Für die sechs Disponenten von CPL Pharma Lager und Vertrieb ist dies keine leichte Aufgabe. Sie müssen die Produkte immer zum richtigen Zeitpunkt in optimaler Stückzahl bestellen - und dabei hunderte von Artikelkennzeichen, wie beispielsweise die Mindesthaltbarkeitsdaten, berücksichtigen.

„Unsere alte Bestandsmanagementlösung war zusammen mit der IT-Infrastruktur mitgewachsen. Die Bedarfsermittlung basierte auf einer transparenten Darstellung der Bestands- und der historischen Absatzsituation und einer kurzfristigen Vorausschau auf den Bedarf anhand weniger statistischer Rechenmodelle", erklärt Jürgen Spindler, Geschäftsführer Logistik, Einkauf und Verkauf bei der CPL.
Das früher verwendete Eigenprogramm extrahierte die notwendigen Daten aus diversen Datenbanken, die jedoch im Laufe der Zeit abgestellt oder auf neuere Systeme migriert wurden. Der Programmier- und Administrationsaufwand war erheblich und auf wenige Personen mit Spezialkenntnissen beschränkt.
„Langfristige Bedarfsprognosen und automatisierte Dispositionsprozesse wären mit unserer alten Software nur sehr aufwändig realisierbar gewesen. Deswegen entschieden wir uns für eine Modernisierung unserer IT-Infrastruktur in diesem Bereich."

Klare Grafiken siegen über graue Zahlenkolonnen
Nach der Umstellung des bei CPL im Zentrallager eingesetzten Warenwirtschaftssystems auf eine moderne, datenbankbasierte Standardlösung, waren die Grundlagen für den Einsatz einer ergänzenden Bestandsmanagementsoftware geschaffen. Bei der Selektion bewertete die CPL anhand eines Kriterienkatalogs sieben externe Angebote. Am Ende fiel die Wahl auf die Inform Software Add One Bestandsoptimierung, da es von allen untersuchten Möglichkeiten die meisten Anforderungen bereits durch Standardfunktionen erfüllte.
Insbesondere haben die grafische Aufbereitung der Prognosen, Bestellvorschläge und Controllingtools überzeugt - ein krasser Gegensatz zu den bisherigen Zahlenkolonnen. Eines der wichtigsten Auswahlkriterien war zudem, dass die neue Software zuverlässige Bedarfsprognosen liefert und damit Strukturbrüche, Ausreißer und saisonale Schwankungen erkennt. Auch Werbeaktionen werden berücksichtigt.
Daneben waren eine automatische Disposition von günstigeren, gut prognostizierbaren Gütern und der ortsunabhängige Zugriff der Mitarbeiter über Citrix gefragt. Zu den weiteren Kriterien zählen u.a. die flexible Zuordnung von Sortimentsbereichen oder Lieferanten zu den Disponenten und Artikelnachfolgeregelungen.

Entscheidungsfindung durch Simulationen erleichtert
Die Klammer über sämtliche Warenwirtschaftssysteme und Datenströme im Unternehmen bildet nun Add One. Die Prognoseverfahren wurden zu Beginn auf die speziellen Bedingungen im Pharmamarkt angepasst und liefern seitdem zuverlässige, für die Disponenten nachvollziehbare Ergebnisse. Mithilfe der Simulationsfunktion können die Prognosen dazu genutzt werden, Entscheidungen bei komplexen Fragestellungen vorzubereiten. Wird die Simulation positiv bewertet, besteht die Möglichkeit, die zuvor veränderten Parameter auch operativ zu übernehmen.
„Die Simulationen werden nicht nur von unseren Disponenten, sondern auch vom zuständigen Managementteam gerne bei Entscheidungsfindungen eingesetzt", so Spindler. „Wir nutzen Simulationen über ein ganzes Sortiment, um uns auf Verhandlungen mit Geschäftspartnern vorzubereiten oder die Geschäftsplanung zu unterstützen. Verhandelt beispielsweise ein Lieferant Konditionen für die Bestellung mit für ihn logistisch günstigeren Bestelleinheiten (Karton- oder Palettenabnahme), ist es sehr hilfreich vorher zu wissen, welchen Effekt die neue Rundungsregel auf die Lagerbestandshöhe und andere Parameter hat. Auf Basis harter Fakten kann dann entschieden werden, ob die erzielbaren Mengenrabatte tatsächlich wirtschaftlich sind.
Auch der Dispositionsaufwand hat sich deutlich gesenkt: „Während unsere Disponenten für die Bestellungen bei Herstellern mit zum Teil mehr als 1.000 Lagerartikeln früher mitunter den Großteil eines Tages gebraucht haben, schaffen sie es jetzt durch die hohe Benutzerfreundlichkeit und Datenqualität in einem Bruchteil dieser Zeit", kommentiert Spindler. „Dafür nehmen nun die Datenpflege und das Sortimentsmanagement einen höheren Stellenwert ein. Alles in allem sind wir heute wesentlich reaktionsfähiger und das System läuft ausfallsicher."

Mehr Zeit für Mitarbeiterschulung einplanen
Jeden Morgen verschaffen sich die Disponenten mithilfe intuitiv verständlicher Grafiken einen Überblick über die anfallenden Aufgaben. Die Mitarbeiter können sich bei der Disposition voll und ganz auf Artikel konzentrieren, für die Handlungsbedarf besteht. Die Vereinfachung der Bearbeitung im Lager, sowohl beim Lieferanten, als auch im eigenen Wareneingang, durch Berücksichtigung von logistischen Einheiten wie Bündelung, Versandkarton, Palette, geht in die Bedarfsplanung mit ein und hat dadurch die Struktur am Wareneingang verbessert. Fehlen bei einer Bestellung für die Erreichung von Mindestbestellkriterien noch Positionen, ermöglicht die Auffüllfunktion schnelle Bestellungsergänzungen.
„Wir würden uns wieder für Add One entscheiden. Bei einer erneuten Einführung würden wir noch mehr Augenmerk auf eine umfangreiche und grundlegende Schulung der Mitarbeiter legen, um die immensen Möglichkeiten, die in den Standardfunktionen der Anwendung liegen, optimal umzusetzen", so Spindler. „Außerdem haben wir unsere Ansicht bestätigt bekommen, dass trotz aller Möglichkeiten, die die Technik bietet, der Mensch nicht vergessen werden darf: Erfahrene Mitarbeiter sind auch bei ausgezeichneter Systemunterstützung unverzichtbar."

 Das Projekt auf einen Blick
• Bestandsoptimierung mit Add one
• Management des Anzag Zentrallagers
• Zwei Warenwirtschaftssysteme als Datenquelle
• Softwarezugriff über Citrix
• Planungssicherheit durch präzise Bedarfsprognosen
• Leichtere Entscheidungsfindung durch Simulationen
• Wesentlich geringerer Dispositionsaufwand
• Kosten- und mengenoptimale Bestellvorschläge