Wie auch andere Branchen ist die Pharmaindustrie einem ständigen Wandel unterworfen und muss sich den damit verbundenen Herausforderungen stellen. Eine der größten Veränderungen im letzten Jahrzehnt ist die fortschreitende Digitalisierung. Dabei wird die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Reduzierung von Verwaltungsaufgaben durch den Einsatz digitaler Tools wichtiger denn je.

Im Zusammenhang mit der Digitalisierung richtet sich das Augenmerk vor allem auf die großen Datenmengen, die in den Laboren anfallen und gespeichert werden, jedoch nur unzureichend verarbeitet werden können. Um diese riesigen Datenmengen vor Ort zu verwalten und zu pflegen, müssen die Unternehmen ein Labor-Informations- und Management-System (LIMS) einführen.

Die Einführung eines erprobten LIMS trägt dazu bei, Laborprozesse innerhalb eines Labors besser zu vernetzen, die Prüfverfahren zu beschleunigen und das Datenmanagementsystem zu optimieren. LIMS können sogar die Arbeitsabläufe im Labor teilweise oder vollständig automatisieren.

Neben den Vorteilen für das Unternehmen, zu denen verkürzte Entwicklungszeiten, eine Zunahme der jährlichen Forschungsprojekte und eine Produktivitätssteigerung gehören, müssen auch die Vorteile für die Endnutzer berücksichtigt werden. Die Einführung eines LIMS ermöglicht es, eine Menge Zeit zu sparen, da das System dazu führt, dass Daten in hohem Maße rückverfolgbar und leicht abrufbar sind. Außerdem werden mühsame Aufgaben wie die Überprüfung und Übertragung von Daten automatisiert und in den digitalisierten Arbeitsablauf integriert.

Diese Vorteile sind den Benutzern jedoch nicht immer klar. Sie empfinden eine erhöhte Arbeitsbelastung, eine völlige Umstellung ihrer gewohnten Arbeitsabläufe und fürchten (möglicherweise) eine Entlassung, weil sie durch die Technologie ersetzt werden könnten. Diese Skepsis führt zu passivem oder aktivem Widerstand gegen die Veränderung und kann kritische Verzögerungen bei der Umstellung und einen Anstieg der Kosten nach sich ziehen.

„Labor-Informations- und Management-Systeme verwalten Daten und automatisieren Arbeitsabläufe im Labor.“

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, einen Change-Management-Prozess mit bewährten Methoden zu implementieren und auch die menschliche Komponente einer digitalen Transformation nicht zu vernachlässigen:

• Auswahl der richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben: Besonders in der pharmazeutischen Industrie liegt der Schwerpunkt meist auf Aufgaben im Zusammenhang mit Labor- und Forschungsarbeiten. Achten Sie darauf, dass Sie für Ihr Projekt Mitarbeiter auswählen, die motiviert sind und Erfahrung im Projekt- und Änderungsmanagement haben.
• Wohin gehen wir und warum tun wir dies? Klare Kommunikation der Gründe für den Wandel und der Vision des Projekts ist wichtig, so dass die Mitarbeiter verstehen, warum die Veränderung nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für sie selbst wichtig und vorteilhaft ist und was das finale Ziel sein wird.
• Alle sollten die gleichen Ziele verfolgen: Stellen Sie sicher, dass jeder, der an der LIMS-Einführung beteiligt ist, ausreichend eingearbeitet ist und über die Fähigkeiten verfügt, das Projekt zu unterstützen. Kommunizieren Sie die greifbaren Verbesserungen, die sofort helfen, anstatt sich ständig auf eine weit hergeholte Vision zu konzentrieren.
• Kommunikation ist der Schlüssel: Alle Beteiligten (insbesondere die Endnutzer) müssen ausreichend informiert sein, und die Unternehmensleitung muss mit an Bord sein. Wenn sich die Endnutzer nicht unterstützt fühlen, werden Motivation und Engagement gering sein!
• Einführung von KPIs zur Erfolgsmessung: Regelmäßig sollten Umfragen und Follow-up-Interviews mit den wichtigsten Interessengruppen und Endnutzern durchgeführt werden.
• Voraussicht und Reduzierung von Risiken: Befragen Sie die wichtigsten Interessengruppen, um potenzielle Risiken zu ermitteln, und schlagen Sie spezifische Maßnahmen zur Behebung der einzelnen Risiken vor. Passen Sie Geschäftsprozesse an, damit jeder versteht, was das Ergebnis sein wird.
• Ressourcen: Stellen Sie sicher, dass der Umfang des Projekts klar ist und finanzielle und personelle Ressourcen verfügbar sind. Beginnen Sie nicht die Umsetzung, wenn die Ressourcen nicht vorhanden sind. Die Mitarbeiter müssen sich vollständig für das Projekt engagieren und die Verantwortlichkeiten nach dem Projekt müssen klar sein.

Ohne Change Management scheitern digitale Transformationsprojekte mit höherer Wahrscheinlichkeit. Es hilft Firmen, sicherzustellen, dass Änderungen kontrolliert und koordiniert durchgeführt werden. Change Management beginnt mit der Ermittlung des Bedarfs der Änderung, einschließlich der Ziele des Unternehmens und der damit verbundenen Strategie. In einem zweiten Schritt müssen die Risiken und Vorteile der Veränderung sowie die Auswirkungen auf das Unternehmen ermittelt werden.

Nachdem ein Team für das Change Management zusammengestellt wurde, müssen die Strategie und der Prozess für die erfolgreiche Begleitung der Änderung festgelegt werden. Während der Umsetzung müssen Veränderungen und Fortschritte verfolgt und die Mitarbeiterzufriedenheit anhand geeigneter KPIs gemessen werden. Nach jedem Meilenstein müssen Überprüfungen mit allen Interessengruppen durchgeführt werden, gefolgt von einer anschließenden Bewertung des Projektes.

„Ohne Change Management scheitern digitale Transformationsprojekte mit höherer Wahrscheinlichkeit.“

Der Prozess stellt sicher, dass die Veränderungen für die Organisation und ihre Mitarbeiter von Vorteil sind und keine negativen Folgen haben. Die Mitarbeiter müssen auf das vorbereitet werden, was auf sie zukommt. Dies kann dadurch erreicht werden, dass die Veränderungen frühzeitig kommuniziert werden, Unterstützung zur Verfügung gestellt wird und die Mitarbeiter so früh und gut wie möglich einbezogen werden. Für den Erfolg der digitalen Transformation ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter verstehen, was geschieht und welche Vorteile die Veränderung mitbringt. Wenn diese Themen nicht klar kommuniziert werden, kann dies zu Widerstand und Unzufriedenheit führen. Daher ist es wichtig, mit Beginn des Projekts einen Plan zu haben. Das Change Management ist dabei ein entscheidender Prozess für jede Organisation, die sich im Wandel befindet.

Autor: Alexander Tamdjidi, Partner, BearingPoint GmbH, München

Zur Person

Alexander Tamdjidi ist seit Ende 2020 Partner bei BearingPoint und Leiter des Pharma & MedTech Teams, welches einen Fokus auf die digitale Transformation hat. Er ist seit über 20 Jahren in der Beratung aktiv und hat mehr als zwei Dutzend globale Transformationen begleitet, wobei er bei all den digitalen Aspekten immer auch die Belange der Mitarbeitenden im Blick hat. Tamdjidi studierte Luft- und Raumfahrttechnik am Imperial College London und begann seine Berufslaufbahn bei Xerox bevor er 2002 zu PA Consulting wechselte, wo er 19 Jahre lang tätig war.