CITplus - ThyssenKrupp Uhde hat den Prozess für Patent-Anmeldungen durch den Einsatz der globalen Auftragsplattform www.inovia.com optimiert und spart pro Erfindung bis zu 10.000 €.

Die Zahl der weltweiten Patentanmeldungen steigt unaufhörlich und auch in Europa ist ein Trend nach oben zu beobachten. So sind laut Angaben des Europäischen Patentamtes europäische Direktanmeldungen nach dem EPÜ und internationale Anmeldungen nach dem PCT (Patent Cooperation Treaty) von 2011 auf 2012 um über fünf Prozent auf 257.744 gestiegen . Doch bevor ein internationales Patent vergeben wird, muss eine internationale PCT-Anmeldung erfolgen. Diese führt nicht automatisch zu einem internationalen Patent, sondern ist vielmehr eine Art Option auf spätere nationale Anmeldungen. Diese Anmeldungen sind mit sehr großem Zeitaufwand und erheblichen Kosten verbunden, da alle Auslandsanwälte für jedes infrage kommende Land einzeln beauftragt werden müssen.

Eine webbasierte Plattform zur ­Patentanmeldung
inovia.com ist eine globale Instruierungsplattform, die den Eintritt von PCT-Anmeldungen in die nationale Phase, EP-Validierung und Patentübersetzungen vereinfacht und rationalisiert. Nötig sind nur eine Patentnummer und ein Mausklick und die Instruierungsplattform nimmt über eine Schnittstelle Verbindung mit der WIPO (World Intellectual Property Organization) auf, um automatisch die Anzahl von Ansprüchen, Seiten und Wörtern einer Anmeldung zu erfassen, sodass ein präziser und detaillierter Kostenvoranschlag erstellt werden kann. 

Nach dem Prüfen des Kostenvoranschlags erfordert die Vergabe des Auftrags ebenfalls nur einen Mausklick. Benutzer können das Einreichen dem inovia-Patentanwaltsnetzwerk überlassen oder ihre eigenen Anwälte instruieren. In diesem Fall werden die gemachten Angaben gespeichert, sodass diese Anwälte auch bei nachfolgenden Kostenvoranschlägen zur Auswahl stehen. Die webbasierte Plattform bietet nicht nur eine umfassende Technologielösung, sondern verfügt auch über ein globales Netz an Korrespondenzanwälten in mehr als 100 Ländern.

Einsatz bei ThyssenKrupp Uhde
Deutschland liegt in Bezug auf PCT-Anmeldungen nicht nur weltweit an dritter Stelle, hier werden auch mehr PCT-Anmeldungen eingereicht als in jedem anderen Land in Europa - jährlich 15.000. Auch ThyssenKrupp Uhde führt pro Jahr mehrere hundert PCT-Anmeldungen durch. Hierfür nutzt das Unternehmen seit Anfang 2011 die Dienste der Instruierungsplattform. ThyssenKrupp Uhde nutzt sie aber nicht nur für den Eintritt von PCT-Anmeldungen in die nationale Phase, sondern auch für die Regionalisierungen aus erteilten Europäischen Patenten (EP), um bei diesen Prozessen die optimale Zeit- und Kostenersparnis zu erreichen.
„Früher mussten alle Auslandsanwälte der Länder, für die eine PCT-Nationalisierung oder EP-Regionalisierung durchgeführt werden sollte, einzeln durch die Formalsachbearbeitung unserer Patentabteilung angeschrieben bzw. beauftragt werden", erläutert Nina Braun, IP-Manager der Intellectual Property-Patentabteilung bei ThyssenKrupp Uhde. Bei einer Länderliste von 20 bis 25 und manchmal sogar mehr Ländern pro Erfindung musste für jedes Land ein Orderschreiben erstellt und mit den benötigten Unterlagen verschickt werden. Dass damit nicht nur ein erheblicher Zeitaufwand, sondern auch sehr hohe Kosten verbunden sind, liegt auf der Hand. Um diesen Zustand zu ändern, suchte man nach Alternativen.

Nationalisierungen und ­Regionalisierungen
Auf einem Seminar wurde Nina Braun auf die Dienstleistungen von inovia aufmerksam. Gemeinsam mit ihrem Vorgesetzten entschied Nina Braun, einzelne Aufträge an die Plattform zu vergeben, um die Dienstleistung und die Zusammenarbeit zu testen. Bereits nach einer kurzen Evaluierungsphase entschloss man sich zu einer weiterführenden Kooperation. „Da wir sehr zufrieden waren und die Zusammenarbeit sehr schätzen, beauftragten wir inovia grundsätzlich mit allen anstehenden Nationalisierungen und Regionalisierungen", so Braun. Spezielle Einweisungen oder Trainings für die Mitarbeiter der IP-Patentabteilung waren für den Einsatz der Plattform nicht notwendig. „Als ich mich damit beschäftigte, habe ich mir das System selbst angeeignet, was in sehr kurzer Zeit möglich ist. Anschließend habe ich die Kenntnisse meinen Kolleginnen weitervermittelt, sodass nach knapp zwei Wochen alle Mitarbeiter damit arbeiten konnten", so Braun.
Heute haben alle Mitarbeiterinnen der Patent-Formalsachbearbeitung bei ThyssenKrupp Uhde einen Online-Zugang zu der Webseite. Dort werden die jeweils gewünschten Länder, in denen die Nationalisierungen aus PCT oder die Regionalisierungen aus EP durchgeführt werden sollen, angegeben und - soweit vorhanden - bereits englische Übersetzungen elektronisch angehängt und an inovia übertragen. Nach Eingabe der benötigten Daten erhält die jeweilige Formalsachbearbeiterin der Patentabteilung eine entsprechende Auftragsbestätigung und einige Tage später per E-Mail alle für die Nationalisierungen beziehungsweise Regionalisierungen in den einzelnen Ländern benötigten Formulare. Nach Bearbeitung werden diese wieder den Auslandsanwälten der jeweils zuständigen Stellen zur Verfügung gestellt.

Vollständige Transparenz
Bei den Patent-Auslandseinreichungen legt inovia großen Wert auf vollständige Transparenz. So erhält der Auftraggeber vor Absetzen der Beauftragung bspw. einen Kostenvoranschlag unterteilt in die einzelnen gewünschten Länder. Für jedes zu ordernde Land kann bei jeder Erfindung ausgewählt werden, ob der Anwalt aus dem Partnernetzwerk von inovia beauftragt werden soll, oder der vom Auftraggeber zu Beginn der Zusammenarbeit vorgeschlagene Anwalt.
Neben der möglichen Auswahl des „Wunsch-Anwaltes" bei Vergabe einer Order an inovia werden stets auch die Preise des jeweils auswählbaren Anwaltes angezeigt, sodass die erheblichen Kosteneinsparungen bereits auf den ersten Blick sichtbar werden. „Bisher konnten wir keinerlei negative Qualitätsunterschiede zwischen den von der Auftragsplattform vorgeschlagenen und den eigenen Auslandsanwälten von ThyssenKrupp Uhde feststellen, sodass wir auf die vorgeschlagenen, in den meisten Fällen günstigeren, Auslandsanwälte sehr gerne zugreifen", erklärt Braun.
Durch die Umstellung bei PCT-Anmeldungen und EP-Validierungen auf die Plattform von inovia konnte ThyssenKrupp Uhde neben einer erheblichen Zeitersparnis auch die Kosten beträchtlich senken. „Pro Erfindung kann die Kostenersparnis zum Teil bis zu 10.000 € betragen", erklärt Braun. „Insgesamt sind wir äußerst zufrieden mit der Lösung."