Schnelligkeit ist Trumpf: Der flotte Zugriff auf wichtige Daten und der bequeme elektronische Informationsaustausch sichern entscheidende Wettbewerbsvorteile. Doch die heute gängige digitale Verbreitung fremder Beiträge nimmt laut einer aktuellen Studie wenig Rücksicht auf geltendes Urheberrecht. Die Lösung für Firmen, die ihre Compliance-Verpflichtungen ernst nehmen: eine neue Pauschallizenz.

Anne Gruber ist Vorstandsassistentin in einem Chemiekonzern. Zur nächsten Vorstandssitzung mailt sie als PDF-Anhang eine Studie eines Marktforschungsinstituts sowie einzelne Beiträge aus einer abonnierten Fachzeitschrift. Die meisten Angestellten nutzen wie Gruber diese bequeme und schnelle Form des Informationsaustauschs: 30 Jahre nach dem ersten Empfang einer E-Mail in Deutschland finden 76% der geteilten Informationen via E-Mail-Anhang den Weg zu Kollegen oder Geschäftspartnern. Nur noch 29% der getauschten Inhalte werden durch Fotokopien oder durch Ausdrucke weitergegeben. Zu diesen Ergebnissen kommt die Studie „RightsDirect Information Consumption and Use Survey - UK and Europe 2014", die Outsell in ausgewählten europäischen Ländern im Auftrag von RightsDirect durchgeführt hat.

Erwerb von Nutzungsrechten obligatorisch

Wie Anne Gruber ist den wenigsten Anwendern bewusst, dass die heute gängige Art des Informationsaustauschs rechtlich problematisch sein könnte. Gegen das Verschicken von Anhängen an sich wäre nichts einzuwenden - wenn nicht laut Studie 37% der geteilten Inhalte aus externen Quellen stammen würden. Der E-Mail-Versand ist nämlich juristisch weitaus brisanter als die Weitergabe einiger fotokopierter Seiten, die das Urheberrecht in vielen Fällen gestattet: Im Beispiel hätte Anne Gruber vorab vom Marktforschungsunternehmen wie vom Verlag, eventuell sogar zusätzlich von allen Autoren der Fachbeiträge, das Recht erwerben müssen, das Dokument digital verbreiten zu dürfen. Dies gilt gleichermaßen für die Weitergabe von Zeitschriften, Magazinen, Buchkapiteln und vielem mehr.

Schon das einfache Weiterleiten von Artikeln oder Speichern in einer Projektdatenbank verstößt in der Regel gegen geltendes Urheberrecht. Denn allein das Abonnement einer Zeitschrift oder der Erwerb eines einzelnen Beitrags bei einem Dokumenten-Lieferservice gestattet in der Regel nicht bereits die weitere digitale Nutzung. Verstöße ahndet das Urheberrechtsgesetz zumindest mit Geldstrafen. Vor allem aber droht ein Ansehensverlust. Andererseits bedeutet der einzelne Erwerb der Nutzungsrechte einen enormen Aufwand und zieht nicht kalkulierbare Kosten nach sich. Denn zunächst müsste geklärt werden, wer diese Rechte besitzt. Alle Inhaber der Nutzungsrechte wären erst zu kontaktieren. Zentrale Ansprechpartner bei Verlagen gibt es dafür nicht. Diese müssten der geplanten Nutzung zustimmen und meistens wäre eine Lizenzgebühr dafür zu entrichten, usw. Ob etwa im Fall von Anne Gruber die Unterlagen rechtzeitig zur Vorstandssitzung vorgelegen hätten, ist mehr als fraglich. Es kann Wochen dauern, bis eine Genehmigung erteilt wird - also ein schwer lösbarer Konflikt zwischen Rechtslage und praktischen Bedürfnissen.

