Prozessorientiertes Anwendungsmanagement – Grundverständnis und Nutzbarkeit des SAP Solution Managers. In zwei Veranstaltungen mit Vertretern von 13 Firmen aus der Pharmaindustrie wurde das Thema „Solution Manager als einheitliche Plattform zum prozessorientierten Management von Anwendungen" kontrovers auch aus Sicht des Change Control Prozesses diskutiert.

Ergebnis: Auch für prozessorientierte Validierungskonzepte in einem stark regulierten Umfeld und den damit verbundenen hohen Anforderungen an die Dokumentation von Systemen und deren Veränderung bietet der Solution Manager mittlerweile geeignete Lösungen und den entsprechenden
Nutzen.

Das prozessorientierte Anwendungmanagement zielt auf eine stärkere Verknüpfung der Prozesse eines Unternehmens mit den zugehörigen IT-Lösungen. Aktuell besitzen nur einige Unternehmen ein durchgängiges Prozessmodell.

Die Situation verschärft sich durch den erschwerten Zugriff und die mangelnde Aktualität der Dokumentationen. Der Aufbau der Dokumentation orientiert sich in der Regel nicht an der Prozessstruktur, sondern an SAP-Modulen und Funktionalitäten.

Es entstehen Dokumente mit geringer Granularität, deren ständige Aktualisierung nur mit sehr viel Disziplin und Aufwand zu gewährleisten ist.

In der Folge existiert das gesamte Know-how zu Prozessen und Lösungen in den Köpfen weniger Experten.

Ein Konflikt zwischen Projekten zum Ausbau und zur Optimierung von Lösungen und der Gewährleistung eines effizienten operativen Supports ist die Regel. In dieser Situation sind Prozesse und deren Anforderungen entkoppelt von der Dokumentation des Status Quo.

Vorteile prozessorientierten Anwendungsmanagements

Die Vorteile des prozessorientiertem Anwendungsmanagements liegen sowohl im geschäftlichen Bereich als auch im IT-Management.

Im geschäftlichen Bereich werden Anforderungen auf Basis von Prozessverbesserungen erstellt, beurteilt und priorisiert. Eine gesamthafte Bewertung von Nutzen, Kosten und Risiken von Änderungen ist einschließlich der IT-Realisierungsaspekte möglich.

In einem daraus folgenden integrierten Ansatz eines Projektportfoliomanagements können nun Business und IT eine an den Prozesstreibern und der Unternehmensstrategie orientierte Reihe von Projekten aufsetzen.

Eine Erfolgskontrolle ist leichter möglich, weil die entsprechenden Kennzahlen und erwarteten finanziellen Zugewinne schon im Rahmen der Anforderung beschrieben wurden.

Der Change-Prozess wird besser unterstützt, weil Prozess- und Systemveränderungen aktuell dokumentiert vorliegen und entsprechend kommunizierbar und abrufbar sind.

Dem IT-Management wird es ermöglicht, das Geschäft im Sinne abgestimmter Prioritäten zu unterstützen. Projekte werden gemäß ihrem geschäftlichen Nutzen aufgesetzt.

Das Ressourcenmanagement ist nun direkt an die Erhöhung des wirtschaftlichen Erfolgs gekoppelt. Das Wissen zu Prozess und IT-Lösung steckt nicht in den Köpfen einiger weniger Experten, sondern wird in einer Struktur von Prozessverantwortlichen auf der geschäftlichen Seite mitgetragen.

Dies erleichtert auf Basis der vorhandenen Dokumentation Maßnahmen zum Know-how-Transfer in den geschäftlichen Einheiten und entlastet den Support maßgeblich. Dokumentationen können mit vertretbarem Aufwand aktuell gehalten und an zentraler Stelle zugänglich gemacht werden.

Das prozessorientiertem Anwendungsmanagement birgt deutliche Effizienzgewinne im Testmanagement. Die Testdokumente sind hier Prozessen zugeordnet.

Im Rahmen des Prozessumfangs der Projekte ist es nun einfach möglich auf vorhandene Testdokumentationen zuzugreifen und diese zu aktualisieren. Beim Test selbst wird auf die aktualisierte Testdokumentation zurückgegriffen.

Das Testverfahren kann auf Basis wieder verwendbarer Inhalte und Vorgehensweisen standardisiert werden. Dies hilft Testaufwände auf Seiten der IT und der Geschäftseinheiten spürbar zu reduzieren.

Der Solution Manager unterstützt diese Standardisierung mittels einer in die Projektabwicklung integrierten Testmanagement-Lösung.

Prozessmodell

Basis eines prozessorientierten Anwendungsmanagements bildet das Prozessmodell des Unternehmens. Hier werden die vorhandenen Prozesse aus geschäftlicher Sicht auf verschiedenen Stufen beschrieben.

