Elektronischer Rechnungsdatenaustausch mit beliebig vielen Geschäftspartnern über alle Branchen hinweg - dieses Ziel verfolgte die BASF, als sie sich für den netzwerkbasierten Ansatz von Crossgate entschied. Diese Lösung hat sich für das Unternehmen in punkto Prozessoptimierung und Kosteneinsparung bewährt, sodass das EDI-Projekt nun ausgebaut wird.

Der Chemiekonzern beliefert seine Kunden aus nahezu allen Branchen mit hochwertigen Produkten und Systemlösungen, angefangen von Chemikalien und Kunststoffen über Pflanzenschutzmittel und Feinchemikalien bis hin zu Erdöl und Erdgas. Dabei arbeitet das Unternehmen mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern zusammen. Der Rechnungseingangsprozess ist komplex. Aus diesem Grund suchte man nach einer Lösung, um mit seinen Geschäftspartnern Rechnungsdaten elektronisch branchenübergreifend auszutauschen. Ziel ist es zunächst, den Rechnungseingangsprozess zu automatisieren.
Die Chemiebranche hat bereits eine Plattform, über die ausschließlich Chemieunternehmen ihre Daten austauschen. Der Nachteil: Branchenfremde Nachrichtenformate an Geschäftspartner in anderen Industrien können hier nicht abgewickelt werden. Aus diesem Grund schaute sich BASF 2007 mehrere Lösungsanbieter für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch an. Entschieden hat man sich letztlich für den netzwerkorientierten Ansatz des Münchner B2B-Spezialisten. Über das Business-Ready Network von Crossgate tauschen heute bereits 40.000 Geschäftspartner weltweit und über alle Branchen hinweg ihre Daten elektronisch aus. Die Flexibilität in der Partneranbindung und die Ausbaubarkeit der Lösung waren entscheidende Kriterien.

Nur eine Schnittstelle für den Anschluss an das globale B2B-Netzwerk
In einem ersten Schritt erfolgte die Implementierung der e-Invoicing Services aus dem SAP ERP Anschluss an das Business-Ready Network. Dieser Prozess verlief unkompliziert, da dafür nur eine einzige Schnittstelle angefasst werden musste. Peter Eck, Director Global Accounts bei Crossgate, erklärt: „Die Implementierung unserer Lösung verlief bei BASF besonders reibungslos, da wir die bereits bestehende Schnittstelle verwenden konnten und so die Lösung auf die vorhandene Infrastruktur aufsetzen konnten."

Neue Strategie bei der Geschäftspartnerkommunikation
Eine der größten Herausforderungen bei BASF liegt darin, dass der Chemiekonzern künftig seine ehemals papierbasierten Rechnungen von rund 1.000 Lieferanten aus allen Branchen auf elektronischem Weg erhalten möchte. „Die Heterogenität der Lieferanten und Geschäftspartner ist sehr groß, womit die individuellen Anforderungen und die Komplexität beim Prozess steigen. Nur ein Teil der Lieferanten sind derzeit überhaupt schon EDI-fähig", so Peter Eck.
Zusätzlich spielen beim e-Invoicing die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und die Rechtssicherheit eine entscheidende Rolle. Mit der Crossgate-Lösung erhält die BASF eingehende EDI-Lieferantenrechnungen und Gutschriften, die mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sind. Dies garantiert BASF steuerrechtlich absolute Rechtskonformität.
Mehr als 45 Lieferanten, die einen Großteil des Belegvolumens bei BASF ausmachen, sind bereits an das Business-Ready Network angeschlossen. Hervorzuheben sind dabei Geschäftspartner, wie z.B. Patentanwälte, deren Rechnungen keinen Bestellbezug haben und die papierbasiert einen hohen manuellen Aufwand erzeugt haben. Die Anbindung der restlichen Geschäftspartner erfolgt Schritt für Schritt. Thomas Zintl, Teamleader Accounts Payable & Invoice Monitoring bei BASF erklärt: „Durch die Elektronisierung des Datenaustausches sehen wir ein enormes Potenzial, um die Geschäftsprozesse zu optimieren und die Kosten deutlich zu senken. Allein die Möglichkeit, langfristig unsere Top 1.000 Lieferanten elektronisch anzubinden und damit monatlich bis zu 47.000 eingehende Rechnungen vom Geschäftspartner elektronisch weiterverarbeiten zu können, markiert eine neue Entwicklungsstufe."