Die digitale Transformation bietet nicht nur vielfältige Möglichkeiten, sie stellt die Unternehmen auch vor Herausforderungen. Die immer komplexer werdende Welt kann oftmals nicht durch die klassisch hierarchisch angeordnete Organisationsstruktur aufgefangen werden. Dieser Entwicklung sah sich auch Infraserv Logistics, eine Tochtergesellschaft des Industriedienstleisters Infraserv Höchst, gegenüber. Sie brauchten ein neues System, um der ständigen Komplexitätssteigerung zu begegnen. Das Logistikunternehmen schlug daraufhin den Weg zu einem dualen Betriebssystem ein: Mit der hierarchisch aufgestellten Kernorganisation auf der einen Seite und parallel dazu einer Netzwerkorganisation, in der Freiwillige an neuen Ideen und Zukunftsvisionen arbeiten.

Damit war die Initiative „Zugvögel“ geboren. Warum dieser Name? „Wenn wir uns Zugvögel anschauen, dann gibt es bei den Schwärmen immer wechselnde Führungspositionen, es gibt keine Hierarchie im klassischen Sinne“, so Jochen Schmidt, Leiter der Unternehmensentwicklung beim Industriedienstleister und Initiator der Initiative. „Der Zugvogel, der zum jeweiligen Zeitpunkt am stärksten ist, gibt die Richtung vor. Wir entwickelten nicht nur viele Ideen, sondern auch eine neue Kultur: Jeder kann dort seinen Beitrag leisten, wo er besonders talentiert ist – egal, welche Funktion oder Position der Einzelne hat.“

Ein Ideation Lab entsteht

Aus der Initiative, die mit jungen, engagierten Mitarbeitern des Logistikers gestartet ist, entstand das Ideation Lab, das zu einem erfolgreichen Treffpunkt und „Erfahrungsraum“ für neue Ideen aus der gesamten Infraserv Höchst-Gruppe werden soll. Denn angesichts des sich immer schneller wandelnden Wettbewerbsumfelds und beschleunigter technologischer Entwicklungen vollzieht derzeit die gesamte Unternehmensgruppe einen tiefgreifenden Transformationsprozess. Den Rahmen dafür bildet die langfristig angelegte Change-Initiative „Zusammen.Wachsen“, in der neben Fragen der Weiterentwicklung der Unternehmens- und Führungskultur sowie der Kommunikation und Interaktion der Mitarbeiter untereinander nicht zuletzt die Etablierung einer Innovationskultur für die Unternehmensgruppe verfolgt werden.

Fest verortet wurde das Ideation Lab in Räumen, die vom Industrieparkbetreiber zur Verfügung gestellt werden. „Das Arbeiten mit Freiwilligen in flexibler Struktur kommt gut an“, urteilt Jochen Schmidt. „Wir freuen uns über jedes neue Thema und wachsen gerne weiter.“ Mit der Devise „Groß denken, klein anfangen“ bietet das Lab beste Voraussetzungen für agiles Arbeiten. Das Unternehmen profitiert dabei vom Engagement der Mitarbeiter und den vielfältigen Ideen und Initiativen, die dabei entstehen.

„Wichtig ist uns, dass sich die Mitarbeiter eingeladen, inspiriert und ermutigt fühlen, ihre Meinung völlig frei zu sagen“, erläutert Philipp Seubert, der das Ideation Lab betreut. „Die Mitarbeiter ergreifen Initiative und übernehmen Verantwortung. Durch das selbstbestimmte Arbeiten werden sie zu Unternehmern im Unternehmen und leisten einen wertvollen Beitrag zur Weiterentwicklung.“

Bis zu drei methodische Begleiter stehen vor Ort zur Verfügung – um bei Workshops zu unterstützen oder als Ansprechpartner für Fragen zu fungieren. Von Agile über Lean Startup und Rapid Prototyping bis zu Design Thinking und Business Model Canvas stehen verschiedene Methoden zur Auswahl. Keine der Methoden wird dabei exklusiv genutzt, sondern immer diejenige, die zur Unterstützung der jeweiligen Gruppe passt, um ihre Selbstwirksamkeit zu erhöhen.

