Das neue System zur Vertriebssteuerung, das im Juni 2021 eingeführt wurde, markiert einen weiteren Meilenstein des Modernisierungskurses, der sich vor allem in der Nutzung fortschrittlicher Technologien niederschlägt – vom komplett digitalisierten Lagermanagement am Standort Duisburg bis zum Einsatz von künstlicher Intelligenz im Produktsegment Fahrzeugwäsche.

Digitale Prozesse gehören zur Kür

Mit den entsprechenden Projekten zählt Caramba durchaus zu den Vorreitern im Markt. Denn wie die „DigiChem Surveys“-Studie von EY untermauert, ist ein solches Engagement bei Weitem keine Selbstverständlichkeit. Laut der 2019 erschienenen Untersuchung, bei der 101 Unternehmen der chemischen Industrie zum Stand der Digitalisierung in ihrer Branche befragt wurden, gab nur rund ein Viertel der Teilnehmer an, bei der Einführung digitaler Technologien bereits weit oder sehr weit fortgeschritten zu sein – egal ob im Bereich Kundenbetreuung, Logistik oder Vertrieb. Dabei sind die damit einhergehenden Chancen offensichtlich – angefangen bei schnelleren Durchlaufzeiten über den besseren Marktzugang bis hin zu signifikanten Kosteneinsparungen. Angesichts dieser Potenziale galt es für Caramba, keine Zeit zu verlieren.

Eine Lösung für mannigfaltige Vertriebsmodelle

Die Erwartungshaltung gegenüber der neuen IT-Lösung im Vertrieb war von Anfang an klar definiert: Durch die Zentralisierung des Datenmanagements sollte die Effizienz im Tagesgeschäft nachhaltig verbessert werden. Zugleich ging es darum, umfassenden Analysemöglichkeiten den Weg zu ebnen. Keine leichte Aufgabe, schließlich mussten aufgrund der vielfältigen Marktsegmente, Vertriebsmodelle und Produktlinien für Profibereich und Endverbraucher unterschiedlichste bereichsspezifische Ansprüche in Einklang gebracht werden. So setzt Caramba bei den im Bremer Werk verorteten Produkten für Autowaschstraßen auf klassischen Direktvertrieb. In der Zentrale in Duisburg liegt der Fokus auf dem Absatz über Handelspartner. Das ‚Private-Label‘-Geschäft wird von Duisburg und Bad Kreuznach aus vorangetrieben. Zu den Kunden zählen große Automobilhersteller, die Caramba mit individuellen Reinigungsprodukten zur Fahrzeugpflege beliefert.

„Genau aus diesem Grund war es essenziell, eine gemeinsame Datengrundlage zu schaffen, die detaillierte Forecasts – anhand strukturierter Daten aus einem zentralen System heraus – ermöglicht“, so Marco Grüter, Head of Key Account Management bei Caramba. „Jeder Beteiligte sollte zudem jederzeit eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden haben. Lokal abgespeicherte, über unterschiedliche IT-Komponenten verteilte oder analoge Daten sind für uns ein Relikt der Vergangenheit.“

Von den fachlichen Anforderungen ganz abgesehen musste die Lösung aber auch zur generellen IT-Strategie der Unternehmensgruppe passen. Da bei Caramba bereits an vielerlei Stellen SAP-Lösungen entlang der gesamten Wertschö­pfungskette im Einsatz sind, fügte sich die SAP Sales Cloud perfekt ein. Vor allem die umfangreichen Inte­grationsmöglichkeiten zum SAP ERP brachten Vorteile. Die Entscheidung für das cloudbasierte CRM-Angebot der SAP fiel aufgrund der Flexibilität, Kosteneffizienz und schnellen Verfügbarkeit. Bereits wenige Tage nach der Bestellung hatte das Projektteam Zugang zum System und konnte fachlich loslegen.

