Eine resiliente Supply Chain ist in den Bereichen Life-Sciences und Pharma von entscheidender Bedeutung. Zahlreiche Unternehmen wachsen schnell und agieren global, was zu einer erhöhten Komplexität führt. Je nach Bereich erschweren spezifische Herausforderungen die Planung, wie bspw. lange Entwicklungszyklen und Zulassungsverfahren im Pharmabereich. Weitere zentrale Aspekte, die eine hohe Belastbarkeit erfordern, sind zum einen zeitkritische Lieferungen und zum anderen die vorherrschenden regulatorischen Anforderungen innerhalb der Branche. Beide Aspekte führen dazu, dass eine hohe Zuverlässigkeit innerhalb der Supply Chain gewährleistet werden muss. Insbesondere dem Demand Planning kommt dabei eine zentrale Rolle zu, um eine zuverlässige Kundenversorgung sicherzustellen.

Angesichts steigender Anforderungen reicht Demand Planning ohne technische Unterstützung in der Life-Sciences-­Branche meist nicht mehr aus. Lösungen wie Microsoft Excel sind nur für kleine Unternehmen mit überschaubarer Produkt- und Kundenstruktur geeignet. Für die meisten Unternehmen ist die Supply Chain jedoch zu komplex, weshalb spezialisierte Planungssoftware unverzichtbar ist, um Effizienz und Resilienz zu gewährleisten.

Funktionales Framework für ­Supply-Chain-Planungssoftware

Die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung erfordert umfassende Marktkenntnisse und hängt von mehreren kritischen Funktionalitäten ab. Es gibt einige relevante Funktionalitäten, die bei der Auswahl einer umfassenden Planungssoftware berücksichtigt werden sollten.

Im Bereich des Demand Planning lassen sich fünf zentrale Anforderungen identifizieren (Grafik). Eine Supply-Chain-Planungssoftware sollte fortschrittliche Forecasting-Methoden wie Demand Sensing, Produktsegmente und Aktionspläne einbeziehen. Sie muss Szenarien erstellen und vergleichen können, um Unsicherheiten zu bewerten, und automatisierte End-to-End-Planungsentscheidungen über Ebenen und Planungshorizonte unterstützen. Leistungsstarke Analytics, Reporting-Funktionen und anpassbares Workflow-Management sind ebenfalls entscheidend für effiziente Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung.

Besondere Herausforderungen der Life-Sciences-Branche

Neben der Betrachtung zentraler Anforderungsbereiche für die Auswahl einer Supply-Chain-Planungssoftware müssen die komplexen Herausforderungen der Life-Sciences-­Branche für die Auswahl konkret betrachtet werden.

• Verlässlichkeit von Forecasts: Da die Life-Sciences-Branche zeitkritisch ist und Produkte oft direkt beim Patienten eingesetzt werden, spielt die Verfügbarkeit der Produkte und die Resilienz der Supply Chain eine zentrale Rolle. Umso wichtiger ist die Verlässlichkeit von Forecasts. Eine Supply-Chain-Planungssoftware sollte daher insbesondere die Auswahl der Prognosemethode mit dem geringsten Prognosefehler abdecken, um eine optimale Planungsgrundlage für eine zuverlässige Belieferung der Kunden zu gewährleisten. Für Unternehmen aus der Pharmabranche ist die Verlässlichkeit der Prognosemethode in Kombination mit hohen Produktkosten besonders hervorzuheben, um z.B. Lagerkosten durch Überproduktionen von herstellkostenintensiven Medikamenten zu vermeiden.
• Workflow: Der Vertrieb ist häufig sehr komplex aufgestellt, nach Business Units oder regionalen/globalen Einheiten. Häufig kommen auch noch unterschiedliche Funktionen hinzu, z.B. Sales, Customer Service, Produktmanagement etc. Daher benötigt eine Software Workflow-Funktionalitäten, die eine Kommunikation entlang des Demand-Planning-Prozesses ermöglichen.
• Kapitalbindung: Die Preisstruktur der Life-Sciences-Branche führt zu hoher Kapitalbindung, besonders im Pharmabereich, wo kostenintensive Forschung, komplexe Herstellung und aufwendige Logistik (z.B. Kühlketten) die Artikelkosten treiben. Eine zuverlässige Planung ist essenziell, um Lagerbestände zu reduzieren und gleichzeitig die Kundenversorgung sicherzustellen.
• Customer Agreements: Aufgrund der strengen regulatorischen Anforderungen und hohen Qualitätsstandards ist die Einbindung von Customer Agreements in der Planung wichtig. Häufig wird der Forecast direkt vom Kunden bereitgestellt, weshalb die Software hier eine Schnittstelle bilden muss.
• Aggregation/Disaggregation: Die hohe Artikelanzahl und komplexe Fertigfabrikate erfordern eine verlässliche Planungsstruktur. Eine Supply-Chain-Planungssoftware muss Stücklisten und Forecasts zuverlässig bis auf Halbfabrikate herunter­brechen, um die Produktion effizient zu steuern. Auch Rohstoffe und Halbfabrikate, die in mehreren Endprodukten verwendet werden, sowie Produkthierarchien müssen korrekt abgebildet werden.
• Variantenkonfiguration: Fertigfabrikate unterscheiden sich oft durch Varianten, die z.B. durch Bestimmungsländer oder Abfüllanlagen bedingt sind. Eine Planungssoftware muss die Verwaltung dieser Varianten ermöglichen und gleichzeitig eine Aggregation für Planungszwecke unterstützen.
• Chargennummern: Die Berücksichtigung von Kundenreservierungen für bestimmte Chargen ist in der Life-Sciences-Branche wichtig und sollte ebenfalls in der Planungssoftware abgebildet werden.
• Weiterentwicklung: Darüber hinaus unterliegt die Life-Sciences-Branche einem stetigen Wandel sowie einer kontinuierlichen Weiterentwicklung des Produktportfolios. Um dies in der Planung zu berücksichtigen, sollte eine geeignete Supply-Chain-Planungssoftware sowohl das Product Lifecycle Management als auch die Planung auf Basis von Referenzprodukten unterstützen.

