Zusätzlich sind die Unternehmen mit immer mehr Vorschriften und Auflagen wie derzeit mit einem neuen Zoll­-
re­lease und damit aufwendigeren Atlas Meldungen konfrontiert; Veränderungen, z.B. durch den Brexit, erhöhen die Komplexität. CHEManager hat zu diesem Thema Manfred Steins, Geschäftsführer der Anton Software aus Göttingen befragt, einen Experten in Sachen Export und Versand, mit weitreichenden Kenntnissen über die speziellen Anforderungen in der Chemieindustrie.

CHEManager: Herr Steins, Ihr Versand- und Exportsystem bietet auch Branchenlösungen für die chemische Industrie. Was sind die besonderen Anforderungen im Chemiesektor?

Manfred Steins: Da gibt es natürlich einige, das fängt bei der Handhabung der Gefahrgutdaten an und geht mit der Verpackung, dem Gefahrgutversand und auch mit der Präferenzkalkulation weiter. Um zu einer automatisierten Verarbeitung zu kommen, müssen eine ganze Reihe von Punkten und Standards im Export-Versandsystem beachtet werden.

Zunächst ist die Verwaltung der Gefahrgutdaten die grundlegende Voraussetzung für eine Automatisierung. Das Zusammenspiel mit dem LVS oder ERP-System steht dabei im Fokus; bei unseren ERP-Partnern ist das bestens gelöst. Alle relevanten Daten werden an unser EVA Versand- und Exportsystem übergeben und in der Datenbank abgelegt: Verpackungsgruppen, UN-Nummern, Flammpunkte, technische Bezeichnungen, Tunnelcodes und so weiter. Die Daten werden normalerweise je Verkehrszweig übergeben, so dass ein kurzfristiger Wechsel der Transportart in EVA immer möglich ist. Jede Unkorrektheit verursacht – eventuell auch erst im Nachhinein – massive Probleme. Im Limited-­Quantity-Bereich ist der Versand dagegen relativ unproblematisch.

„Die Verwaltung der Gefahrgutdaten ist die grundlegende Voraussetzung für eine Automatisierung.“

 

Wie funktioniert dies im Detail?

M. Steins: Für den Luft- und Seetransport müssen die Waren beziehumgsweise Gebinde den Packstücken zugeordnet werden, in denen sie verpackt wurden. Diese Daten können ebenfalls vom Vorsystem übergeben werden, falls sie dort zur Verfügung stehen. Falls dies nicht so ist, kann in EVA bequem entweder am Bildschirmarbeitsplatz oder auch mit Mobilgeräten verpackt werden. Handhabung und Verarbeitung von Gebinde-Informationen sind hier besonders wichtig, da sie Zeit sparen. Diese Information wird ohnehin auf einigen Dokumenten und von einigen Zollämtern verlangt. Sind diese Daten im System fertig hinterlegt, werden sie – je nach benötigter Funktion – weiterverarbeitet.

Für den Dokumentendruck gibt es, je nach Transportart, unterschiedliche Vorschriften. Während es beim Straßentransport (ADR) lediglich auf Reihenfolge und Vollständigkeit ankommt, sind die Dokumente im Luft- und Seefrachtbereich auch vom Layout her bis ins Kleinste vorgegeben. Bereits das Überschreiben einer Tabellenlinie oder ein Schreibfehler kann dazu führen, dass die Ware stehenbleibt und der Transport Folgekosten verursacht. Häufig entsteht hier besonders bei der IMO-Erklärung geradezu ein Papierwust, wenn lediglich eine Gefahrgutposition auf einem Dokument ausgegeben wird.

Dagegen ist EVA auf Wunsch in der Lage, den gesamten zur Verfügung stehenden Platz auf dem Dokument auszunutzen.

Aber auch beim Straßentransport kann der Anwender stark entlastet werden, zum Beispiel durch die Ermittlung von Gefahrgutpunkten über das versendete Stückgut oder eine ganze Brücke auf Basis der Ladeliste  (Anm. d. Red: 1.000-Punkte Regel). Vor allem entlastet die elektronische Übergabe der Gefahrgutdaten an den Spediteur. Sie funktioniert viel schneller als die manuelle Erfassung in dessen Portal und ist nicht so fehlerträchtig. Da die Haftung bei Fehlern auf Seiten des Versenders liegt, sollten diese Daten unter allen Umständen fehlerfrei beim Spediteur ankommen.

In der Summe sind also an das Versandsystem hier eine ganze Reihe von besonderen Anforderungen zu stellen, bei denen Fehler oder Ungenauigkeiten sehr schnell zu Problemen führen können. Daher ist die Anpassung an die internen Abläufe des Versenders und die Umsetzung in der Software besonders wichtig. Da Anton genau auf diese Punkte spezialisiert ist, wird durch EVA hier ein besonders hoher Automatisierungsgrad erreicht.

Regelmäßige Schulungen unserer Mitarbeiter in diesem Bereich tun ein Übriges.

Wie wird die Präferenzkalkulation im Chemiesektor gelöst?

M. Steins: Auch bei der Präferenzkalkulation gibt es eine ganze Reihe von Herausforderungen, die durch besondere Abläufe in der Chemie und in der Verarbeitung von Grundstoffen an ein Softwaresystem gestellt werden. Entsprechende Haftungs- und Dokumentationspflichten sind zwar für alle Branchen identisch, in Chemiefirmen finden wir aber häufig höhere Qualitätsanforderungen aus präferentieller Sicht vor.

Dies beginnt mit der Verarbeitung von Chargeninformationen, die eine exakte Bestimmung der Ursprungssituation von Endprodukten auf der Basis von einzelnen, gelieferten Rohstoffen zulassen. In vielen Fällen gibt es allerdings einzelne Rohstoffe, für die keine exakte Ursprungssituation vorliegt – zum Beispiel Lösungsmittel in großen Erdtanks. Das Präferenzsystem sollte also in der Lage sein, nur diese Produkte mit der Worst-­Case-Regel zu behandeln. Weitere zollrechtliche Sonderregeln wie Minimalbehandlung oder die Verarbeitung von Grundstoffen, die vollständig erzeugt oder gewonnen wurden, sollten ebenfalls möglich sein.

Arbeiten mehrere Mandanten, die sich untereinander beliefern, in einem EVA-System, wird das durch ein Intercompany Modul abgebildet, so dass auch hier eine vollständige Dokumentation in Form von Lieferantenerklärungen vorliegt, ohne dass Mehrarbeit entsteht. Zur elektronischen Anforderung von Lieferantenerklärungen kann die eBVZH-­Schnittstelle verwendet werden.

Im Chemiebereich ist die Datensicherheit gerade in der Präferenzkalkulation besonders wichtig. Gelangen die dafür notwendigen Daten – Lieferanten, Einkaufs- und Verkaufspreise, Rezepturen – in die falschen Hände, steht das Betriebskapital auf dem Spiel. Die EVA Präferenzkalkulation ist daher immer ein Inhouse-System und ist auch als Stand-alone-Lösung verfügbar.