Hochwertige Anti-Aging-Produkte der Eigenmarke Mila d‘Opiz sind das Aushängeschild des Schweizer Kosmetikherstellers M. Opitz & Co. Das Besondere dabei: Das Unternehmen ist nach Swissmedic zertifiziert und erfüllt damit die strengen Regularien der Schweizer Pharmaindustrie. Dies ist möglich, weil M. Opitz ein branchenorientiertes und flexibles ERP-System im Einsatz hat, das alle Prozesse von Einkauf bis Versand umfassend abbildet – und die regulatorisch vorgegebene Rückverfolgbarkeit von Rohstoffen ermöglicht.

Beim Familienunternehmen M. Opitz findet keine Massenfertigung statt, vielmehr entstehen hochwertige kosmetische und pharmazeutische Produkte – und zwar mit Swissmedic-Zertifikat. Es weist nach, dass das Unternehmen nicht nur die Regularien der Kosmetikindustrie befolgt, sondern auch die wesentlich strengeren der Schweizer Pharmabranche. Caroline Studer, CEO des Unternehmens, ist stolz auf dieses Gütesiegel: „Als eines der wenigen Kosmetikunternehmen in der Schweiz stellen wir alle Kosmetika gemäß Swissmedic-Standard her. Darüber hinaus ermöglicht uns das Zertifikat, mit Ausnahme von Tabletten, alle Pharmaprodukte im Auftrag von Arzneimittelherstellern zu produzieren. Zudem beobachten wir, dass Kosmetik und Pharma immer näher zueinander heranrücken, da vor allem Nachverfolgbarkeit der Rohstoffe und Nachhaltigkeit in beiden Bereichen eine immer größere Rolle spielen.“ Insgesamt werden Kunden in rund 40 Ländern beliefert.

Abschied vom Schnittstellen-Salat

Nicht nur wegen der hohen Qualitätsstandards benötigt der Kosmetikhersteller eine stets flexibel ausbaufähige IT-Unternehmenslösung, die zudem branchenspezifisch alle wesentlichen Betriebs- und Produktionsprozesse abbilden kann. „Ursprünglich hatten wir ein AS400-Warenwirtschaftssystem genutzt und über zahlreiche Schnittstellen die anderen benötigten Systeme angebunden. Heute wäre damit keine effektive Arbeit mehr möglich“, erklärt Studer. Deshalb wurde auf ein ERP-System (ERP, Enterprise Resource Planning) mit möglichst wenig Schnittstellen umgestellt. Es beendete den Schnittstellen-Salat der bisherigen Insel­lösungen und bildet heute (fast) alle Betriebsprozesse ab.
Rund ein halbes Dutzend Anbieter nahm das Unternehmen in die engere Auswahl und evaluierte diese über mehrere Monate. „Es war relativ schnell klar, dass ein großer Anbieter für uns nicht in Frage kommt – sei es preislich oder dass wir als mittelständisches Unternehmen gerne mit Partnern auf Augenhöhe zusammenarbeiten“, blickt Studer zurück. Den Zuschlag erhielt schließlich die GUS Schweiz mit ihrer GUS-OS Suite: „GUS verfügte bereits über zahlreichen Referenzen in verwandten Branchen wie Chemie, Lebensmittel und Lifestyle, die mit ähnlichen Prozessen wie wir arbeiten – und passt als selbst mittelständisches Unternehmen sehr gut zu einem Familienbetrieb wie M. Opitz.“

Großreinemachen bei den Daten

Dann ging alles sehr schnell – das Migrationsprojekt konnte zusammen mit den GUS-Experten im Eiltempo abgeschlossen werden. Denn das Familienunternehmen hatte seine Hausaufgaben gemacht und in Sonderschichten eine gründliche Datenbereinigung durchgeführt. „Wir haben rund 90 % der Daten neu eingegeben, bevor wir den Live-Betrieb mit der GUS-OS Suite aufgenommen haben. Ich würde jedem Anwender dieses Vorgehen vor der Migration empfehlen – es lohnt sich!“, betont Studer. „Außerdem brannte fast die ganze Belegschaft darauf, mit dem neuen System zu arbeiten und legte dementsprechend ein hohes Tempo vor. Und die Kollegen von der GUS Schweiz zogen nahtlos mit.“  
Mittlerweile ist das Kosmetikunternehmen gewachsen und die ERP-Lösung wächst kontinuierlich mit.

