Müssen revisionssichere Prüfprotokolle, die eine handschriftliche Unterschrift tragen, als Papierausdruck in die Ablage wandern? Nein, müssen sie nicht, wie Wacker Chemie in Burghausen zeigt. Die Abteilung für Wäge- und Dosiertechnik betreibt eine Intranetanwendung, die einen durchgehend digitalen Ablauf der Kalibrierprozedur von der Erfassung der Daten bis zur Unterschrift und Ablage des Messprotokolls für die rund 2.200 am Standort verwendeten Waagen erlaubt.

Chemische Produktion und chemische Forschung sind ohne den Einsatz unterschiedlichster Waagen nicht möglich. So auch bei Wacker Chemie in Burghausen, wo die Abteilung On-Line Analytik/Wägetechnik für rund 1.200 Industrie- und 1.000 Laborwaagen verantwortlich zeichnet. „Ohne die teilweise hochpräzisen Messgeräte geht bei uns nichts. Fast alle Wareneingänge müssen auf die Waage. Ebenso die Warenausgänge, und auch bei den chemischen Prozessen in der Produktion kommt es auf die genaue Menge der Ausgangsstoffe an. Selbst im Labor arbeiten unsere Chemiker mit feinen Laborwaagen", erklärt Abteilungsleiter Thomas List. Das Eichamt, Zulieferer und Kunden verlangen eine regelmäßige Überprüfung der Waagengenauigkeit. „Die Kali-brierintervalle liegen je nach Genauigkeit und Produkt zwischen drei Monaten und zwei Jahren - und sind abhängig davon, wie die Waage in die prozesskettenorientierte Produktion eingebunden ist", sagt List. Wegen der großen Anzahl von Waagen haben die Mitarbeiter in Lists Abteilung alle Hände voll zu tun, die erhobenen Kalibrierdaten detailliert zu dokumentieren und revisionssicher abzulegen.

Der Papierablage ein Ende

Um den Aufwand bei rund 2.200 Waagen in Grenzen zu halten und die Ablage der auf Papier ausgedruckten Messprotokolle nicht ins Unermessliche wachsen zu lassen, setzte die Abteilung von List schon frühzeitig auf die digitale Technik. Doch mit der zunehmenden Zahl von Waagen erwies sich die verwendete elektronische Erfassung der Daten noch immer als zu umständlich und zeitraubend. Vor allem die bisherigen Medienbrüche wollte die Mannschaft um List angehen und platzierte diesen Wunsch ganz oben auf der Anforderungsliste für ein neues System. „Obwohl unsere Mitarbeiter schon früher die Daten elektronisch erfassten und als Microsoft Word-Datei auf dem Server speicherten, mussten wir zusätzlich ein auf Papier gedrucktes und von Hand unterschriebenes Dokument für die Revision aufbewahren", berichtet List. Auch die stetig wachsende Papiermenge, die immer mehr Platz einnahm, passte nicht in die schlanke Arbeitsorganisation. „Die umständlichen Abläufe verschlangen viel Zeit und produzierten eine Menge Papier", fasst List die Nachteile der alten Vorgehensweise zusammen. Schließlich kristallisierte sich im Frühjahr 2008 eine Lösung des Microsoft-Partners New Solutions als für Wacker Chemie geeignet heraus. Das Unternehmen installierte eine Waagenverwaltung als Intranetanwendung als Datenbank mit Microsoft SQL Server 2005 und Microsoft Office InfoPath 2007-Formularen. Neben der vereinfachten und beschleunigten Dokumentation der Waagenkalibrierung umfasst die Anwendung die Ersatzteil-Lagerhaltung für die Wägeinstrumente. Der sogenannte CheckWare Digital Checklist Manager von New Solutions hilft bei der effektiven, elektronischen Administration von Formularen, macht eine Papierablage überflüssig und stellt überdies die Daten aus den digitalen Microsoft Office InfoPath 2007-Checklisten anderen Anwendungen zur Verfügung. Einige Formularfelder der InfoPath-Checklisten füllt Check-Ware automatisch mit den in der Datenbank hinterlegten Stammdaten der Waagen und Gewichte. Die Identifikation der Waagen erfolgt dabei über einen am Gerät angebrachten Strichcode, den die Wacker-Mitarbeiter mit einem Barcodescanner einlesen. Eine Anbindung an Microsoft Active Directory automatisiert die Eingabe zusätzlich. Aus diesem unternehmensweiten Verzeichnis holt sich die CheckWare-Lösung Daten zum Besitzer der Waage, zu den Ansprechpartnern und den Betreibern des Instruments.

