Herkömmliches Enterprise Content Management (ECM) konzentriert sich auf die interne Wissensbasis und die Organisation dieser Daten innerhalb einer diffizilen Struktur. Mit solchen ECM-Systemen stoßen Unternehmen schnell an ihre Grenzen; intern verfügbares Wissen reicht bei bestimmten Fragestellungen einfach nicht aus. Fehlende Such- und Retrievalfunktionen verursachen dann mühsame Recherchen, die zugleich die Geschäftsprozesse behindern. Es steht der Informationsbedarf einer Organisation im Mittelpunkt und entsprechende Softwarelösungen und Services sollten alle relevanten Fakten liefern - unabhängig davon, ob diese intern gespeichert sind oder aus einer externen Datenbank gefiltert werden müssen.

Scalaris verfolgt diesen strategischen ECM-Ansatz. Der branchenübergreifend tätige Anbieter für Intelligent Document Processing (IDP) entwickelt Enterprise Content Management (ECM) zu einem strategischen Tool für die Unternehmensführung und unterstützt damit das Corporate Development. Intelligente Suchtechnologie und der Zugang zu externen Wissensquellen sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen. Die zeitkritischen und risikobehafteten M&A-Prozesse zeigen beispielhaft, dass intelligente Such- und Analysetechnologien sowie externes Wissen universell einsetzbar und zugleich unerlässlich sind.

Schwarze Schafe eliminieren

Ein M&A-Deal beginnt mit der Marktanalyse, die zuerst in einer Longlist und später Shortlist interessante Übernahmeobjekte oder Käufer eingrenzt. In dieser ersten Phase liefert Scalaris nicht nur die "Commercial Intelligence", also die Analyse von Produkten, Märkten und Unternehmen, sondern auch die "Crime Intelligence". Diese basiert auf dem Zugang zu allen renommierten Sanktionslisten wie World-Check und Dow Jones Watchlist. Auto-Checks in diesen Datenbanken decken die ‚Schwarzen Schafe' auf. Um ganz sicher zu gehen empfehlen sich weiterführende Background-Checks. Hierfür werden zahlreiche OSINT-Quellen (Open Source Intelligence) genutzt, also öffentlich zugängliche, teilweise kostenpflichtige Informations- und Newsquellen. Besonders relevant ist der clevere Einsatz von Suchtechnologie, um die Abfragen zu verschleiern. Weder Datenbankprovider noch Google-Statistiken können so die Recherchen nachvollziehen.

Meist bestehen nur wenige Kandidaten dieses stichhaltige Prüfverfahren. Mit dem/den Favoriten dieser Shortlist wird nach erfolgreicher Annäherung ein Team gebildet, das sich aus den Bereichen Corporate Finance, Real Estate, Front M&A, Tax/Legal, Buyer/Seller-Vertretern und Servicelieferanten zusammensetzt. Das Scalaris Transaction DMS unterstützt das Team mit allen erforderlichen Informationen und bisherigen Analysen im weiteren M&A-Prozess.

Forensik ist Sorgfaltspflicht

Im Verlauf der Verhandlungen kommt es zum Letter of Intent (LOI), in dem auch die Regeln für den Due Diligence-Prozess festgelegt sind: Informationen aus den Bereichen Finanzen, Steuern, Recht, Personal & HR, Wirtschaftlichkeit, Kultur und Umwelt werden auf Herz und Nieren geprüft. Strukturierte Daten, also Zahlen und weitere Informationen aus Buchhaltungs-, ERP-, CRM- und ähnlichen Systemen lassen sich mit Business Intelligence Tools in Form von Reports darstellen und vergleichsweise einfach analysieren. Die Auswertung unstrukturierter Informationen, das Filtern der relevanten Fakten aus Dokumenten, z.B. Verträgen, stellt hingegen hohe technologische Anforderungen. Viele Dokumente liegen zudem nur in Papierform und an verschiedenen Standorten vor.

Eine sinnvolle Verarbeitung dieser unstrukturierten Daten, überwiegend aus papierbasierten Dokumenten und E-Mails, ist mit intelligenter Erfassungs-, Analyse- und Suchtechnologie möglich. Diese Anforderungen deckt Scalaris mit seinen forensischen Services ab. Seine weltweiten Logistikpartner digitalisieren mit Highspeed Scanning-Lösungen und unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards auch große Mengen von Dokumenten an einem Wochenende. Am Montag stehen sämtliche Papierakten wieder an ihrem gewohnten Platz, denn Geheimhaltung ist in dieser Phase unerlässlich. Die elektronischen Dokumente befinden sich im zentralen Transaction DMS und stehen allen relevanten Parteien zur Verfügung.
Neben der beschriebenen Analyse unstrukturierter Daten stellt Scalaris so genannte „Know your X"-(KYX)-Lösungen für das einmalige oder fortlaufende Screening von Mitarbeitern, Kunden, Partnern und Lieferanten bereit. Hier geht es um Risiken und Chancen, die sich selten aus internen Protokollen beurteilen lassen, die weder aktuelle Nachrichten noch dunkle Geheimnisse enthalten. Grundlage für Know Your X sind wiederum die beschriebenen hochkarätigen Intelligence-Datenbanken und weitere OSINT-Quellen.

Alle Informationen aus den Corporate Development Services unterstützen auch kommende M&A-Prozesse und lassen sich nach Abschluss einer Übernahme durch die Zusammenführung der Dokumentenbestände sinnvoll im Unternehmen nutzen. Zugleich wird damit der Grundstein für ein unternehmensweites Dokumenten Lifecycle Management gelegt.