Beim komplizierten Management von Unterlagen unterschiedlicher Art unterstützt Iron Mountain als Spezialist für die sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten mit maßgeschneiderten Lösungen, so auch mit der aktiven Verwaltung von Daten. Für die Pharmaindustrie bedeutet dies den schnellen Zugriff auf Daten zur Überprüfung und Verteidigung ihrer Patente sowie die Optimierung der unternehmensweiten Informationsnutzung. Zudem profitieren Unternehmen an allen Standorten weltweit von denselben Prozessen und Nachweisketten für die strikte Einhaltung von Vorschriften und Regeln wie GCP und GLP.

Expansion auf internationaler Ebene sowie komplexe Fusionen und Übernahmen stellen Pharmaunternehmen zunehmend vor große Herausforderungen. Beispielsweise gilt es, den Überblick über die steigende Vielzahl an Patenten sowie deren Ablaufdaten zu behalten. Gleichzeitig ist es wichtig, das Unternehmen vor negativen Rechtsfolgen zu schützen und im Falle eines Rechtsstreits innerhalb kürzester Zeit sämtliche vor Gericht erforderlichen Unterlagen in Form von Originaldokumenten zusammenzustellen.
Die Einhaltung diverser Standards muss gewährleistet sein. Dies steigert sowohl die Bedeutung des Informationsmanagements als auch der entsprechenden Speicher- und Datenverarbeitungsprozesse erheblich – insbesondere dann, wenn Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten sowie die Produktion an verschiedenen Standorten ausgeführt werden. Um solchen Herausforderungen gerecht zu werden, bietet Iron Mountain ein umfassendes System für das Informationsmanagement.  

Informationen global vernetzt
Mit der Einführung seines sicheren und schnellen Archivmanagementsystems unterstützt Iron Mountain Kunden in über 36 Ländern. Indem sich das System stets flexibel an die Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens anpasst, ermöglicht es die standortübergreifende Archivierung sowie die gemeinsame Nutzung und Verwaltung physischer und digitaler Dokumente.
„Über unser Online-Kundenportal IM Connect haben Kunden sogar die Möglichkeit zur Indizierung und Kategorisierung ihrer Dokumente unter Verwendung ihrer firmeneigenen Terminologie“, so Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. „So filtern sie beispielsweise nach Ablaufdaten der Patente oder speziellen Schlüsselwörtern, um zusammenhängende Dokumente zu erkennen.“
Die Experten helfen bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen inklusive der sicheren Vernichtung abgelaufener Dokumente und digitaler Medien. Regelmäßige Kontrollen und eine zuverlässige Protokollierung sorgen für eine lückenlose Nachweiskette und bieten an allen Standorten stets schnellen Zugriff auf sämtliche Informationen. Entweder in Papierform oder als gescannte Dokumente.
Um Unternehmen aus der Pharma- und Chemiebranche noch besser adressieren zu können, betreibt Iron Mountain in Deutschland mehrere auf Basis des Qualitätssicherungssystems „Gute Laborpraxis“ (GLP) zertifizierte Lagerstandorte. Dabei verschreibt sich der externe Dienstleister intern sogar einem höheren Standard als von den GLP-Anforderungen vorgesehen, sodass sämtliche Dokumentationsunterlagen zu durchgeführten Prüfungen und Studien sowie die zugehörigen Proben und Rückstellmuster nach besonders strengen Regelungen archiviert werden.
„Gerade in diesen Branchen ist die Archivierung unternehmenskritisch“, bestätigt Börgmann. „Gerne sind wir unseren Kunden bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen behilflich.“


Aus der Praxis: Effektives Archivmanagement
Zum Schutz ihres geistigen Eigentums müssen Unternehmen bei Bedarf sämtliche Daten in Bezug auf Arzneimittelentwicklung, Patente und Verträge schnell und zuverlässig nachverfolgen, abrufen und zusammenstellen können. Im Fall eines Rechtsstreits bleibt in der Regel nur wenig Zeit um die vor Gericht erforderlichen Beweismaterialien zu sammeln. Deshalb sollten sämtliche eventuell benötigten Informationen jederzeit vollständig und leicht zugänglich vorliegen.
„Wir sind in der Lage, alle Arten von Unterlagen, einschließlich gehefteten Dokumenten sowie handschriftlichen Aufzeichnungen und Notizen, schnell zu scannen und bereitzustellen“, erläutert Börgmann. „Zudem kümmern wir uns um alle Vorschriften in Bezug auf die Herausgabe und brennen die gescannten Dokumente auf CD/DVD, sodass sie direkt im Prozess verwendet werden können. Auf diese Weise haben wir für einen Kunden in Frankreich über eine Million Dokumente in nur vier Tagen verarbeitet.“