Bei der Modellierung werden in der Regel Werkzeuge wie z. B. ARIS und Visio verwendet. Sie ermöglichen eine Sammlung prozessbezogener Informationen wie z. B. zu Organisationen und Rollen. Eine Anreicherung mit Informationen über die IT-Lösungen ist ebenfalls möglich.

Der Solution Manager an sich ist kein Modellierungstool und beinhaltet nach seiner Befüllung vorrangig die Informationen zu den technischen Abläufen und Details. Über Schnittstellenprogramme können die Ergebnisse des Process Designs mit der Struktur im Solution Manager abgeglichen werden.

Dies ist derzeit möglich für ARIS und Visio. Es entsteht in der Folge eine dem geschäftlichen Prozessmodell entsprechende Ablagestruktur. Diese hat die notwendige Semantik und Granularität für ein effizientes Management von Anforderungen und Dokumentationen. Business und IT besitzen eine einheitliche Sicht auf das Unternehmen.

Für Unternehmen ohne eigenes Prozessmodell beinhaltet der Solution Manager das Business Process Repository, kurz BPR. Der BPR-Inhalt ist schwerpunktmäßig eher funktional- denn prozessorientiert, bietet aber mit seiner Struktur eine geordnete und granulare Verwaltung von Dokumenten.

Er ist angereichert mit Informationen zu den Standardtransaktionen, deren Dokumentation und in Teilbereichen auch zu den IMG-Aktivitäten. Die BPR-Struktur ermöglicht ebenfalls ein verbessertes Change Management auf Basis der dokumentierten Funktionen.

Für Unternehmen, die sich eher funktional begreifen, ist der BPR eine gute Alternative zum rein an den SAP-Modulen orientierten Anwendungsmanagement.

Change Request Management

Das Änderungsmanagement aller Organisationen beschäftigt sich im Wesentlichen stets mit der gleichen Fragestellung: Bevor eine Änderung vorgenommen wird, muss deren Auswirkung bewertet, die Risiken abgewogen und die Änderung bewilligt bzw. abgelehnt werden.

Bei weiterer Betrachtung treten Unterschiede in diesem Prozess auf, die wesentlich von der Organisation und den Regularien, denen ein Unternehmen unterworfen ist, abhängen.

In der pharmazeutischen Industrie werden die Anforderungen an das Veränderungs- Management stark von der GxP-Compliance getrieben.

Prinzipiell gelten für ein prozessorientiertes Änderungsmanagement drei Voraussetzungen:

• Geschäftliche und technische Einflussfaktoren müssen beherrscht werden
• Ein Regelkreis für Änderungen im operativen Prozessmanagement ist zu unterstützen
• Die aktuelle Version einer Prozessausprägung - Prozessschritte und unterstützende IT Lösungen oder Bausteine - muss verfügbar sein.

Will man diese Voraussetzungen erfüllen, ergeben sich daraus folgende Anforderungen:

• Die Verfügbarkeit der aktuellen Geschäftsprozesse ist zu gewährleisten
• Die Verfügbarkeit der aktuellen technischen Dokumentation ebenso
• Die Anforderung muss eine vollständige Beschreibung des Status Quo und des neuen Zustands, enthalten
• Auswirkungs- und Risikoanalyse sind zu unterstützen
• Die Abwicklung der Veränderung in Form der Aktualisierung von Dokumentationen, der Durchführung von Tests inklusive der zugehörigen Freigabeverfahren und des technischen Transportwesens sind integrierter Bestandteil des Prozesses.

Eine Workflow-Unterstützung wäre ideal

Speziell dem Aspekt der Dokumentation kommt in der pharmazeutischen Industrie eine hohe Bedeutung zu. Im Rahmen der GxP-Compliance werden besondere Anforderungen an die Auffindbarkeit, Änderbarkeit (inkl. Historie) und Versionierung von Dokumenten gestellt.

Das prozessorientierte Anwendungsmanagement unterstützt diese Anforderungen maßgeblich, in dem es durch den Prozessansatz eine geeignete Ablagestruktur hierzu vorgibt.

Fazit:

Das prozessorientierte Anwendungmanagement zielt nicht auf eine reine Optimierung der Prozesse des IT-Managements ab, sondern auf die Erhöhung des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens.

Seine Implementierung ist keine ITAngelegenheit, sondern muss von Anfang an mit Beteiligung der Geschäftseinheiten aufgesetzt und realisiert werden.

Zentrale Bausteine des prozessorientierten Managements von Anwendungen sind ein Prozessmodell, ein funktionierender Change-Prozess und klare Dokumentationsrichtlinien.

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