Das Münchner IT-Unternehmen GSI Office Management hat sich darauf spezialisiert, Geschäftsprozesse in Patentabteilungen von Unternehmen und Patentanwaltskanzleien zu optimieren. Die GSI-Software Winpat deckt über 85 % der Workflows im Bereich „IP-Management" (IP = Intellectual Property) ab und ist damit die „vollständigste" Lösung für diese Anwendung. CHEManager befragte den COO, Roland Sandner, zu den Einsatzmöglichkeiten in Chemie- und Pharmaunternehmen.

Herr Sandner, die Bedeutung von Intellectual Property - kurz: IP - ist in allen forschungsintensiven Branchen, also auch in der Chemie- und Pharmaindustrie, sehr hoch. Wie schätzen Sie den aktuellen Status Quo ein, wenn es um die professionelle Verwaltung von Patenten geht?

Roland Sandner: Die Verwaltung von Patenten ist eine hochkomplexe Aufgabe, die nur durch intelligente Software professionell umgesetzt werden kann. Das Spektrum der eingesetzten Lösungen reicht von selbst entwickelten Systemen über mehr oder weniger integrierte Insellösungen bis hin zu kommerziellen Angeboten spezialisierter Dienstleister. Wir verzeichnen vor allem in der Chemie- und Pharmaindustrie eine gesteigerte Nachfrage nach Komplettlösungen, die den gesamten Prozess des IP-Managements abdecken. Die damit verbundenen Vorteile will schließlich jeder mitnehmen.

Ihr Unternehmen gewährleistet mit seinen Lösungen ein effizientes IP-Management? Wie sieht das in der Praxis aus?

Roland Sandner: Patentabteilungen, die ihre internen Prozesse wirklich optimieren wollen, brauchen eine Gesamtlösung, welche die komplexen Abläufe im Rahmen des Schutzrechtsmanagement abbildet und automatisiert ausführt. Eine intelligente Software wie Winpat gewährleistet, dass Rechercheaufträge, Anmeldeformulare, Fristenübersichten oder Reports direkt im System erstellt werden. Damit profitiert der Anwender gleich von einer Fülle an Vorteilen: Mitarbeiter sparen Zeit, da sie die Daten nicht mehr manuell zusammensuchen müssen. Bei der Bearbeitung der Daten reduziert sich gleichzeitig die Fehleranfälligkeit. Denn schließlich werden Daten nur einmal angelegt und dann automatisch weitergereicht - eine mehrfache Eingabe ist somit nicht notwendig. Die Nutzer können sich also wieder jenen Aufgaben widmen, die wirklich wertschöpfend sind. Unternehmen kommt dies in einer Steigerung der Rentabilität zugute.
Winpat ist eines der am weitest ausgereiften Systeme am Markt. In unserer Software vereinigen wir Bereiche, die oftmals separat in Insellösungen existieren wie die Überwachung von Fremdschutzrechten oder die oft zeitintensive und komplexe Berechnung der Erfindervergütung. Über unsere aktuelle Weiterentwicklung, den IP-Manager, können Unternehmen sogar Mitarbeiter, die nicht in der Patentabteilung tätig sind, in relevante Prozesse einbinden. Ein Erfinderportal beispielsweise erlaubt, Erfindungsmeldungen standardisiert und online einzureichen und den Status der Bearbeitung jederzeit im Intranet nachzuverfolgen.
Unternehmen aus der Chemie- und Pharmabranche zählen traditionell zu unseren größten und auch anspruchsvollsten Kunden. Cognis Deutschland oder Kronos Titan wie auch Hoffmann-La Roche nutzen unsere Software seit langem. Sie wissen, dass sie ihre spezifischen Vorgänge optimal unterstützt und zugleich absolut zuverlässig funktioniert. Vollständige Schutzrechtsdaten mit allen Fristen, Dokumenten, Notizen sind in einer forschungsintensiven Branche lebensnotwendig.

Wie profitieren Chemie- und Pharmaunternehmen ganz konkret von IT-gestützter Schutzrechtsverwaltung?

