Elektronische Anlagendokumentation bringt gerade in der Prozessindustrie mit komplexen Anlagen und deren meist sehr umfangreichen Dokumentationen erhebliche Vorteile, wenn es darum geht, die Unterlagen auf dem aktuellen Stand zu halten. Elektronische Dokumente erleichtern das Auffinden von Inhalten und verbessern die Datenqualität.

Damit Informationen nicht mehrfach erfasst werden müssen, sondern sich direkt in digitaler Form austauschen und in vorhandene Systeme integrieren lassen, sind entsprechende Schnittstellen gefragt: Hier hat sich einiges getan. Inzwischen gibt es Dokumentationssysteme, die Daten aller in der Anlagentechnik üblichen Quellen verarbeiten und obendrein auch die mobile Nutzung über Smartphone oder Tablet-PC erlauben.

Konsistenz schafft Effizienz

Der Aktualitätsgrad der Anlagendokumentation wirkt sich exponentiell auf die Effektivität des Anlagenpersonals aus; das haben Untersuchungen bestätigt. Liegt die Konsistenz der Anlagendokumentation z.B. bei 90 %, so arbeitet das Personal lediglich mit einer Effektivität von 40 %. Die Gründe hierfür zeigt ein Blick in die gängige Praxis: Bei heutigen Anlagen ist die Anlagendokumentation im Normalfall noch immer in Papierform an unterschiedlichen Orten, zumeist sogar mehrfach vorhanden. Das ist aufwändig und fehleranfällig:

Dokumente werden aus den Ordnern entnommen, verändert und nicht oder falsch abgeheftet. Änderungen gehen auf dem Weg zum Planer verloren oder werden nicht an ihn übermittelt. Abweichende Revisionsstände in den Dokumentationssätzen sind somit vorprogrammiert. Neue Revisionen müssen gedruckt und anschließend auf die verschiedenen Dokumentationssätze verteilt und aufwändig einsortiert werden. Die daraus resultierenden Umstände steigern die Kosten und stellen ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko dar. Außerdem fehlt bei der Papier-Dokumentation die Möglichkeit einer effizienten Suche. Nicht selten werden bei der Wartung und Fehlersuche mehrere Ordner benötigt.

Will man die personellen und technischen Ressourcen optimal einsetzen und Verfügbarkeit und Produktivität einer Anlage erhöhen, kommt man heute um eine elektronische Anlagendokumentation nicht herum. Inzwischen stehen entsprechende Lösungen zur Verfügung - ein gelungenes Beispiel ist das Dokumentationssystem Livedok, das speziell für die Prozesse und Belange der Betriebsbetreuung entwickelt wurde und in der neuesten Version jetzt auch mit allen branchenüblichen ERP- oder Datenmanagementsystemen zusammenarbeiten kann. Als "Real Time As-Built Documentation" stellt das System alle Informationen in Echtzeit zur Verfügung; die Anlagendokumentation entspricht damit dem realen Zustand der gebauten Anlage.

Schnell und intuitiv zu bedienen

Das System macht Schluss mit den Papierbergen und dem zeitraubenden Suchen nach Dokumenten. Livedok begleitet den kompletten Lebenszyklus der Dokumentation, beginnend bei der Erstellung über die komfortable Benutzung bis hin zur Revision der geänderten Dokumente. Dafür sorgt das „Herz" der Dokumentationssoftware, der leistungsfähige Livedok-Generator, der für nahezu alle denkbaren Aufgaben offen ist. Er verarbeitet alle gängigen Formate, kann also Grundrisse, Lagepläne, Verfahrensfließbilder und PLT-Stellenlisten ebenso managen wie Bedienvorschriften, Prüfanforderungen und Wartungsanleitungen.

Jeder Mitarbeiter, der etwas sucht, wird auf diese Weise schnell fündig, denn mit dem Livedok-Browser werden die Navigation und Suche innerhalb der elektronischen Ablage dank leistungsstarker und intuitiv nutzbarer Werkzeuge zum Kinderspiel. Dazu trägt die „Google-artige" Suchsyntax ebenso bei wie die synchrone Anzeige bei Dokumentvergleich und Aktualisierung. Davon profitieren Betriebsführung, Servicepersonal und das gesamte Qualitätswesen. Die Dokumentation kann mit jedem beliebigen Rechner mit Webbrowser eingesehen werden; lediglich für Änderungen oder Aktualisierung ist eine Livedok-Lizenz erforderlich.

Weil auch die beste Dokumentation nur dann genutzt wird, wenn sich der Anwender einfach darin zurechtfinden kann, spielt Übersichtlichkeit eine wichtige Rolle. Gliederungen der Dokumente und Ansichten lassen sich deshalb individuellen Bedürfnissen anpassen. Auch für Änderungen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Die Redlining-Palette beispielsweise reicht von Handschrifteingabe über Markieren, Durchstreichen und vielem mehr bis hin zu dynamischen Stempeln. Dazu nutzt der Mitarbeiter den Stift eines Tablets, Tastatur oder Maus. Wenn keine permanente Netzwerkverbindung zur Dokumentation auf dem Fileserver besteht, lassen sich mit dem Offline-Modul die Daten auch unterwegs ohne Netzwerkverbindung eintragen. Bei der anschließenden Synchronisation werden die Redlines in die zentrale Dokumentation übertragen. Eventuelle Konflikte werden angezeigt, falls zum Beispiel parallel eine zweite Person dasselbe Dokument geändert hat.

Smartphones und Android-Tablets

Im mobilen Feldeinsatz können die unterschiedlichsten Geräte genutzt werden. Da die elektronische Dokumentation nicht nur das Betriebssystem Windows, sondern jetzt auch Android unterstützt, lassen sich Tablet-PCs ebenso nutzen wie Smartphones. Bei Bedarf kann man einer Änderung der Dokumentation auch ein entsprechendes Foto beifügen, auf das dann ebenfalls jeder Berechtigte Zugriff hat. Da kurzfristig die ersten Industrie- und Ex-Bereich-tauglichen Tablets auf den Markt kommen werden, wird diese Möglichkeit sicher auf reges Anwenderinteresse stoßen.

Auch für die Zukunft ist die elektronische Dokumentation bestens vorbereitet. Als weitere Ausbaustufe ist beispielsweise die Aufbereitung der Daten ins jahrzehntelang elektronisch archivierbare PDF/A-Format geplant. Auch bei gesetzlich vorgeschriebener Langzeitarchivierung wird man dann auf Papier verzichten können. Digitale Signaturen werden zukünftig außerdem die Dokumentation von Prüfabläufen etc. erleichtern. Damit beweist Livedok einmal mehr, dass es kontinuierlich mit den Anforderungen und Wünschen der Anwender mitwächst.