Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist es, die Arbeitszeit von Mitarbeitern „richtig“ zu verteilen. Konkret bedeutet das, Mitarbeiter dann und so einzusetzen, dass sie den personellen Kapazitätsbedarf optimal erfüllen, inkl. fachlicher Anforderungen. Dabei sind viele Vorgaben einzuhalten, z.B. die Verkürzung der Arbeitszeit ab 55 Jahre oder individuelle Langzeitkonten.

Zu den Aufgaben eines Planers gehört das operative Tagesgeschäft: Er muss auf ungeplante Ereignisse reagieren, seien es Änderungen des Personalbedarfs oder der Verfügbarkeit von Mitarbeitern. Bei Krankmeldungen muss er prüfen, ob die verbleibende Besetzung ausreicht. Wenn nicht, sorgt er für Ersatz. Ob und wie das gelingt, hängt vom zeitlichen Vorlauf und den betrieblichen Möglichkeiten ab. Eine schnelle Information und Bewertung der Auswirkungen ist erfolgskritisch. Sind Engpässe absehbar, müssen Handlungsoptionen geprüft, ihre Eignung und die Kosten bewertet werden. Dabei spielen Ankündigungsfristen eine Rolle, die ggf. den Einsatz externer Ressourcen erforderlich machen. Das Ziel ist, schnell eine gute Lösung zu finden, den Aufwand dafür gering zu halten und alle Beteiligten zeitnah über Änderungen der Schichtplanung zu informieren. Das Ergebnis hängt neben dem Know-how des Planers von internen Prozessen, der Verfügbarkeit relevanter Informationen und der reibungslosen Kommunikation ab.

Eine spezialisierte Software für die Personaleinsatzplanung ist eigens hierauf zugeschnitten. Sie unterstützt den Planer auch bei Anfragen der Mitarbeiter, z.B. nach freien Tagen, verkürzten oder alternativen Schichten. Damit das Tagesgeschäft reibungslos funktioniert, muss lange vorher die erforderliche Kapazität an Arbeitszeit ermittelt werden, inkl. fachlicher Anforderungen. Diese und das zur Verfügung stehende Kontingent an Arbeitszeit bilden die Grundlage dafür, wann welche Mitarbeiter für welche Schicht eingeplant werden.

Drei-Schicht-Betriebe gehen häufig von der vertraglichen Wochenarbeitszeit aus und verteilen diese in 8-h-Anwesenheitsschichten auf 24 h am Tag und durchschnittlich fünf Einsätze pro Mitarbeiter und Woche. Dabei wird übersehen, dass ein Mitarbeiter operativ für deutlich weniger Stunden zur Verfügung steht als die vertragliche Wochenarbeitszeit. Zum einen reduzieren gesetzliche Feiertage die Soll-Arbeitszeit. Zum anderen verringern Urlaub, Krankheit und Weiterbildung das operativ einsetzbare Kontingent an Arbeitszeit. So können aus vertraglichen 37,5 Wochenstunden leicht 27 h werden. Dem muss in der Vorplanung Rechnung getragen werden, vor allem bei der Planung von Urlaub und Weiterbildung. Ungesteuert treten ansonsten die typischen Schwankungen der operativen Arbeitszeit auf, die nicht mit dem tatsächlichen Bedarf synchronisiert sind. Ineffizienzen und Engpässe sind dann vorprogrammiert.

Ferner ist die Personaleinsatzplanung das Bindeglied zur Jahresbudgetplanung, aus der sich das verfügbare jährliche Kontingent an Arbeitszeit ergibt. Sie liefert wichtige Kennzahlen, z.B. für Entscheidungen ob und wie ausscheidende Mitarbeiter ersetzt werden, und für das Controlling des Personaleinsatzes.

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