätigkeiten notiert wurden. Gleichzeitig wurden Zulagen erfasst. Die ausgefüllten Tageszettel mussten dann in die jeweilige regionale Zweigstelle gelangen, da sie später die Grundlage für die Rechnungsstellung an den Kunden und für den durch die Personalabteilung errechneten Lohn bildeten.

Diese Bearbeitung der Belege nahm viel Zeit in Anspruch. Nachdem ein Zettel eingereicht wurde, musste er zunächst freigegeben werden. Weil am Tag rund 100 Zettel eingingen, meist aber nur 80 bearbeitet werden konnten, hinkte die Rechnungsstellung der Gegenwart regelmäßig ein wenig hinterher. Dadurch wurde oftmals erst sehr spät klar, wie viele Stunden tatsächlich auf bestimmten Aufträgen abgewickelt wurden. Zudem musste die Personalabteilung für die Lohnabrechnung häufig auf die Eingabe warten.

Fehlbuchungen ade
Ein Aspekt, der für die digitale Lösung sprach, ist das Dispositionsmodul. Grundsätzlich verfügt Lobbe über ein eigenes Modul, das eine standardisierte Disposition über alle Geschäftsbereiche hinweg ermöglicht. Über eine Schnittstelle wird der im eigenen Modul erzeugte Dis­positionsplan an Virtic übergeben. Die Zeitwirtschaft macht den Plan für die Mitarbeiter zugänglich, indem sie ihn in ihrem persönlichen Konto oder der App einsehen können. So können sie ihre Leistungen direkt in den Auftrag buchen, für den sie auch eingeplant sind. Fehlbuchungen gehören der Vergangenheit an.
Und auch für Notfälle, bei denen Mitarbeiter kurzfristig einen zuvor nicht disponierten Auftrag übernehmen müssen, ist die Lösung ausgestattet. So gibt es stets einen Dummy-Auftrag, der für derartige Einsätze genutzt werden kann. Das steigert die Flexibilität und gestaltet die nachfolgenden Prozesse effizienter.

Rundum zufrieden
Diese deutliche Arbeitserleichterung wussten auch die über 1.000 Mitarbeiter von Beginn an zu schätzen. In einer Schulung wurde die Vorgehensweise erklärt. Da die Lösung das Vokabular der bisherigen Tageszettel nutzt, gab es keine Umgewöhnungsphase. Die neben den stationären Tablets angebrachten Plakate mit erläuternden Abbildungen der Buchungsoptionen erleichterten den Umgang zusätzlich.

Da das Unternehmen die digitale Zeitwirtschaft sukzessive von Betriebsstätte zu Betriebsstätte eingeführt und dabei ständig verbessert hat, konnte eine exakt auf das Unternehmen abgestimmte Lösung implementiert werden. Der komplette Prozess von der Auswahl des Anbieters bis zur Realisierung in allen Betriebsstätten dauerte etwa zwei Jahre. Neben der Vereinfachung und der Zeitersparnis konnte auch eine Kostenersparnis realisiert werden. Vor Einführung der digitalen Zeit­erfassung mussten die Daten von 800 Mitarbeitern in zwei verschiedene Systeme eingegeben werden. Bis heute ist die Belegschaft auf über 1.000 Beschäftigte gewachsen, jedoch musste kein zusätzlicher Mitarbeiter für die Dateneingabe eingestellt werden.

Mobil und stationär
Bei Dienstleistungsunternehmen, wie es Lobbe und Kluge sind, ändern sich die Einsatzorte der verschiedenen Mitarbeiter häufig. So starten einige Mitarbeiter ihren Arbeitstag von ihrem Wohnort aus, andere kommen zur Niederlassung und weitere starten die Arbeit auf dem Betriebsgelände eines Kunden. Da Lobbe eine mobile wie stationäre Zeiterfassung ermöglichen wollte, entschied man sich für eine kombinierte Lösung.
So sind in den Niederlassungen Terminals angebracht, mit denen eine stationäre Zeit- und Nacherfassung möglich ist. Jeder Mitarbeiter besitzt seinen eigenen NFC-Tag, mit dem er sich am Terminal in der Niederlassung oder am Smartphone des Vorarbeiters anmelden kann. Daher kann ein gesamtes Montage-Team das Handy des Vorarbeiters nutzen. Andere Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten über die Virtic-App auf ihren eigenen Smartphones.
Das Fazit der Lobbe-Geschäftsführung fällt uneingeschränkt positiv aus. Mittlerweile wird die Zeit­erfassungslösung in weiteren Teilen der Lobbe-Gruppe eingeführt.

Autor: Michael Stausberg, Geschäftsführer, Virtic GmbH & Co. KG, Dortmund