Problemlöser Pauschallizenz

Dieser alltägliche Konflikt im Zeitalter der E-Mail lässt sich am effektivsten und leichtesten durch eine Pauschallizenz lösen, etwa die VG WORT Digital Copyright Lizenz der Verwertungsgesellschaft (VG) WORT. Sie gewährt mit einem homogenen Rechteset über alle Inhalte hinweg und für eine Jahresgebühr die wichtigsten Nutzungsrechte von mehr als 400.000 deutschen wie internationalen Rechteinhabern, darunter das Recht,

-- digitale Inhalte via E-Mail intern weiterzuleiten, auch über Landesgrenzen hinaus,

-- elektronische Artikel in Firmen oder Projektdatenbanken zu speichern,

-- Inhalte von externen Quellen z. B. in Präsentationen vor Arbeitskollegen zu nutzen,

-- Dateien etwa über Microsoft SharePoint oder ein Netzwerk-Laufwerk intern bereitzustellen,

-- elektronische Kopien in internen Kommunikationsmedien zu nutzen.

Die Pauschallizenz gestattet ebenfalls, urheberechtlich geschützte Artikel aufgrund gesetzlicher Vorschriften und Regularien bei Behörden einzureichen. RightsDirect ergänzt die Kollektivlizenz durch ein kostenfreies Serviceangebot mit Copyright-Workshops, Schulungen mit Lehrvideos oder Webinaren, das optional von Lizenznehmern wahrgenommen werden kann.

Ein Webinar zum Thema findet am 28. Januar 2015 statt

Pauschallizenz unumgänglich

Diegängige E-Mail-Praxis verstößt oftmals gegen das geltende Urheberrecht. CHEManager sprach mit Kim Zwollo, General Manager RightsDirect, über die Vorteile der VG WORT Digital Copyright Lizenz für die chemische Industrie, mit der Urheberrechtsverletzungen vermieden werden können.

CHEManager: Herr Zwollo, was bietet die VG WORT Digital Copyright Lizenz?

K. Zwollo: Beiträge beispielsweise aus Fachzeitschriften lassen sich mit dieser Lizenz unternehmensweit in Deutschland und in allen anderen Ländern legal nutzen. Denn die Lizenz räumt deutschen Unternehmen, Behörden oder Organisationen pauschal die digitalen Nutzungsrechte für Millionen deutscher und internationaler Quellen ein.

Wieso ist die Weiterleitung externer Informationen ein Problem für Firmen und Organisationen?

K. Zwollo: Sie ist meist rechtswidrig. Die Angestellten wissen oft gar nicht, dass die Weitergabe fremder Werke oder deren Nutzung in digitaler Form sehr häufig Urheberrecht verletzt. Selbst wenn es Richtlinien zum Urheberschutz am Arbeitsplatz geben sollte, ist noch lange nicht gesichert, dass diese auch eingehalten werden: Die Angestellten wären ohne Pauschallizenz immer im Zwiespalt zwischen den rechtlichen Vorgaben und praktischen Zwängen.

Ein Urheberrechtsverstoß verletzt geltendes Recht, läuft zuwider der Unternehmensphilosophie, widerspricht öffentlich publizierten Zielen und konterkariert die Bemühungen des Unternehmens für Compliance in anderen Bereichen. Compliance-Richtlinien bleiben dann Lippenbekenntnisse.

Wie funktioniert die Pauschallizenz?

K. Zwollo: Mit dem Vertrag bekommen die Firmen oder Organisationen ein internetbasiertes, von allen Mitarbeitern leicht bedienbares Tool. Damit lässt sich binnen Sekunden klären, ob die benötigten Rechte dank Pauschallizenz vorliegen.

Welche Vorteile bietet die Lizenz speziell für die chemische Industrie?

K. Zwollo: Besonders in forschungsintensiven Branchen ist ein schneller und umfangreicher Informationsaustausch „lebenswichtig". Diese Industrie legt zudem größten Wert auf die Achtung geistigen Eigentums. Wer eine Pauschallizenz erwirbt, zeigt, dass er es damit ernst meint.