Bauherren, die dabei Fehler vermeiden und unnötige Verzögerungen und Kosten sparen wollen, installieren ein zentrales Project Management Office (PMO).

Anspruchsvoll von der ersten Entwurfsidee bis zur Inbetriebnahme: Projekte der Chemie und Life-Sciences-Branche haben es in sich. Planer und Ausführende müssen hohe Sicherheits- und Hygienestandards, strenge Kostenvorgaben und ein meist knappes Zeitbudget beachten. Sie müssen im Sinne der Good Manufacturing Practice arbeiten, Qualitätssicherungssysteme berücksichtigen und in diesen hochentwickelten Gebäuden und Anlagen auf ein optimales Zusammenspiel aus Bau- und Prozesstechnik achten.

Inbetriebnahme als komplexe Angelegenheit
Als letzte Phase vor dem Handover und dem Arbeitsstart der Nutzer ist die Inbetriebnahme von Gebäuden und Anlagen nicht nur zeitlich signifikant, sondern auch finanziell. Die enorme Komplexität der Branche, hohe Sicherheitsstandards und die im Rahmen der Inbetriebnahme einzuhaltenden Regularien führen dazu, dass sich die Inbetriebnahme von Neuanlagen auf acht bis 15 % der Gesamtinvestitionen beläuft. Mangelnde Kenntnisse oder falsche Entscheidungen schlagen dabei schnell mit Mehraufwand zu Buche. Denn jede Inbetriebnahme ist anders und erfordert spezielle Kenntnisse und individuelle Lösungen – einen One-fits-All-Ansatz gibt es nicht.

Herausforderungen und Risiken
Die Ursache dafür liegt zum Teil in der Vielfalt und Verschiedenartigkeit der Qualitäten, Ressourcen und nicht zuletzt der neuen Projektbeteiligten, die in dieser Phase eines Projekts mitunter erstmals einzubinden sind. Damit treffen unterschiedliche, teils divergierende Interessen sowie differierende Wissensstände und Kompetenzen – von Projektbeteiligten, Nutzern und Stakeholdern – aufeinander. Diese müssen berücksichtigt und in Einklang gebracht werden, wodurch sich die Schnittstellenthematik in dieser Projektphase stark verdichtet. Beispielhaft für die Notwendigkeit eines strukturierten Schnittstellenmanagements sind die Vielzahl an involvierten Firmen und deren individuell vertraglich vereinbarte Lieferumfänge, die oftmals nicht 1:1 ineinandergreifen. Im Sinne einer möglichst reibungslosen Inbetriebnahme-Durchführung müssen demnach Lücken rechtzeitig aufgedeckt und geschlossen werden. Dazu ist es erforderlich, den Umfang der Lieferleistungen zu kennen und in einer Gewerke-Beziehungsmatrix transparent zu machen. Die Verantwortlichkeiten werden in einer RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) geregelt. Die Zwischenabhängigkeiten von Inbetriebnahme-Tätigkeiten und deren Vorbedingungen müssen bedacht und in der Terminplanung dargestellt werden. Die Ressourcenplanung und -verfügbarkeit ist auf ein gewisses Maß an Flexibilität auszurichten. Schon kleine Abweichungen können starke Auswirkungen auf den Erfolg der Inbetriebnahme haben: Jede noch so vermeintlich kleine falsche Entscheidung kann sich negativ auf das Gesamtprojekt auswirken und teure Verzögerungen oder Nachträge zur Folge haben. Unter Umständen erfolgt sogar eine Abnahmeverweigerung durch die Behörden und die Inbetriebnahme der Anlagen wird gefährdet.

Gut strukturiert zum Ziel
Wo Verantwortlichkeiten im Sinne einer gelungenen Inbetriebnahme klug geregelt werden sollen, sind schnelle, professionelle Lösungen gefragt. All dies erfordert Expertenwissen, eine Auswahl professioneller Tools und bewährter Regelprozesse sowie spezifische Erfahrung. Beispielsweise sollte in der Inbetriebnahme-Phase nicht der Gedanke gelebt werden, Verzögerungen aus den vorherigen Phasen aufholen zu wollen. Stattdessen bedarf jeder einzelne Step einer klaren Strukturierung. Aufgrund der Vielzahl an täglichen Vorgängen, deren zahlreiche Abhängigkeiten sowie der allgemeinen Dynamik in der Inbetriebnahme-Phase kommt es auf ein zielgerichtetes, transparentes und als Steuerinstrument nutzbares tägliches Fortschritts-Tracking und -Reporting an. So wird sichergestellt, dass am Ende des Prozesses – zum festgelegten Zeitpunkt – ein Gebäude übergeben wird, das inklusive aller Anlagen zu 100 % funktionsfähig ist. Zugunsten eines reibungslosen Ablaufs arbeiten Unternehmen der Life-Sciences-Branche bei der Inbetriebnahme ihrer Projekte bevorzugt mit PMO-Experten wie Drees & Sommer zusammen.

Inbetriebnahme als PMO
Für die Phase der Inbetriebnahme ist das PMO wesentlicher Bestandteil des Leitungsteams. Es setzt die maßgeschneiderte Projektstruktur auf und implementiert diese. Es erstellt das Reporting, koordiniert Kosten und Termine, unterstützt das Auftragnehmer-Management, betreut aktiv die Schnittstellen im Projekt und garantiert eine vollständige Dokumentation. Durch die täglichen Regelprozesse und dem Einsatz eines ausgereiften Tool-Sets mit Management- und Entscheidungsvorlagen garantiert es zu jeder Zeit sichere und transparente Informationen. Auch die kompetente Beratung des Bauherrn zu allen Belangen des Projekts ist Teil der PMO-Leistungen innerhalb der IBN-Phase – von deren Mehrwert der Bauherr in jeder Hinsicht profitiert.

Kontakt:
Drees & Sommer SE
Stefan Göstl, Head of Chemicals
chemicals@dreso.com
www.dreso.com