Sichere digitale Unterschrift

Die weiteren für das Kalibrierprotokoll erforderlichen Daten fügen die Mitarbeiter derzeit an vier Arbeitsplatzrechnern in die Formulare ein. Zum Abschluss der Prozedur unterschreibt der zuständige Mitarbeiter das Dokument von Hand mithilfe eines elektronischen Unterschriften-Pads, das per USB an die Computer angeschlossen ist, und fügt eine elektronische Signatur an das InfoPath-Dokument an. Das Gerät zeichnet zusätzlich zum Schriftzug die individuelle Schreibcharakteristik auf und speichert diese im Dokument. Die Unterschrift ist damit eindeutig und nur mit sehr hohem Aufwand zu fälschen. „Ein Gutachten eines Sachverständigen für Handschriftenvergleiche attestiert, dass die Unterschrift auf dem Pad vor Gericht einer ‚normalen‘ Unterschrift als Beweismittel gleichgestellt ist", erläutert Christian Grabmaier von New Solutions. Die Revisionssicherheit der digitalen Ablage der InfoPath-Formulare ist damit gewährleistet. Die CheckWare-Lösung ist darüber hinaus mit den FDA/GxP-Anforderungen konform, deren Einhaltung von Bedeutung ist, wenn Produkte für den Lebensmittel- beziehungsweise Pharmabereich bestimmt sind. Die ausgefüllten und unterschriebenen Kali-brierchecklisten legt das System zusätzlich auf dem Dateiserver ab, versieht die Dateien automatisch mit einer Versionsnummer und setzt in SQL Server 2005 an den entsprechenden Einträgen einen Link auf das Dokument. Die Lösung extrahiert ferner automatisch alle relevanten Daten aus dem Formular und legt sie in der Datenbank ab. So stehen sie weiteren Applikationen wie Microsoft Office Excel, anderen Office-Anwendungen oder Warenwirtschaftssystemen (ERP, Enter-prise Resource Planning) zur Verfügung.
Jeder, der eine Zugriffsberechtigung hat, kann nun die Kalibrierdaten und -unterlagen über die neue Intranetanwendung und den Webbrowser -Microsoft Internet Explorer aufrufen, mit speziellen Anwendungen visualisieren oder weiterverarbeiten. Neben den etwa zehn Mitarbeitern mit Bearbeitungsrechten haben weitere 600 Personen Lesezugriff auf die Daten, beispielsweise Abteilungs- oder Betriebsleiter, die für bestimmte Anwendungen eine passende Waage suchen. Externe Mitarbeiter wie die Wartungstechniker der Waagenhersteller greifen ebenfalls elektronisch auf die Daten und Checklisten zu. Damit niemand Informationen zu Gesicht bekommt, die nicht für ihn bestimmt sind, kann der IT-Administrator die Zugriffsrechte individuell einschränken. Die Lösung arbeitet zur vollsten Zufriedenheit von List und seinem Team. „Die straffen und medienbruchfreien Abläufe verschlingen deutlich weniger Arbeitszeit als die Vorgängerlösung. Daneben war uns wichtig, dass alle Mitarbeiter die Lösung unabhängig von ihren Computerkenntnissen bedienen können", erklärt List. Beide Ziele wurden vollständig erreicht. „Wir haben nicht einmal eine Schulung benötigt", blickt List zurück.

Integration der Lagerverwaltung

Derzeit beschäftigen sich die Mitarbeiter mit der Erweiterung der Waagenverwaltung. Nach und nach erfassen sie sämtliche Ersatzteile für die Waagen und versehen sie mit Barcodes, die ein Labeldrucker direkt aus der Anwendung heraus druckt. Nimmt ein Techniker künftig ein Ersatzteil aus dem Lager, liest er den Barcode über ein Lesegerät aus, und die Lösung aktualisiert automatisch den Bestand. So lässt sich rasch feststellen, ob ein benötigtes Ersatzteil vorrätig ist und wo Nachschub erforderlich ist. „Wir hätten die Bestandsverwaltung mit SAP umsetzen können. Das wäre aber erheblich aufwendiger und teurer gewesen als die Integration in die Intranetlösung für die Checklistenerfassung", so List. Die Investition von insgesamt rund 40.000 € dürfte sich schnell amortisiert haben, wie eine einfache Überschlagsrechnung zeigt. Wenn sich der Zeitaufwand für die Kalibrierung und Verwaltung jeder der rund 2.200 Waagen pro Jahr nur um eine halbe Stunde reduziert, summiert sich das zu einer eingesparten Gesamtarbeitszeit von 1.100 Mannstunden, die für andere Arbeiten zur Verfügung steht. Rechnet man die verringerten Ausgaben für Papier aufgrund der nun nicht mehr erforderlichen Ablage in Ordnern, die eingesparte Arbeitszeit für die frühere Bereitstellung von Ausdrucken und die nicht mehr belegten Regalplätze für die Ablage hinzu, werden sich die Investitionen bereits nach weniger als einem Jahr amortisiert haben. Die Leistungsfähigkeit der Lösung hat sich bei Wacker Chemie herumgesprochen - mit der Folge, dass möglicherweise bald weitere Mitarbeiter von Wacker Chemie mit einer ähnlichen Lösung arbeiten werden.