Mit der Innovations Community aktiv

Als fester Treffpunkt und Arbeitsort fungiert das Ideation Lab auch für die Innovations Community, die im Rahmen der Innovations- und Digitalisierungsaktivitäten der Infraserv entstanden ist und sich einmal im Monat trifft. Kleingruppen arbeiten an den dort entwickelten Ideen in sog. einwöchigen Sprints. In jeder Woche wird ein Ziel in Abhängigkeit der übergeordneten Vision festgelegt, darauf hingearbeitet und validiert bevor sich der nächste Sprint anschließt. Die einzelnen erreichten Stufen stellen dabei bereits in sich wertvolle Ergebnisse dar. Und sollten Planänderungen auftreten, bietet dieses Vorgehen jederzeit die Möglichkeit, einen anderen, angepassten Weg einzuschlagen, ohne dass die bisherigen Ergebnisse verlorengehen oder das Projekt nicht weitergeführt werden kann. Die monatlichen Treffen der Innovations Community werden für integrative Präsentationen genutzt: Dabei stellen die Kleingruppen nicht nur den aktuellen Stand vor. Vielmehr setzt sich die Gesamtgruppe auch mit den Herausforderungen auseinander, vor der die einzelnen Gruppen stehen, und gibt wertvollen Input dazu. 

„Die Ideen leben vom Engagement der Mitglieder. Sie bestimmen selbst, wie und wo sie aktiv werden und ob sie einen neuen Weg einschlagen“, so Philipp Seubert. Aktuell arbeiten die Freiwilligen z.B. an verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Drohnen – sei es für Rohrleitungsinspektionen oder auch als „Fliegender Schnüffler“ bei Emissionsmessungen. Stoffkreislaufströme werden im Rahmen der Innovationskampagne „Zero Waste“ in den Fokus genommen, um aus Kundenproblemen Lösungen und Produkte zu generieren. Gemeinsam mit den Kunden wird im Ideation Lab auch an verschiedenen Schnittstellen-Projekten gearbeitet. Außerdem wird ein Geschäftsmodell für die Transportlogistik entwickelt und die ursprünglichen Ideen der „Zugvögel“ sind ebenfalls nicht verlorengegangen: So wird weiterhin am sog. Supply Chain Control Tower getüftelt, einer Plattform, in der verschiedene Informationen nutzbringend zusammengeführt werden sollen, um alle Stufen vor, während und nach der Produktion ganzheitlich betrachten und optimieren zu können. Offen ist das Ideation Lab mit seinen Ideengebern und methodischen Begleitern aber auch für weitere interessierte Unternehmen.

Digitale Möglichkeiten genutzt

Die Fläche des Ideation Lab ist so ausgelegt, dass sie möglichst flexibel nutzbar ist, gleichzeitig gibt es verschiedene Zonen, die dazu einladen, verschiedene Settings anzunehmen. Neben individuell gestaltbaren Workshop-Räumen gibt es auch eine Lounge als Rückzugsort und einen Open-Workspace mit zwölf Arbeitsplätzen, die jederzeit genutzt werden können.

Da die Mitarbeiter über verschiedene Gebäude und auch Standorte hinweg verortet sind, liegt die große Herausforderung darin, auch die Mitglieder mitzunehmen, die nicht in die Räume kommen können. Dafür werden SharePoint, Remote Access und flächendeckende Videozuschaltung genutzt. Einzelne Session-Ergebnisse werden möglichst anschlussfähig dargestellt – dazu gehören bspw. Tonspuren, die mitgeschnitten werden und größeren Anklang finden als die Verschriftlichung in einem Word-Dokument. Bewährt hat sich auch die digitale Post-it-Erstellung: Die Zettel werden digitalisiert, die Handschrift aber beibehalten. So werden sie eher gelesen und im Gedächtnis verankert als Maschinenschrift, die das Auge durch die Mustererkennung zu wenig bemüht.

„Wir mussten aber auch erst einmal lernen, dass die Mitarbeiter das rein digitale Arbeiten eigentlich gar nicht möchten“, so Philipp Seubert. „Also findet der erste Schritt nach wie vor händisch statt: Vor Ort und mit Papier und Flipchart. Im zweiten Schritt digitalisieren wir aber die Ergebnisse und nutzen dann auch gerne die digitalen Möglichkeiten, um unsere Ideen und Innovationen voranzubringen.“  (op)