Die Produktpräsentation auf der Fachmesse war geplatzt, das neue Analysegerät war längst noch nicht serienreif - am Ende verspätete sich das Entwicklungsprojekt um eineinhalb Jahre. Nicht nur spektakuläre Großvorhaben wie der neue Hauptstadtflughafen Berlin geraten in Terminschwierigkeiten. Auch in der Wirtschaft überziehen viele Projekte ihren Zeitplan. Jedes dritte Projekt hält seine Ziele nicht ein, schätzen Fachleute; fast immer hinken sie ihrem Terminplan hinterher. Die Ursache für die Terminmisere haben Fachleute längst erkannt: Die Projekte werden größer und vor allem komplexer. Je komplexer sie sind, desto stärker schlagen Fehler beim Projektmanagement durch.

„Häufig werden beispielsweise die Ziele des Vorhabens zu schwammig formuliert", nennt Prof. Heinz Schelle von der Universität der Bundeswehr in München solch einen Fehler. Projektmanager versäumen es, alle Beteiligten nach ihren Erwartungen an das Projekt zu befragen. Am Ende fordern einflussreiche Interessengruppen Änderungen für das bereits fortgeschrittene Projekt - eine Katastrophe für den Zeitplan. Anderes Beispiel: Wichtige Entscheidungen fehlen, deshalb treten die Arbeiten wochenlang auf der Stelle. Der Projektmanager hat vorab nicht geregelt, wie die Wege für Entscheidungen genau laufen.
„Der Keim für die allermeisten Terminschwierigkeiten liegt in der Planungsphase", erklärt Professor Heinz Schelle. Projektberaterin Dr. Dagmar Börsch fügt an: „Projekte können sich gegen Verzug gut schützen, indem sie mehr Zeit in die Vorbereitung investieren und das Projekt in die Hand einer ausgesprochenen Führungspersönlichkeit geben." Versierte Projektmanager halten ihr Vorhaben mit fünf Taktiken in der Terminspur.
Erste Taktik: Machbarkeitsanalyse durchführen. Der Teufel steckt bekanntlich im Detail. Viele Innovationen funktionieren im Labor hervorragend. Doch zur Serienreife gehört, dass sich die Innovation produzieren lässt - auch in großer Stückzahl. Erfahrene Projektmanager simulieren deshalb auch die spätere Herstellung. Entscheidend: Solche Machbarkeitsstudien brauchen klare Fragen - und ehrliche Antworten. Wie kann das Entwicklungsteam dafür sorgen, dass beispielsweise die für die Produktion vorgeschriebenen Fehlertoleranzen eingehalten werden? Oder wie kann es sicherstellen, dass das Gerät in der Produktion nicht teurer wird als vorgebeben? Profis investieren viel Zeit, überzeugende Antworten auf solche Detailfragen zu suchen. Sie wissen: Je später sie Fehler ausbessern oder technische Lösungen suchen müssen, desto schwieriger wird diese Kurskorrektur - und desto mehr verzögert sich das Projekt.
Zweite Taktik: Risiken vorbeugen, Chancen nutzen. Projektprofis befassen sich zu Projektbeginn eingehend mit den Risiken ihres Projekts. Sie ermitteln mögliche Gefahren für den Terminplan, prüfen sorgfältig die Auswirkungen und treffen dann Vorsorge. Beispielsweise kooperieren sie mit mehreren Lieferanten, um Abhängigkeiten oder Ausfallrisiken zu entgehen. Ähnlich bei Genehmigungsverfahren: Projektmanager nehmen früh Verbindung zu Behörden auf und klären die Vorgehensweise. Projekt-Profis prüfen die Risikolage nicht nur bei der Planung. Sie überwachen sie auch während des Projekts. Für die Risiken ernennen sie einen „Paten" aus ihrem Team. Dieser Pate behält die Risiken während des gesamten Projekts im Auge und meldet dem Team den Status. Ähnlich wie Risiken nutzen erfahrene Projektmanager zudem konsequent möglichst jede Chance ihres Vorhabens - etwa, wenn das Team durch „Vorziehen" von Aufgaben Zeit gewinnen kann.
Dritte Taktik: Änderungen richtig managen. Trotz sorgfältiger Vorbereitung läuft kein Projekt stets exakt in der geplanten Bahn. Mit Änderungen müssen Projektmanager rechnen. „Manche Auftraggeber wünschen in letzter Minute noch neue Features", hat Dr. Dagmar Börsch beobachtet. Die auf Chemie- und Medizintechnik-Projekte spezialisierte Beraterin empfiehlt, solche Änderungen systematisch zu bearbeiten. Bewährt hat es sich, einen Teammitarbeiter mit der Verantwortung für die Änderung zu betrauen. Er spielt die Konsequenzen durch, die sich für das Produkt aus der Änderung ergeben; erst dann wird über die Umsetzung entschieden. „Am Ende muss jeder seine Zustimmung geben, dessen Arbeit von der Modifikation berührt wird ", erklärt Professor Heinz Schelle.
Vierte Taktik: Die Chancen guter Terminplanung ausreizen. Disziplin und Fantasie - damit reizen erfahrene Projektmanager die Chancen geschickter Terminplanung aus. Sie planen das Projekt streng von seinem Zieltermin her und nutzen kreativ die zur Verfügung stehende Zeit. Könner wickeln Projektphasen parallel statt nacheinander ab - was enorm Zeit spart. Beispielsweise kann das Team das Gehäuse für ein ­Analysegerät schon in die Prototypen-Phase geben, derweil sich die Elektronik noch in der Funktionsmuster-Phase befindet. Aber: Projektmanager sollten die Risiken dieses unkonventionellen Vorgehens bedenken und die Abhän­gigkeiten zwischen zugleich durchgeführten Arbeitsschritten prüfen. Denn passt die Platine hinterher nicht ins Gehäuse, kostet die Nachbesserung viel Zeit.
Fünfte Taktik: Ein „Project Office" einsetzen. Einzelne Manager können die Komplexität ihrer Projekte selbst nicht mehr überblicken. Sie setzen deshalb ein „Project Office" ein. Diese interne Service-Stelle nimmt ihm mit erfahrenen Projektmanagern viele Aufgaben ab. Beispielsweise bereitet sie Projektdaten auf, überblickt die einzelnen Projektmodule und behält kritische Termine im Auge. „Das Project Office bildet quasi den verlängerten Arm des Projektmanagers oder ist ,Sparringspartner‘ für die Projektleitung", erläutert Dr. Dagmar Börsch.