Häufig werden für ein und dasselbe System mehrere Terminologien benutzt. Dies führt in vieler Hinsicht zu Verwirrung. Es gibt viele Definitionen und Interpretationen des Instandhaltungsbegriffs. Diese Interpretationen variieren oft in Bezug auf Faktoren wie „Branche“ und Instandhaltungsstufe“ innerhalb einer Organisation. Für einen Instandhaltungstechniker, der eine praktische Instandhaltungsaufgabe ausführt, könnte der Begriff „Instandhaltung“ das Ersetzen einer Kupplung zwischen einem Motor und einer Pumpe, um wesentliche Mängel in der Funktionalität einer Maschine zu beseitigen, bedeuten. Für einen Manager könnte der Begriff „Instandhaltung“ stattdessen ein Hilfsmittel darstellen, das entwickelt wurde, um Wettbewerbsfähigkeit, Produktivität und Profitabilität zu erhöhen. Die Instandhaltungssoftware, häufig CMMS genannt iIst in der Lage, sämtliche in der Instandhaltung geforderte Aktivitäten abzubilden. Sie befasst sich nicht nur mit der Wartungsplanung sondern kann auch organisatorische Aufgaben, die in der Instandhaltung erfordert sind, abbilden. Darüber hinaus kann sie Schnittstellen mit anderen ERP Systemen wie beispielsweise SAP, Navision etc. bilden und sollte in der Lage sein, sich an Standards wie beispielsweise die DIN EN-13306 zu halten und Instandhaltungsprozesse an diese anzupassen.

Ein weitere wichtiger Bestandteil der Instandhaltungssoftware ist auch die Protokollierung. Nur durch die lückenlose Dokumentation der Wartungsmaßnahmen können Effektivität und Effizienz der Instandhaltung gemessen, ausgewertet und verbessert werden. Wartungsplaner,  häufig Prüfplaner genannt sind in erster Linie dazu da,  Wartungspläne für Ihre Maschinen und Anlagen abzubilden und befassen sich somit hauptsächlich mit präventiver Instandhaltung. Weitere instandhaltungsrelevante Funktionen wie z.B. Fehlermeldungen, Stillstandzeiten, Arbeitskategorien und vieles mehr können zwar in manchen Fällen als Zusatzmodule dazugekauft werden, sind aber nicht zwangsläufig als Kernbestandteile der Software zu verstehen. In erster Linie dienen diese Systeme dazu, Wartungspläne zu erstellen