Vorgehen zur Auswahl einer Supply-Chain-Planungssoftware

Neben den Herausforderungen innerhalb der Life-Sciences-Branche und den daraus resultierenden kritischen Anforderungen an eine Supply-­Chain-Planungssoftware müssen sich die Unternehmen weiterhin mit dem Auswahlprozess auseinandersetzen. Das Vorgehen kann grob in die folgenden sechs Schritte unterteilt werden:

1. Prozessdesign & Target Operating Model: Zunächst werden die Planungsprozesse überarbeitet, wobei alle wesentlichen Abläufe klar beschrieben werden, einschließlich der Schnittstellen und Verantwortlichkeiten. Das Organigramm und die Rollen sollten ebenfalls angepasst werden.
2. Longlist & Kontaktaufnahme: Danach werden potenzielle Softwareanbieter anhand einer umfassenden Marktanalyse ausgewählt. Mit diesen Anbietern wird Kontakt aufgenommen, um deren Teilnahme am Auswahlprozess zu klären.
3. Erstellung Lastenheft & Auswertung: Im nächsten Schritt wird ein Lastenheft erstellt, das alle relevanten Prozessabläufe und Anforderungen beschreibt. Die Anbieter geben dann Feedback zur Abdeckung der Anforderungen, das zur Auswertung der Erfüllungsgrade genutzt wird.
4. Shortlist & Demo Sessions: Auf Basis der Erfüllungsgrade wird eine Shortlist der favorisierten Anbieter erstellt, mit denen standardisierte Demo-Sessions durchgeführt werden. Diese Sessions werden nach festgelegten Kriterien bewertet.
5. Implementierungsstrategie: Anschließend wird der Umfang der Implementierung festgelegt. Diese erfolgt schrittweise in Piloten nach Business Units oder Regionen. In Ausnahmefällen kann auch ein Big-Bang-Ansatz erfolgreich umgesetzt werden.
6. Preis- & Konditionsverhandlung: Abschließend finden die Preis- und Konditionsverhandlungen statt. Wenn bereits ein Anbieter favorisiert ist, werden diese Verhandlungen nur mit ihm geführt. Andernfalls kann dies zwischen mehreren Anbietern als Entscheidungskriterium dienen.

Die Life-Sciences-Branche kann aufgrund ihrer Komplexität insbesondere im Demand Planning vom Einsatz einer geeigneten Supply-Chain-Planungssoftware profitieren. Je nach vorliegender Implementierungsstrategie und den relevanten Anforderungen können sich Präferenzen für verschiedene Softwareanbieter ergeben.

Autoren: Gereon Küpper, Partner, und Johann Riedlberger, Manager, Höveler Holzmann Consulting GmbH, Düsseldorf

 „Die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung erfordert umfassende Marktkenntnisse und hängt von mehreren kritischen Funktionalitäten ab.“

„Eine zuverlässige Planung ist essenziell, um Lagerbestände zu reduzieren und gleichzeitig die Kundenversorgung sicherzustellen.“