Dieser Beitrag fasst Faktoren zusammen, die eine erfolgreiche Personalbeschaffung, das sogenannte Onboarding, ausmachen.

Die Unterschrift des Arbeitsvertrags markiert den erfolgreichen Abschluss des Recrui­ting-Prozesses. Doch bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt die entscheidende Phase, um eine harmonische Verbindung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber entstehen zu lassen, denn: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Das Onboarding beginnt bereits jetzt – und ist entscheidend, wenn es um eine gute und vor allem langfristige Beziehung zu neuen Mitarbeitern geht.
Einer Studie der Aberdeen Group zufolge können Unternehmen, die ihr Onboarding sehr strukturiert betreiben, 91 % der neu eingestellten Mitarbeiter über das erste Jahr hinaus halten. Bei schlechtem Onboarding verlassen hingegen 70 % ihren Arbeitgeber innerhalb des ersten Jahres wieder.
Firmen sollten also die Einarbeitung sowie die fachliche und soziale Integration neuer Arbeitnehmer dringend professionalisieren. Dies gilt umso mehr, als dass eine frühzeitige Kündigung hohe Kosten verursacht: Je nach Größe des Unternehmens können diese jährlich von 477.000 € bis zu 28,6 Mio € reichen. Denn falls der neue Angestellte tatsächlich innerhalb des ersten Jahres kündigt, hat das Unternehmen kaum eine Chance, seine Investitionen in die Rekrutierung und Einarbeitung wieder zurück zu bekommen, da der „Return on Investment“ im ersten Jahr sehr gering ausfällt.

Wichtige Faktoren für eine gelungene Verbindung
Eine zentral gesteuerte und mit verbindlichen Verantwortlichkeiten versehene Einarbeitung des neuen Mitarbeiters ist der Kern eines erfolgreichen Onboardings. Besonders erfolgsversprechend ist dabei ein neuer Trend: Das digitale Pre-Onboarding in der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Jobbeginn. Dies erfolgt durch eine digitale Onboarding-Plattform, auf welcher der neue Mitarbeiter für seine Job-Rolle und Situation individuell zusammengestellte Informationen erhält. So bekommt der Neuzugang schon vor dem ersten Arbeitstag viele hilfreiche Informationen rund um den neuen Arbeitgeber, die späteren Aufgabenstellungen, zukünftigen Kollegen und Tipps für einen möglichen Umzug. Damit können neue Talente von Anfang an begeistert und motiviert werden. Doch beim Onboarding gibt es noch weitere Faktoren, die im Vorfeld des Jobstarts beachtet werden sollten:
Administrative Vorbereitungen

• Professioneller Empfang und Produktivität vom ersten Tag werden ermöglicht durch
• die rechtzeitige Einrichtung von Berechtigungen und Zugängen für PC, Netzwerke andere interne Softwarelösungen
• die rechtzeitige Zuweisung einer indivi­duellen Telefonnummer
• die rechtzeitige Erstellung einer E-Mail-­Adresse
• Sicherheitsrichtlinien frühzeitig zur Verfügung stellen
• die rechtzeitige Einladung zu Sicherheitsschulungen

Alpha und Omega eines gelungenen Onboardings ist die fachliche und soziale Integration neuer Mitarbeiter. Auch hier sollten die ersten Schritte bereits vor dem ersten Arbeitstag eingeleitet werden, um eine schnelle Produktivität des neuen Mitarbeiters sicherzustellen. Dreh- und Angelpunkt ist dabei die Erstellung eines detaillierten Einarbeitungsplans. Dieser beinhaltet unter anderem:

• die genaue Definition von Aufgaben und ­Zielen des neuen Mitarbeiters
• die Definition aller Informationen und Einführungen, die der neue Mitarbeiter benötigt
• die Festlegung eines Mentors
• feste Termine für Mitarbeitergespräche
• Informationen zum Unternehmen inkl. Führungsleitlinien, betriebliche Umgangsformen, Arbeitsweise und Dresscode

