Gerade in einer Forschungseinrichtung müssen Anlagen und Geräte einwandfrei funktionieren. Zum einen stellen sie sicher, dass die wissenschaftliche Infrastruktur nicht beeinträchtigt wird. Zum anderen muss die Sicherheit der Mitarbeiter zu jeder Zeit voll gewährleistet sein. Deswegen hat der Gesetzgeber eine ganze Reihe von Arbeitschutzregelungen und Prüfrichtlinien erlassen, die sämtliche Betriebsmittel erfassen: Heizung, Lüftung, Wasseraufbereitung ebenso wie Fenster, Türen und Aufzüge. Das Max-Planck-Institut in Dresden setzt für das Wartungsmanagement seiner Anlagen nun eine Software ein: Sie bringt Transparenz und Sicherheit und vergrößert gleichzeitig die Effizienz der Abläufe.

Das Max-Planck-Institut für Chemische Physik fester Stoffe (MPI CPfS) in Dresden führt experimentelle und theoretische Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Materialwissenschaften durch. Es gehört zur Max-Planck-Gesellschaft mit ihren über 80 Instituten unterschiedlichster Fachrichtungen. Am Standort in Dresden arbeiten rund 250 Mitarbeiter auf einer Fläche von knapp 19.000 m².

Herausforderungen an die Wartung

Die Abteilung Technik ist dabei für die technische Infrastruktur des Instituts zuständig. Sie betreibt insgesamt rund 800 Anlagen. Dazu zählen u.a. Kühlanlagen, die Heizung, die Neutralisationsanlage und Wasseraufbereitungsanlagen; aber auch Aufzüge, Lüftungen, Brandschutz- und Gasanlagen. Sieben Mitarbeiter der Haustechnik stellen die Wartungs- und Prüfarbeiten 24 Stunden am Tag sicher.

Die Funktionalität der Anlagen hat Priorität, da sie die wissenschaftliche Infrastruktur für die Laboratorien gewährleisten. Außerdem ist eine Langzeitabsicherung längerfristiger Experimente erforderlich. Kritisch ist hierbei die Einhaltung behördlicher Vorgaben, darunter die Prüfung von Brandschutzklappen, der Aufzüge-TÜV oder die Hygieneprüfung der Lüftung.

Einzelne Mitarbeiter trugen in der Vergangenheit die Verantwortung für Wartungs- und Prüftermine der Anlagen. Problematisch war dabei, dass die Dokumentation der Prüfungen teilweise unvollständig oder in unterschiedlicher Ausführung vorlag und eine übergreifende Kontrolle nicht möglich war.

Prüffristen- und Wartungsmanagement neu aufgestellt

Das Institut wollte das Prüfmanagement mit einem modernen Tool zeitgemäß aufstellen. Zum einen sollte eine lückenlose Dokumentation der Wartungs- und Prüfaufgaben sowie des gesamten Anlagenlebens erfolgen. Zudem sollten Dokumente zu den Objekten, etwa Wartungsvertrag oder Bedienungsanleitung, hinterlegt werden können. Das Programm sollte den Verantwortlichen außerdem klar aufschlüsseln, welche Arbeiten wann auszuführen sind und zudem den Vorgesetzten eine Kontrollmöglichkeit bieten.

Den Mitarbeitern sollte ein benutzerfreundliches Programm zur Verfügung stehen – mit einer schnellen Übersicht samt Suchfunktion. Es sollte außerdem Bezeichnungen, Verfahren und Arbeitsstände vereinheitlichen und für alle eine einheitliche Basis schaffen. Die Wahl des Instituts fiel auf den „Wartungsplaner“. Bei mehr als 5.900 Firmen erfolgreich im Einsatz, entspricht das Software Tool den Empfehlungen der Berufsgenossenschaften für das Prüffristenmanagement.

An die Erfordernisse der Praxis angepasst

Nach Schulung und Anpassung erfolgte die Einführung der Software. Der Technische Leiter des MPI CPfS, Andreas Schwoboda, gab eine Struktur vor. Über zwei Jahre hinweg wurden die Daten in das neue System migriert und das Programm optimiert. Aktuell befindet sich das Programm im Rollout für die Mitarbeiter. In der Abteilung Technik arbeiten zehn Angestellte mit dem Wartungsplaner, in der Verwaltung ein Mitarbeiter.

Der Wartungsplaner wurde flexibel den Erfordernissen aus der Praxis angepasst. Zum Beispiel ist es für das Institut hilfreich, wenn Anlagen, die komplett von einer Wartungsfirma betreut werden, als Sammelobjekt zusammengefasst werden, etwa die Lüftungsanlage. Dort erfolgt nun die Terminierung und Dokumentenablage für alle Teile der Anlage.

Erhöhte Sicherheit und Transparenz

Dank der Software können die Anlagen des Instituts immer termingerecht gewartet werden. Weiteres Plus: Unterbrechungen oder Störungen der wissenschaftlichen Arbeit werden reduziert. Notwendige Reparaturen werden nicht vergessen. Das Software Tool übernimmt die Dokumentation, so dass Reparaturwiederholungen besser erkannt werden. Auch die Terminierung der Wartungen lässt sich leichter koordinieren. Da Arbeitsabläufe gestrafft und Synergieeffekte genutzt werden, sinkt die Ausfallzeit der Anlagen während der Wartung. Dank der Speicherung auf einem gesonderten Laufwerk mit eigener Zugriffsmöglichkeit und Absicherung sind die sensiblen Daten sicher.

Die Mitarbeiter müssen auch nicht mehr nach Dokumenten für die Revision suchen. „Mit dem Wartungsplaner haben wir eine bessere Kontrolle für die Mitarbeiter und die Vorgesetzten eine lückenlose Dokumentation der Wartungs- und Prüfarbeiten,“ sagt Schwoboda. Das Programm bringe Transparenz in Vorbereitung, Durchführung, Kontrolle und Abnahme der Wartungen. So können die entsprechenden Maßnahmen gezielt eingeleitet werden. 

Controlling-Instrument für die Instandhaltung

Der Wartungsplaner ist ein Controlling-Instrument für die Instandhaltung und dient zur Überwachung regelmäßiger Geräte- und Maschinenprüfungen. Er deckt alle Ansprüche in der Instandhaltung in einem System ab und macht die übersichtliche Erfassung von Störungen, Instandhaltungsarbeiten, Prüfungen, Wartungen und Reparaturen möglich. Die Software ist eine praxisnahe Komplettlösung für den Arbeitsschutz und ideal für prüfpflichtige Gegenstände. Integriert in die Software sind mobile Lösungen per Scanner oder App für iOS und Android.