Elektronischer Rechnungseingang bei Lanxess. Der Spezialchemie-Konzern Lanxess in Leverkusen hat sich bei der Digitalisierung des kompletten Rechnungseingangs für einen externen Service entschieden. Der gesamte Prozess erfolgt heute weitgehend automatisiert – angefangen von der Rechnungsprüfung über die fachlichen und sachlichen Freigaben bis zur rechtskonformen Archivierung. Die technologische Grundlage dafür liefert das Business-Ready Network und die B2B-360°-Services for SAP Solutions von Crossgate.

Im Zuge der Neuorganisation von Bayer wurden die meisten der Chemie- und ca. ein Drittel der Kunststoffaktivitäten ausgegliedert und 2005 in den neu gegründeten Lanxess-Konzern überführt. Zahlreiche IT-Services und -Applikationen – darunter auch die elektronische Verarbeitung des Rechnungseingangs wurden von Bayer übernommen. Im Rahmen eines aktiven IT-Portfoliomanagements fiel wenig später die Entscheidung, die Lanxess-IT zusammen mit dem Bereich Accounting durch einen externen Service zu ersetzen – und hatte dabei weit mehr als die IT-Kosten im Blick.

Die Aufgabenstellung an den Outsourcing-Partner lautete: Den Rechnungsprozess binnen eines Jahres komplett umzustellen und in Betrieb zu nehmen. „Die E-Invoicing-Angebote von Crossgate stellten das vollständigste Angebot über die komplette Prozesskette dar. Zudem verfügt das Unternehmen über das nötige technische Know-how zur elektronischen Automatisierung unseres Account Payable Prozesses – diese Kombination überzeugte uns“, kommentiert Christian Günther, Head of Application Management Non-ERP bei Lanxess in Leverkusen.

Mit der Ablösung des Alt-Systems verknüpfte Lanxess zwei Ziele: Erstens den Rechnungsprozess zu optimieren und strategisch die Weichen für eine weitgehende Automatisierung der gesamten Kreditorenprozesskette (Accounts Payable Process) vom Rechnungseingang bis zum Zahlungsausgang zu stellen; zweitens sollte damit eine Anpassung im IT-Applikationsportfolio einhergehen.

Strategische Vorgaben

Der neue E-Invoicing-Service musste dabei auch die zentralen strategischen Vorgaben der Lanxess-IT erfüllen:

• Geringere laufende Kosten im Vergleich zu der vorherigen Lösung: Da keine zusätzliche Hardware, Software oder eine andere IT-Infrastruktur angeschafft werden muss, entfallen die sonst üblichen hohen Einstiegskosten und auch die laufenden Ausgaben sind niedriger. Denn abgerechnet wird im Servicemodell nach Verbrauch. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung wie Kostensenkung bei gleichzeitiger Prozessoptimierung sprechen hier für sich.
• Flexibel und anpassbar: Ein Outsourcing, das nur Server und Technik verlagert, bringt keine Flexibilität, zumal gerade dies heutzutage nichts anderes als IT-Commodity darstellt. Von Bedeutung sind vielmehr bedarfs- und verbrauchsabhängige Kostenstrukturen, KPIs und Servicezusagen. Ein transaktionsbasiertes Kostenmodell berücksichtigt beispielsweise, dass die Auslastung in den Sommermonaten eine andere ist als im Jahresabschluss. Es hilft darüber hinaus der IT und dem Fachbereich, dem Controlling und der Geschäftsleitung gegenüber, Transparenz in den Prozesskosten darzustellen.
• Nachhaltig und zukunftsfähig: Wo lange Zeit größtenteils Papierrechnungen ankamen, soll künftig zunehmend elektronisch übermittelt werden – die Vorteile überwiegen, sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite.
• Strategien definieren und umsetzen: Alle eingehenden Rechnungen – ob auf Papier oder per EDI – sollen zukünftig möglichst durchgängig elektronisch weiterverarbeitet und archiviert werden. Bei jährlich rund 260.000 Eingangsrechnungen, verteilt über 14 Lanxess-Gesellschaften in Deutschland, Belgien und Spanien, kommt eine globale Dimension in das Projekt und die Benutzer in allen Niederlassungen müssen entsprechend geschult werden. Erfolgreich kann ein derartig ambitioniertes Projekt nur sein, wenn in allen Gesellschaften einheitliche Prozesse eingeführt und praktiziert werden.

