Das Pharmaunternehmen Grünenthal setzt gemeinsam mit dem Heidelberger Beratungsunternehmen CBS Corporate Business Solutions ein mehrjähriges, globales SAP-Rollout-Projekt für Süd- und Mittelamerika um. Insgesamt zehn Buchungskreise in acht Ländern sollen in die zentrale Templatelösung der Gruppe einziehen. Die ersten Meilensteine sind erreicht: Die Vertriebsgesellschaften Brasilien und Venezuela arbeiten seit über einem Jahr erfolgreich mit dem globalen SAP ERP-System. Seit Januar 2015 nutzen zwei Vertriebsgesellschaften sowie ein Produktionsstandort in Ecuador und Peru das System. Alle werden vom SAP Center of Competence (CoC) in Aachen betreut.

Grünenthal hat sich das Ziel gesetzt, weltweit ein zentrales SAP ERP-System für alle Vertriebs- und Produktionsstandorte einzusetzen. Mit Hilfe eines konzernweiten SAP-Systems will das Pharmaunternehmen die Produktivität steigern, die Prozesskosten senken sowie ein einheitliches Reporting einführen und so auch alle Landesorganisationen weltweit vergleichbar machen. Gleichzeitig sollen aber auch die lokalen Anforderungen vom zentralen SAP ERP-System unterstützt werden. Organisatorisches Ziel ist es, das SAP Center of Competence (CoC), zu einem globalen Dienstleister innerhalb der Gruppe weiter auszubauen.

Die Herausforderung für den Arzneimittel-Hersteller war es, beim Südamerika-Rollout ein globales SAP-Template mit den lokalen Anforderungen zu vereinbaren. Dabei ging es erstmals darum, Länder in einer anderen Zeitzone mit komplexen und anderen gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen in das bisher nur in Europa eingesetzte SAP ERP-System zu integrieren. Die Landesorganisationen in Süd- und Mittelamerika nutzen seit vielen Jahren ein individuelles ERP-System sowie ein regionales System für Business Intelligence. Und auch die Situation in Brasilien ist speziell: Da die dortige Vertriebsgesellschaft zum Zeitpunkt der SAP-Einführung noch gar kein operatives Geschäft hatte, bestanden Unklarheiten im Hinblick auf die Anforderungen an das neue System, die sich erst im operativen Alltag herauskristallisieren.

Komplexes Steuersystem

Ein weiterer zentraler Punkt im Projekt sind die hohen gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen in Brasilien bezüglich Steuerverfahren, Materialbewertung und Legal Reporting. Jedes Unternehmen muss für jeden einzelnen Vorgang eine so genannte Nota Fiscal an die Behörden elektronisch übermitteln. Dieses Echtzeit-Fiskalreporting jedes einzelnen Vorgangs muss außerdem mit dem monatlich, vierteljährlich und jährlich zu lieferndem Reporting übereinstimmen.

Der Rollout in Mittel- und Südamerika ist für Grünenthal ein strategisch wichtiges und großes Projekt. Das Mengengerüst umfasst die Einführung des globalen SAP ERP-Systems in acht Länder in Mittel- und Südamerika – mit acht Vertriebsorganisationen und zwei Produktionsstandorten. Zu integrieren sind überdies sechs Logistikddienstleister und zwei Wiegesysteme sowie zwei automatische Lager. Auf der Liste stehen außerdem mehr als zehn Bankenschnittstellen, lokale Schnittstellen zu Payroll-Systemen, Schnittstellen zu drei verschiedenen externen Order-Management-Systemen, verschiedene Varianten von elektronischen Rechnungen sowie das neue System für Nota Fiscal in Brasilien. Nicht zuletzt sollen in den verschiedenen Zeitzonen etwa 650 neue User geschult und unterstützt werden.

