Das Managementinformationssystem bei Altana war seit zwölf Jahren im Einsatz, und der technische Support lief aus. Deshalb sollte es durch eine aktuellere Lösung ersetzt werden. Diese sollte mehr und flexiblere Möglichkeiten für Analyse und Reporting bieten und eine Harmonisierung von internem und externem Berichtswesen ermöglichen. Aufgrund der bisherigen Erfahrungen mit einer Konsolidierungslösung von IDL entschied sich der Konzern zur Einführung von IDLplus, einer integrierten Lösung für Planung, Analyse und Reporting.

Altana entwickelt und produziert innovative, umweltverträgliche Problemlösungen mit den dazu passenden Spezialprodukten für Lackhersteller, Lack- und Kunststoffverarbeiter, die Druck- und Kosmetikindustrie sowie die Elektroindustrie. Dazu zählen Additive, Speziallacke und -klebstoffe, Effektpigmente, Dichtungs- und Vergussmassen, Imprägniermittel sowie Prüf- und Messinstrumente. Im Geschäftsjahr 2008 erzielte der Konzern mit etwa 4.700 Mitarbeitern weltweit einen Umsatz von rund 1,3 Mrd. €.
Seit zwölf Jahren hatte Altana bereits ein Managementinformationssystem im Einsatz, mit dem Ist-, Plan- und Forecast-Daten analysiert wurden. „Es handelte sich um ein stabiles, akzeptiertes System, jedoch lief der technische Support aus. Uns war auch klar, dass die Software nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik ist. Schließlich hat sich in der langen Zeit viel getan, insbesondere was erweiterte Analyse- und Reporting-Funktionalitäten angeht. Wir brauchten daher eine neue Lösung, mit der wir unter anderem eine Harmonisierung der Zahlenwerke von internem und externem Berichtswesen erreichen wollten", berichtet Holger Wiebelhaus, Mitarbeiter im Konzerncontrolling und Projektleiter bei Altana. „Unser Ziel beim Start des Projekts war der Einsatz der neuen Software ab der nächsten Konzernplanung im Herbst 2008."

Positive Erfahrungen entscheiden

Der Auswahlprozess ab 2007 erfolgte in zwei Schritten. Zunächst wurden insgesamt sieben Anbieter zu Präsentationen eingeladen. Aus diesen kristallisierten sich rasch zwei heraus, die zu einer zweiten Runde eingeladen wurden. Schließlich fiel die Entscheidung auf die Lösung IDLplus des Anbieters IDL aus Schmitten bei Frankfurt. „Was uns auf Anhieb überzeugt hat, war das ‚Look & Feel‘ der Software. Entscheidend war für uns aber auch die langjährige gute Zusammenarbeit mit den Beratern von IDL, da wir im Bereich Konzernrechnungswesen schon seit vielen Jahren das Modul IDLKONSIS einsetzen. Damit war gewährleistet, dass die Verzahnung zwischen Buchhaltung und Controlling einfach und unkompliziert erfolgen konnte", so Wiebelhaus.
Die Implementierung begann im Frühjahr 2008, und bis zum Herbst war die Software wie geplant voll einsatzbereit. Die Einführung erfolgte sehr lösungsorientiert und in enger Zusammenarbeit mit IDL. Der Schulungsaufwand erwies sich als minimal. So reichte eine zentrale Schulung des Teams am Hauptsitz aus. Die Ergebnisse wurden dann in Form von sogenannten Web Sessions an die weltweit verteilten Tochtergesellschaften weitergegeben. „Zur Sicherheit haben wir drei Berichtsmonate parallel abgewickelt, d. h., die Gesellschaften mussten sowohl in der bisherigen als auch in der neuen Software berichten. Dies war ein guter Qualitätscheck, der uns zeigte, inwieweit alles verstanden wurde. Ab der Planung im Herbst haben wir nur noch die neue Software benutzt und konnten somit unser Projektziel einhalten", erläutert Wiebelhaus.
„Wir sind mit der Entwicklung jedoch noch nicht am Ende, sondern haben vor, mit der Software noch weitere Bereiche bzw. Themen abzubilden, die wir im Moment noch nicht in IDLCOCKPIT umsetzen", meint er weiter. Zu den Komponenten, in denen Wiebelhaus sinnvolle Möglichkeiten für die Weiterentwicklung der neuen Software sieht, zählen die Produktergebnisrechnung, die Cashflow-Rechnung und die Darstellung operativer Abweichungen, d. h. der Abweichungen zum Vorjahr, bereinigt um Währungskurseinflüsse und Akquisitionseffekte. „Das alles wird wahrscheinlich bis Jahresende dauern, aber ich könnte mir vorstellen, dass wir auch in den nächsten Jahren immer wieder Ideen entwickeln und umsetzen."

Schnelle Entscheidungen
dank präziser Zahlen

Insgesamt arbeiten derzeit etwa 150 Mitarbeiter direkt oder indirekt mit der Software.
Controller und Manager sämtlicher Tochtergesellschaften weltweit und in der Zentrale haben nun unabhängig vom Standort Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dabei können sie Analysen aus verschiedensten Blickwinkeln heraus durchführen und zum Beispiel Standard- oder Ad-hoc-Berichte, Abweichungsanalysen oder andere betriebswirtschaftlich relevante Auswertungen erstellen. Dank der zugrundeliegenden Berichtsstruktur kann die Analyse der Daten sehr flexibel erfolgen. So sind z. B. Slice & Dice, Drehen, analytische Formatierungen in Tabellen und ABC-Analysen sowie der Einsatz eines weiten Spektrums analytischer Gestaltungselemente wie InCell-Balken oder Ampeln grundsätzlich möglich. Darüber hinaus werden die Anwender mit individuell gestalteten Erfassungsmasken unterstützt.
Vorteilhaft sieht Wiebelhaus die hohe Flexibilität des Werkzeugs. „Es bietet alle gängigen Analyse- und Reporting-Funktio-nalitäten. Grafische Darstellungsmöglichkeiten sind ebenso gut enthalten wie Tabellen und Berichte, und man kann verschiedene Sprachen und Währungen abbilden. Somit bietet es viel Funktionalität und Flexibilität, ist individuell und trotzdem einfach in der Anwendung."
Insgesamt konnte man bei Altana dank der neuen Lösung in erster Linie Leistungsverbesserungen durch die erweiterten technischen Möglichkeiten sowie Effizienzsteigerungen verzeichnen, da nun internes und externes Berichtswesen aus einem Guss sind. „Auch den Service für die Unternehmensleitung im Hinblick auf die Aufbereitung und Bereitstellung der Zahlen konnten wir als Controllingabteilung verbessern. Wir sind jetzt mit der neuen Software in der Lage, unsere Zahlen noch schneller zu analysieren. Der gemeinsam mit den IDL-Beratern erarbeitete Lösungsansatz ist optimal auf unsere Vorgaben und Bedürfnisse abgestimmt und lässt uns Möglichkeiten für die zukünftige Weiterentwicklung offen", so sein Resümee.