Bei Betreibern von Großanlagen gehören regelmäßige Instandhaltungsarbeiten zum Tagesgeschäft. Die Deutsche Infineum, ein Hersteller von Erdöladditiven für Treib- und Schmierstoffe, setzte daher an seinem Produktionsstandort in Köln seit vielen Jahren zum einen auf eigene Ingenieure, Techniker und Handwerker mit spezialisiertem Know-how für Projekte und notfallkritische Arbeiten, zum anderen auf unterschiedliche gewerksabhängige Kontraktoren, welche neben fundiertem Fachwissen über eine besonders gute Orts- und Anlagenkenntnis verfügten. Im Laufe der Jahre traten jedoch mehr und mehr Kostengesichtspunkte in den Vordergrund, weshalb sich der Betreiber intensiv mit alternativen Instandhaltungskonzepten beschäftigte. Das Management entschied sich schließlich für eine Reduzierung der eingesetzten Lieferanten und eine Variabilisierung der Instandhaltung durch ein Main Contracting Modell zusammen mit InfraServ Knapsack. Beim Main Contracting bündeln Dienstleister und Kunde gemeinsam verschiedene Gewerke, Einzelleistungen und Rahmenverträge und definieren in Leistungsverzeichnissen die jeweiligen Preise. „Nach unserer Erfahrung lassen sich Instandhaltungskosten für Betreiber dadurch variabilisieren und senken", sagt Rainer Betzin, Leiter Steuer-ung Anlagenservice bei Infraserv Knapsack. „Gleichzeitig wird mit der Bindung an einen kompetenten Partner dem zunehmenden Fachkräftemangel entgegengewirkt."

Wirksame Steuerung über Leistungskennzahlen
Um den Erfolg der Zusammenarbeit transparent darstellen zu können, vereinbarten InfraServ Knapsack und die Deutsche Infineum verschiedene Erfolgskennzahlen, darunter das Verhältnis von Aufwand zu Aufmaß sowie den Variabilisierungsgrad des Personals. Durch das Main Contracting Modell verbesserte sich die Berechnung von Leistungen nach Leistungsverzeichnis innerhalb von vier Jahren um mehr als 45 %. Heute beträgt der Anteil an ungeplanten und nach Aufwand abgerechneten Arbeiten über alle Gewerke weniger als 7 % des Gesamtbetrags. Gleichzeitig steigerte sich die Variabilität des Unternehmens deutlich. So muss heute kein fachmännisches Personal mehr vorgehalten werden. Die bedarfsgerechte Bereitstellung von qualifizierten sowie besonders befähigten Fachkräften übernimmt InfraServ Knapsack. Ein wichtiger Vorteil, benötigt der Kunde doch in einigen Monaten fast 40 % mehr Kapazitäten als im Jahresmittel und in anderen Monaten bis zu 20 % weniger.
Weitere Einsparungen realisierten beide Unternehmen in der kaufmännischen Abwicklung. Über automatisierte Schnittstellen lassen sich Abrechnungs- und Gutschriftsprozesse nun schneller und ohne Medienbrüche abwickeln. Gemeinsam mit dem Kunden entwickelte Infraserv Knapsack darüber hinaus Systeme zur Erhöhung der Arbeitssicherheit. Dazu werden beispielsweise Unterweisungen spezifisch auf den Kunden zugeschnitten. Für Arbeiten, die der Dienstleister nicht selbst ausführt, greift er ausschließlich auf zertifizierte Lieferanten zurück, die er zudem regelmäßig überprüft.

Herausforderung Perspektivwechsel
Eine besondere Herausforderung für InfraServ Knapsack stellte sich bei der Überzeugung des Fachpersonals beim Kunden von den Vorteilen der neuen Lösung. Aufgrund der gewachsenen Beziehungsstrukturen zwischen Betreiber und bisherigem langjährigen Dienstleister standen die Mitarbeiter dem neuen Konzept und dem neuen Dienstleister zunächst skeptisch gegenüber. Besondere Bedeutung kam daher der intensiven und zielgerichteten Kommunikation mit allen Beteiligten zu, um nicht nur eine Akzeptanz der neuen Situation, sondern die aktive Unterstützung des Modells und damit den Erfolg des gesamten Projekts zu gewährleisten. Heute profitiert das Unternehmen von reduzierten Schnittstellen und gesunkenem Koordinationsaufwand. Gleichzeitig hat der Betreiber seine Variabilität und Effizienz, aber auch die Planungs- und Budgetsicherheit steigern können und zwar durch die Bündelung von Leistungen, ihre bedarfsgerechte Abnahme sowie durch Steigerung der Abrechnung nach Leistungsverzeichnis.