Der Evonik-Konzern hat messbaren Erfolg mit der E-Mail-Bremse: Die etwa 21.000 Mitarbeiter in Deutschland nutzen E-Mails nach Feierabend deutlich seltener als früher. 2013 hatte das Spezialchemieunternehmen als einer der ersten großen Arbeitgeber in Deutschland dazu klare Unternehmensregeln in Kraft gesetzt. Die Vorgaben sollen Mitarbeiter vor möglichen Auswüchsen durch ständige Erreichbarkeit schützen. „Wir haben damit ein deutliches Signal gesetzt. Jetzt, rund ein Jahr nach dem Start, wissen wir: Die Botschaft ist angekommen. Die Erreichbarkeitsregeln haben sich bewährt. Es gibt viele positive Reaktionen aus der Belegschaft. Und Evonik kann das neue Bewusstsein nun auch mit Zahlen und Fakten belegen", bilanziert Thomas Wessel, Personalvorstand und Arbeitsdirektor. Im Vergleich zur Zeit vor der Einführung der Regeln hat sich das Mailaufkommen nachts und am Wochenende bereits deutlich reduziert. So werden z.B. nur noch halb so viel E-Mails am Wochenende verschickt.

Vereinbarung zur Erreichbarkeit ist Führungsaufgabe

Evonik setzt seit 2013 auf die Unternehmensregeln für Vorgesetzte und Mitarbeiter zur mobilen Erreichbarkeit nach Feierabend. Darüber hinaus hat das Unternehmen das Thema auch zu einer zentralen Führungsaufgabe von Vorgesetzten gemacht. Die Regeln gelten für alle Mitarbeiter von Evonik in Deutschland, die insgesamt mehr als 17.000 mobile Endgeräte nutzen. Die Unternehmensregeln sehen einen Erreichbarkeitsrahmen vor, der zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern individuell vereinbart wird, um ein gemeinsames Verständnis von Arbeitszeit und Freizeit sicherzustellen. „Die jeweiligen Vorgesetzten sollen direkt mit ihren Teams über das Thema Erreichbarkeit sprechen. Sie sollen gemeinsam die passenden Wege finden und Freiräume schaffen. Das ist praxisnah und im Interesse aller Beteiligten", erläutert Thomas Wessel. Eigenverantwortung und Entscheidungsfähigkeit der Mitarbeiter haben für das Unternehmen einen hohen Stellenwert. Probleme entstehen vor allem dann, wenn die gegenseitigen Erwartungen unklar sind: Evonik hat deshalb die Leitlinien eingeführt - ohne Mitarbeiter im Umgang mit E-Mails und mobilen Kommunikationsmitteln in ein starres Korsett zu zwingen und zu bevormunden. „Uns geht es insbesondere da um Schutz, wo moderne Kommunikationsmedien als Belastung wahrgenommen werden. Mitarbeiter sollen im Feierabend nicht durch berufliche Kommunikation über Handy oder Smartphone gestört werden. Wir erwarten nicht, dass E-Mails in der Freizeit und im Urlaub bearbeitet und beantwortet werden. Ausnahmen gelten bei außergewöhnlichen Umständen oder Ereignissen, die es nötig machen, schnell zu reagieren", so Thomas Wessel. In solchen besonderen Fällen soll der betreffende Mitarbeiter aber angerufen werden - um dem Gedanken gegenzusteuern, jeder Mitarbeiter müsse selbst in der Freizeit permanent auf wichtige Unternehmens-E-Mails achten. Führungskräfte haben die Erreichbarkeit auch deshalb intensiv im Blick und machen sie zu einem festen Thema in ihren Managementrunden.

E-Mail-Tacho misst Mailaufkommen

Ein „E-Mail-Tacho" hilft Evonik, allgemeine Trends und grundlegende Tendenzen im elektronischen Datenstrom zu erkennen: Der „E-Mail-Tacho" zeigt, dass im Unternehmen inzwischen das E-Mail-Aufkommen nachts und am Wochenende deutlich zurückgegangen ist.

Auch die Industriegewerkschaft Bergbau, Chemie, Energie (IG BCE) ist überzeugt von dem spezifischen, praxisnahen Ansatz bei Evonik. IG BCE-Vorstandsmitglied Peter Hausmann: „Wichtig sind konkrete, reale Fortschritte für die Arbeitnehmer. Menschen können sich nur erholen, wenn Sie auch gedanklich abschalten können und nicht ständig bereit sein müssen, zu reagieren. Leistung und Leistungsbereitschaft erfordern auch Entspannungsphasen. Deshalb ist das Vorgehen bei Evonik ein wichtiger konkreter Fortschritt."