Neu für die einen, Standard für die anderen

Das Projektziel soll durch ein globales SAP-Template erreicht werden. Dieses umfasst SAP-Standards für Prozesse, Stammdaten und Reporting, darüber hinaus auch globale interne Definitionen des Pharmaunternehmens sowie in Europa implementierte Prozesse für Geschäftsmodelle mit unterschiedlichen Outsourcing-Konzepten für Logistikdienstleistungen. Auch ein globales Schnittstellen-Konzept für Logistik Service Provider, Payroll-Systeme, Reisekosten, BI-Systeme wird in den neuen Ländern in Mittel- und Südamerika übernommen. Weiterhin verfügt Grünenthal über einen Werkzeugkasten von getesteten und erprobten Migrationstools sowie ein Set von Reports für das tägliche Geschäft.

In einem Auswahlverfahren setzte sich das Heidelberger Beratungsunternehmen cbs Coporate Business Solutions durch. Ausschlaggebende Gründe waren vor allem das Know-how und die Referenzen von über 30 Rollout-Projekten in Südamerika, die Methode, die zum Einsatz kommen sollte und die Expertise zu brasilienspezifischen Anforderungen in Verbindung mit der Lösung SAP Nota Fiscal Eletrônica (SAP NFE).

Der Rollout nach Brasilien startete am 1. Juli 2013 mit einem Workshop. Die cbs-Berater machten die zentrale IT des Pharmaunternehmens, das CoC in Aachen, mit ihren Erfahrungen über die hohen und komplexen Anforderungen in Brasilien vertraut. Dabei gingen die Berater auch auf die kulturellen und sprachlichen Barrieren ein. Das Setup des Systems erfolgte zwischen Mai und Juni 2013 und wurde nach Tests im September 2013 abgeschlossen. Anschließend wurden die neuen Anwender in Brasilien und Venezuela geschult. Insgesamt wurden alle gängigen SAP-Funktionen eingeführt. Ein besonderes Augenmerk lag auf den spezifischen Anforderungen der Pharmabranche in Brasilien.

In Time und in Budget

In Brasilien ging das SAP ERP-System im November 2013 live, Venezuela folgte zwei Monate später. Seit Anfang des Jahres 2015 läuft das System in einer Vertriebsgesellschaft in Peru sowie in Ecuador mit einer Vertriebsgesellschaft und einem Produktionsstandort. Nun sind bei Grünenthal alle europäischen und die ersten fünf lateinamerikanischen Buchungskreise in SAP abgebildet. Das globale SAP ERP-System wird in der zentralen IT des Pharmaunternehmens in Aachen gehostet und durch das SAP Competence Center gewartet. Das gesamte Rollout-Projekt des SAP ERP-Systems in die Länder in Mittel- und Südamerika läuft bis 2016. Insgesamt sind zehn Buchungskreise in acht Ländern geplant. Nach der Einführung in Brasilien, Venezuela, Ecuador und Peru laufen aktuell erste Integrationstests für die Länder Mexiko, Panama und Kolumbien. Nach dem Go Live in diesen Ländern geht es dann in 2016 weiter mit einer Produktionsstätte und einer Vertriebsgesellschaft in Chile.

Überall läuft das SAP ERP-System reibungslos. Der Rollout in die Vertriebsgesellschaft in Brasilien zeigt, dass es sich lohnt, spezielles Know-how über die Staaten in Südamerika von Anfang an zu berücksichtigen – gerade auch dann, wenn noch kein operatives Geschäft vorhanden ist. Den wachsenden Herausforderungen in den vier südamerikanischen Ländern kann das Pharmaunternehmen durch standardisierte und erprobte Prozesse jetzt viel effektiver begegnen. Die einheitliche SAP-Lösung ermöglicht es, die Landesgesellschaften nach eindeutig definierten Kennzahlen transparent zu vergleichen. Das Pharmaunternehmen ist somit in seiner Strategie ein gutes Stück vorangekommen, weltweit mit nur einem SAP ERP-System zu arbeiten.