Roland Sandner:  Chemie- und insbesondere Pharmaunternehmen haben in der Regel ein sehr großes Schutzrechtsportfolio, das neben Patenten auch viele Marken beinhaltet. Eine IT-gestützte Verwaltung der Schutzrechte stellt nicht nur sicher, dass alle Akten und zugehörigen Fristen dieses Portfolios automatisch überwacht werden. Auf Knopfdruck bieten ausgefeilte Reportings und Analysen fundierte Informationen, wenn es um wichtige Entscheidungen über die verschiedenen Schutzrechte geht. Beispielsweise wird die Frage „Was kostet das Unternehmen ein Schutzrecht in den nächsten vier Jahren?" mit wenigen Mausklicks umfassend beantwortet. Auch Verlängerungsentscheidungen werden leichter getroffen, denn eine vollständige elektronische Datenbasis stellt alle relevanten Parameter zur Verfügung. Mit einer Komplettlösung eines spezialisierten Anbieters ist zudem sichergestellt, dass die Software immer auf dem aktuellsten Stand ist. Der Aufwand, um z.B. Fristenregeln für einzelne Länder oder Formulare kontinuierlich zu aktualisieren, ist bei einem inhouse erstellten System enorm. Mit einer kommerziellen Software liegt die Verantwortung für Änderungen in den Händen des Softwareanbieters, der bessere Möglichkeiten hat, die aktuellen Vorgaben schnell umzusetzen.

Auf welche Merkmale ist bei der Auswahl einer Software besonders zu achten?

Roland Sandner: Will ein Unternehmen eine IT-Lösung zur Schutzrechtsverwaltung einsetzen, sind vor allem drei Kriterien relevant. Zum einen ist zu prüfen, inwieweit die Lösung die Prozesse innerhalb einer Patentabteilung unterstützt. Ideal ist es, wenn Standardprozesse voreingestellt sind, sich diese aber individuell anpassen lassen. Nach dem Motto: Die Software orientiert sich an den Abläufen im Unternehmen und nicht umgekehrt. Ein zweiter wichtiger Punkt ist die Flexibilität des Systems. Sind individuelle Konfigurationen einfach umzusetzen oder mit großem Aufwand verbunden? Nicht zuletzt ist vor allem für die chemische Industrie Sicherheit und Transparenz von erheblicher Bedeutung. Die Software muss in der Lage sein, Schutzrechte hundertprozentig gegen unautorisierten Zugriff zu schützen. Gleichzeitig sollte jederzeit nachvollziehbar sein, wer wann welche Daten geändert oder Prozesse angestoßen hat.

Ab welcher Größe lohnt sich der Einsatz einer IT-Lösung?

Roland Sandner: Im Umfeld „Chemie / Pharma" lohnt sich der Einsatz einer Gesamtlösung wie Winpat fast immer, da es hier in der Regel um große Schutzrechtsportfolios geht. Generell empfehlen wir unser System potentiellen Interessenten mit mindestens 50 Patentfamilien. Ab etwa 100 Familien raten wir zwingend zu einer IT-gestützten Lösung, da das Portfolio manuell oder mit klassischen Office-Tools dann nicht mehr zu verwalten ist.

Mit welchen Kosten ist zu rechnen, wenn Unternehmen eine Softwarelösung einsetzen?

Roland Sandner: Die Kosten für eine Softwarelösung sind von mehreren Faktoren bestimmt. Zum einen schlagen natürlich die Lizenzkosten zu Buche. Hinzu kommen, abhängig von den Anforderungen des Kunden, Dienstleistungen in unterschiedlicher Höhe. Neben Schulung, Konfiguration, Anpassung und Installation fällt meist Aufwand für die Übernahme bestehender Altdaten an. Ein Unternehmen, das sich für eine Lösung zur Schutzrechtsverwaltung entscheidet, sollte beim jeweiligen Anbieter in jedem Fall auf völlige Transparenz der Kosten drängen. Ein vermeintlich hoch rabattiertes Lizenzangebot kann schnell zur Kostenfalle werden, wenn Dienstleistungskosten nicht im Vorfeld transparent ausgewiesen werden. Generell ist als Einstiegsinvestition ein Betrag von 15.000 € anzusetzen, der natürlich entsprechend der Ausstattungswünsche steigen kann. Mehr Arbeitsplätze bedeuten selbstverständlich auch höhere Investitionen.

Können Sie Beispiele aus der Praxis nennen, in welchem Zeitraum sich die Investition amortisiert hat?

Roland Sandner: Kommt eine IP-Lösung zum Einsatz, welche die Prozesse in der Schutzrechtsverwaltung automatisiert unterstützt, ist eine Effizienzsteigerung um 20 bis 30 % pro Arbeitsplatz realistisch. Bei einer durchschnittlichen Investition von 2.000 € pro Arbeitsplatz, haben die Erfahrungen bei unseren Kunden gezeigt, dass sich die Anschaffung bereits innerhalb weniger Monate rechnet.