IT und Fachabteilung Hand in Hand

Key User aus den jeweiligen Sales-­Teams waren vom Start weg involviert, wobei die Coronapandemie durchaus zur Herausforderung wurde: Ein solches Projekt mit so vielen verschiedenen Beteiligten rein über virtuelle Zusammenkünfte zu stemmen, war eine ganz neue Situation. Schließlich sitzt man sich normalerweise direkt gegenüber und hat dadurch ein Gespür für die Bedürfnisse und Nöte des Einzelnen. Das agile Vorgehensmodell hat sich dabei bewährt. Für die einzelnen, vielfältigen Prozess­anforderungen wurden Schritt für Schritt kleinere Prototypen gebaut und den Anwendern vorgestellt, um diese auf Basis des Feedbacks weiter zu optimieren. Im Zuge der individuellen Systemspezifikation kam die langjährige Expertise der Cronos-Unternehmensgruppe zum Tragen, die das Projekt begleitete.

Harmonie zwischen Standardisierung und individueller Ausprägung

Viele der vertrieblichen Anforderungen von Caramba bildete die SAP Sales Cloud bereits im Standard ab, aber eben nicht alle. Da es sich das Unternehmen auf die Fahnen geschrieben hat, Kunden mit ganzheitlichen Lösungen zu überzeugen, musste sich dies auch im Vertriebssystem niederschlagen. Und so war es bspw. im Hinblick auf die Kundengruppe der Waschanlagenbetreiber zwingend notwendig, die Daten zur jeweiligen technischen Ausstattung erfassen zu können.

„Bestimmte Anlagen benötigen bestimmte Reinigungsprodukte. Über die Angabe von Hersteller und Typ einer Waschstraße lassen sich also nicht zuletzt konkrete Potenziale ableiten. Wenn wir wissen, welche Technik beim Kunden im Einsatz ist, können wir vertrieblich viel spezifischer agieren“, präzisiert Grüter. Hier lieferten die Berater aus Caramba-Sicht einen zielführenden Ansatz zur technischen Umsetzung ohne Modifikationen. Das entsprechende Customizing erfolgte über ein SAP-Add-on: Dadurch profitiert der Vertrieb von dieser wichtigen Funktionalität, ohne dass die Release-­Fähigkeit der SAP Sales Cloud an sich beeinträchtigt wird – ein wichtiger Aspekt vor dem Hintergrund der vierteljährlichen Updates: Den IT-Verantwortlichen war es wichtig, nah am Standard zu bleiben. Klar ist es einer der Vorzüge der Public Cloud, dass vier Mal im Jahr automatisch die jüngsten Optimierungen eingespielt werden. Das bedeutet aber auch, dass regelmäßig und ohne Aufschub getestet werden muss, ob alle Prozesse nahtlos laufen.

Transparenz durch Datenaustausch in Echtzeit

Mittlerweile fließen alle relevanten Daten nahtlos an einer zentralen Stelle zusammen und stehen jedem Beteiligten in Echtzeit zur Verfügung. „Nicht zuletzt dank der Integration zu Outlook können wir auf eine umfassende Dokumentation aller Vorgänge zurückgreifen und sind jederzeit auskunftsfähig“, freut sich Jürgen Rüth, Head of Sales bei Caramba.

Auswertungen zum Ist-Geschäft, der Performance einzelner Produkte und segmentspezifische Forecasts sind auf Knopfdruck generierbar. Jetzt geht es darum, sukzessive weitere Optimierungspotenziale auszuloten.

Um den digitalen Change-Prozess voranzubringen, sollen die umfangreichen Prognosemöglichkeiten im Vertrieb künftig auch in anderen Bereichen ihren Niederschlag finden. Wenn anhand der Datenlage bspw. verlässlich abschätzbar ist, wie sich das Geschäft oder die Nachfrage von einzelnen Produkten künftig gestaltet, kann Marktentwicklungen in vielerlei Hinsicht deutlich proaktiver begegnet werden – egal ob in der Produktion, Disposition oder beim Einkauf. Kostenvorteile bei der Beschaffung von Rohstoffen oder Etiketten sind hierbei nur ein Beispiel von vielen. Dass in der weiteren Digitalisierung der Schlüssel zum Erfolg liegt, steht für Caramba außer Frage.