Geschäftsführerin Studer nennt ein Beispiel: „Mit der neuen Version 6 der GUS-OS Suite führen wir nun auch die Validierung für die Swissmedic-Zertifizierung durch, die alle fünf Jahre erneuert werden muss.“ Darüber hinaus gelte es u.a., verschiedene gesetzliche Compliance-Regelungen für 40 Länder zu hinterlegen: „Wir benötigen für unsere dortigen Vertriebsorganisationen unterschiedliche Preise und Artikelstammdaten, die wir mithilfe der GUS-OS Suite problemlos abbilden können.“ Im Zuge der Migration hatte Mila d’Opiz seine Prozesse so weit wie möglich an den Standard der GUS-OS Suite angepasst. Lediglich spezielle Anforderungen von Qualitätsvorgaben wie Swissmedic und GMP erforderten Modifikationen in der Software.

Vom Einkauf bis zur Rechnungsstellung

So werden von Einkauf über Anlieferung, Produktion und Spedition bis Rechnungsstellung alle Prozesse mithilfe des ERP-Systems abgebildet und gesteuert. Besonders hilfreich sind für die Produktion die Planvorschläge, die das System selbsttätig auf Basis der vorhandenen Daten erstellt, sowie die minutiösen Joblisten für die Produktionssteuerung, in der die Rezepturen hinterlegt sind: „Ist zu viel oder zu wenig von einem bestimmten Rohstoff auf der Waage, wird der Vorgang sofort vom System gestoppt. Dadurch liegt die Fehlerquote beim Einwiegen bei nahe Null, und wir sichern die Qualität“, nennt Studer ein Beispiel.

Sämtliche Prozessschritte, die ein Kosmetikprodukt bis zur fertigen Cremedose mit Faltschachtel und Beipackzettel durchläuft, sind im System hinterlegt: angefangen bei den Gebinden für die verschiedenen Rohstoffe und das Einwiegen für die Produktionsmaschinen, die gemäß Swissmedic-Vorgaben durch Abschrankungen voneinander getrennt sind; darüber hinaus die Weiterverarbeitung, Kühlung oder Erwärmung und mikrobiologische Behandlung sowie die Einlagerung der fertigen Masse („Bulk“) in Behältern.

Scanner statt manueller Eingaben
Um die Prozesse noch schneller, sauberer und effektiver abzuwickeln, will M. Opitz zusammen mit der GUS Schweiz künftig Scanner für die Konfektionierung der Ware einführen: „Dadurch fällt die manuelle Eingabe der Daten weg – das spart uns viel Zeit und minimiert fehlerhafte Dateneingaben“, erklärt Studer. Mittelfristig sollen auch Spedition und Versand durch den Einsatz von RFID-Technologie noch stärker in die digitale Steuerung der Betriebsprozesse eingebunden werden. So blickt Studer auch mit Blick auf die IT-Unterstützung optimistisch in die Zukunft: „Mit der GUS-OS Suite haben wir genau das bekommen, was wir brauchen: eine Steuerzentrale, die durch stetige Weiterentwicklung ausbau- und zukunftsfähig bleibt.“

„Zudem beobachten wir, dass Kosmetik und Pharma immer näher zueinander heranrücken, da vor allem Nachverfolgbarkeit der Rohstoffe und Nachhaltigkeit in beiden Bereichen eine immer größere Rolle spielen.“

 

Die GUS-OS Suite im Einsatz bei M. Opitz & Co.

• Übersichtliche zentrale Lösung mit benutzerfreundlicher Datenaufbereitung und detailliertem Reporting
• Sicherstellen der nahtlosen Nachverfolgbarkeit
• Bereitstellen eines prävalidierten und daher validierungsfähigen Systems
• Ablösung verstreuter Inselsysteme
• Schnellere und stabilere Prozesse von Einkauf bis Versand
• Maßgeschneiderte Produktangebote für Kunden
• Mehr Flexibilität und Agilität in der Produktionsplanung
• Bessere Qualitätssicherung im Produktionsprozess
• Sicherung von Compliance und Nachverfolgbarkeit für Rohstoffe
• Skalierbare Basis für künftiges Wachstum