Accounting und IT Hand in Hand

Die neue E-Invoicing-Lösung zur Rechnungsanerkennung und Archivierung entstand nach den Anforderungen der Lanxess-Bereiche Accounting und IT. Dazu wurde der gesamte Rechnungsfreigabe-Prozess für Bedarfsträger neu aufgebaut und das alte Archivsystem mit mehreren Millionen Altdaten migriert.

Crossgate betreibt mit seinem Partner Scanpoint und eigenen Mitarbeitern auf dem Lanxess- Gelände in Langenfeld ein Scan-Servicecenter; in Spitzenzeiten kommen flexibel weitere Kräfte hinzu. Die Bearbeitungsschritte bei der Rechnungsprüfung und -erfassung werden durch eine Postkorblogik und elektronische Workflows unterstützt. Zunächst scannen Mitarbeiter die eingehenden Papierrechnungen sowie den zugehörigen Schriftverkehr ein.

Doch mit reinem Einscannen ist das Potential bei weitem noch nicht ausgeschöpft. So werden durch die Validierung der digitalisierten Dokumente Unstimmigkeiten entdeckt, zum Beispiel inkorrekte Summen oder Mengenabweichungen zur Bestellung. Der Freigabe- Workflow erfolgt via Web zwischen dem Accounting und den jeweiligen Bedarfsträgern. Die Belege werden indiziert und zusammen mit allen ergänzenden Informationen wie Buchungs- und Anerkennungsprotokollen in das elektronische Archiv eingestellt. Arbeitsschritte können nun aufgrund der elektronischen Datenextraktion weitgehend automatisiert werden, so dass die Mitarbeiter im Accounting eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft erfahren.

Die Umsetzung der Elektronisierung war binnen eines Jahres planmäßig abgeschlossen. Darin berücksichtigt wurden auch Schnittstellen und der Datenaustausch zwischen der SAP-Landschaft von Lanxess, aber auch Sekundärsystemen, die Zugriff auf das Rechnungsarchiv haben. Hier kamen vor allem die Stärken der B2B- 360°-Services for SAP Solutions von Crossgate zum Tragen. Am Ende dieser Phase gaben sowohl die interne Revision des Lanxess-Konzerns als auch die beauftragten Wirtschaftsprüfer den Gesamtprozess frei. Heute läuft der Rechnungseingangsprozess rund. „Vor allem aber hat uns die Skalierbarkeit und Flexibilität überzeugt: Wir sind – wie unsere Branche – ständig in Bewegung und benötigen deshalb eine Lösung, die sich leicht und schnell anpassen und ausbauen lässt. Gerade hier profitieren wir von der Expertise von Crossgate“, resümiert Christian Günther, Leiter des Bereichs IT-Application Management und IT-Projektleiter bei Lanxess in Leverkusen.

Ausblick

Christian Günther sieht die Partnerschaft mit dem Starnberger Spezialisten für B2B-Integration auch für weitere Prozessautomatisierungen strategisch gerüstet und hat bereits zwei Nachfolgeprojekte angeschlossen. Zunächst wurde die Verbindung zwischen Crossgate und Lanxess auf SAP XI NetWeaver umgestellt. „Unser Ziel ist es natürlich, weitestgehend zusammen mit unseren Geschäftspartnern auf Papier zu verzichten und auf elektronischen Rechnungsaustausch ohne Systembrüche umzustellen. Hierfür müssen neben einer reinen Partner- Verbindung auch unsere SAPLandschaft und die Fachprozesse vorbereitet sein. Aber auch steuerrechtliche Regelungen, teilweise international, müssen berücksichtigt werden“, gibt Christian Günther als Ausblick vor. Da die Verbindung zum Business Ready Network schon steht, werden auch schon mal EDI-fähige Lanxess-Geschäftspartner für andere Prozesse angebunden und unternehmensübergreifende Prozesse weiter automatisiert. „Wir schätzen den flexiblen Service, der eben nicht bei IT-Systemen oder einem Businessprozess aufhört.“

Kontakt:
Peter Eck
Crossgate AG, München
Tel.: 089/207041-304
Fax: 089/207041-333