Die Flottenmanagementlösung von Tomtom Business Solutions unterstützt die Polyrose beim sicheren und verlässlichen Transport von Arzneimitteln, medizinischer Kleingeräte sowie Blut- und Urinproben und minimiert mit Tomtom Remote Working Time administrative Aufgaben.

Von 6 Standorten in der Schweiz beliefert die Polyrose Ärzte, Zahnärzte, Pflegeheime und Spitäler mit Pharmaprodukten sowie medizinischen Kleingeräten und Verbrauchsmaterial. Das Transportunternehmen gehört zu gleichen Teilen den Firmen Zur Rose sowie dem Polymed Medical Center. In den zwei Hauptsitzen, Rümlang und Kirchberg, sowie in den weiteren Standorten beschäftigt das Unternehmen insgesamt 55 Mitarbeiter, die mit einem Fuhrpark von 53 Fahrzeugen täglich eine Strecke von etwa 12.000 km zurücklegen.

Zuverlässige Lösung für sensible Güter

„Als vor einigen Jahren, nach der Modernisierung unseres Fuhrparks, die bisherigen Fahrtenschreiber nicht mehr kompatibel mit den neuen Fahrzeugen waren, haben wir uns für den Einbau einer zukunftssicheren Flottenmanagementlösung entschieden", erklärt André Kuhn, Chefdisponent von Polyrose. Neben der perfekten Abstimmung der Arbeitszeiten waren ein übersichtliches Werkzeug in der Disposition sowie die automatisierte Aufzeichnungen der Touren für die Geschäftsleitung die grundlegenden Faktoren für einen reibungslosen Ablauf.

Von vielen getesteten Lösungen konnte schließlich die Flottenmanagementlösung von Tomtom Business Solutions überzeugen. „Verlässlichkeit ist gerade in unserer Branche entscheidend", erklärt André Kuhn, „Mit der Flottenmanagementlösung von Tomtom Business Solutions haben wir uns für ein modernes und zuverlässiges Telematik-System entschieden, das alle unsere Anforderungen nach einer lückenlosen Aufzeichnung und einer zuverlässigen Fahrzeugortung erfüllt." Ein weiteres Entscheidungskriterium waren die geringen Kosten dieser Lösung.

Den sukzessiven Einbau der 53 Tomtom Link-Boxen sowie die regelmäßigen Umbauarbeiten führte der Tomtom-Partner Schweizer Autohaus Consulting + Swisstelematik aus Wädenswill im Kanton Zürich durch.

Tourenplanung lässt sich strukturieren

Im Hauptstandort Rümlang laufen alle Informationen zu den Flottenfahrzeugen zusammen. Über die browserbasierte Flottenmanagementlösung Tomtom Webfleet haben die vier Dispositionsmitarbeiter die Fahrzeugstandorte und Aufträge jederzeit im Blick. Bei Verkehrsstörungen kann die Disposition schnell reagieren und Kunden über die Verzögerung der Auslieferung informieren.

Bis 19 Uhr am Vortag können Ärzte, Pflegeheime und Spitäler ihre Bestellungen abgeben. Nachts transportiert ein Subunternehmer die wertvolle Ware zu den Polyrose-Außenstellen. Die 53 Fahrer des Transportunternehmens starten ihren Tag früh morgens um 5:30 Uhr in den jeweiligen Außenstellen und erhalten vor Ort die Tourenlisten mit der vorgegebenen Reihenfolge. Grundsätzlich fahren die Mitarbeiter der Polyrose festgelegte Touren.

Sicherheit für Ware, Fahrer und Fahrzeug

Neben der Disposition ist auch die Geschäftsleitung immer auf dem aktuellsten Stand. Zusätzlich zu einer Leinwand, auf der die Fahrzeugstandorte dargestellt werden, erhält Chefdisponent Kuhn bei einigen Kunden eine automatische Auftragsbestätigung per E-Mail. „Jedes unserer Fahrzeuge transportiert täglich Arzneimittel mit einem Wert von bis zu mehreren tausend Franken", erklärt Kuhn. „Für die Patienten ist der Wert einer verlässlichen Lieferung unermesslich. Die Sicherheit für unsere Ware, unsere Fahrzeuge und Fahrer hat deswegen höchste Priorität."
Um die Fahrsicherheit noch weiter zu fördern, kann André Kuhn anhand eines täglichen Reports gefährliche Fahrmanöver erkennen und Fahrern ein direktes Feedback zur Optimierung des Fahrverhaltens geben. Tomtom Business Solutions liefert dem Unternehmensmanagement damit ein einfaches Werkzeug, um ihre Fahrer darin zu unterstützen, sicherer und umweltgerechter zu fahren.

Neben der Fahrsicherheit spielt auch der Zustand der Flottenfahrzeuge eine Rolle. Die Funktion „Service- und Wartungsplanung" ermöglicht es, die tatsächlich gemessene Fahrleistung des Fahrzeuges zu nutzen, um die Service- und Wartungsintervalle zu planen. Das Anlegen von Inspektionszyklen minimiert Nutzungsausfälle sowie damit verbundene Ausfallkosten und spart dem Transportunternehmen neben der manuellen regelmäßigen Prüfung Arbeit und Kosten.

Vorteile für Mitarbeiter

Gleich nach der Einführung der Tomtom-Lösungen hat sich die Polyrose Geschäftsleitung für ein persönliches Gespräch mit den Mitarbeitern entschieden. „Besonders unsere älteren Mitarbeiter waren zunächst sehr skeptisch", erklärt André Kuhn. „Als sie das Tomtom Webfleet Dashboard und die Kartenübersicht über alle angebundenen Flottenfahrzeuge gesehen haben, waren schnell alle Zweifel ausgeräumt und unsere Fahrer von den Vorteilen und Möglichkeiten, die uns die Flottenmanagementlösung bietet, überzeugt."

Die Mitarbeiter profitieren neben den Zeiteinsparungen und dem automatischen Fahrtenbuch auch von der lückenlosen Auflistung der Aufträge. Die exakte Erfassung von Ankunft und Abfahrt bei Kunden belegen die genaue Lieferzeit. „Jede Anlieferung bei den Ärzten wird automatisch dokumentiert", erklärt André Kuhn. „Das ist bei so vielen Stopps eine tolle Unterstützung für unsere Mitarbeiter und für die Geschäftsleitung."
Sowohl bei der Arbeitszeiterfassung, auf der Straße und an den Standorten, für eine strukturierte Fuhrparkverwaltung als auch für eine präzise und effiziente Navigation bei Notfällen sorgen die Lösungen von Tomtom Business Solutions für verlässliche Abläufe bei Polyrose.