Folgende Punkte sind für die fachliche Einarbeitung in den ersten Wochen zu beachten:

• Eine ausführliche Vorstellungsrunde am ersten Arbeitstag mit allen wichtigen Führungskräften, Ansprechpartnern und Kollegen
• Einführungen in wichtige Programme, die Portfolios, interne Betriebsvorgänge und ggf. Sicherheitseinweisungen
• Regelmäßige Mitarbeitergespräche als Kernstück der fachlichen Integration, die der Führungskraft die Möglichkeit geben, die Einarbeitungsphase als Starthelfer und Coach effektiv zu begleiten

Von gleicher Wichtigkeit ist auch die soziale Integration – denn atmosphärische Störungen können die Arbeitsleistung eines ganzen Teams negativ beeinflussen. Zudem wird eine mangelnde kulturelle Passung langfristig sicher dafür sorgen, dass der Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlassen wird. Hilfreich dabei sind:

• ein Mentor, der für alle Fragen zur Verfügung steht und eine Verbindung zu den neuen Kollegen bildet
• Teambuilding-Maßnahmen wie ein Welcome-Day, Team-Events oder auch nur gemeinsame Essen in der Kantine

Das entscheidende Element der Verbindung: die Onboarding-Plattform
Ohne die technologische Unterstützung einer Onboarding-Plattform ist eine effektive und effiziente Einarbeitung nur schwer möglich. Hier finden sowohl neue Mitarbeiter als auch für die Einarbeitung verantwortliche Kollegen relevante Informationen und Prozesse können standardisiert abgebildet, für alle Beteiligten transparent dargestellt sowie automatisiert angestoßen werden – und dies in allen Phasen des Onboardings.

Am Tag X mit effektiven Prozessen glänzen
Um die Onboarding-Prozesse möglichst effizient zu gestalten, empfiehlt es sich, sie weitestgehend zu automatisieren. Administrative Vorbereitungen, wie die Einrichtung des neuen PC-Accounts mit Zugängen zu allen internen Systemen und auch die Erstellung der neuen E-Mail-Adresse, können so ohne Ressourcenaufwand angestoßen werden. Damit sorgt die Plattform für eine zuverlässige Initiierung, eine transparente Übersicht und eine vollständige Abarbeitung der notwendigen Aufgaben­pakete. In den individuellen Dashboards haben die verantwortlichen Personen die noch ausstehenden Aufgaben im Blick und können sich zusätzlich einen Überblick über den gesamten Onboarding-Prozess verschaffen. So sparen Unternehmen Zeit und Arbeitnehmer wie Arbeitgeber können sich auf die jeweiligen Kernthemen fokussieren.

Fazit
Wenn die Faktoren für ein erfolgreiches Onboarding beachtet und zusammen mit einer digitalen Plattform erfolgreich umgesetzt werden, fühlen sich die Mitarbeiter dem Unternehmen schon vom ersten Tag an verbunden und die Weichen für eine harmonische Beziehung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen sind gestellt.
Es entsteht eine ganz andere Motivation und Begeisterung bei den neuen Talenten, wenn sie alle möglichen Tipps und Informationen rund um den neuen Arbeitsplatz frühzeitig und übersichtlich zur Verfügung gestellt bekommen – idealerweise sogar schon vor Arbeitsantritt. Mit der digitalen Unterstützung können die Unternehmen die bevorstehende Integration des neuen Mitarbeiters so vorbereiten, dass diese strukturiert eingearbeitet werden können. Die neuen Mitarbeiter fühlen sich so von Anfang an wohl in der neuen Umgebung und erhalten die Möglichkeit, direkt produktiv und erfolgsorientiert arbeiten zu können. Ein weiterer Pluspunkt: die Angestellten empfehlen das neue Unternehmen gerne als attraktiven Arbeitgeber weiter. Und auch für den Umsatz eines Unternehmens wirkt sich ein strukturierter Onboarding-Prozess positiv aus: Wird die Fluktuationsrate gesenkt, minimieren sich Recruituing- und Einarbeitungskosten.