Compliance-Audit? Machen wir das Beste daraus! Medizinprodukte-Industrie muss verstärkt mit FDA-Inspektionen rechnen.

Die Zahl der FDA-Inspektionen steigt: Häufigkeit und Umfang der von der amerikanischen Arzneimittelbehörde Food and Drug Administration (FDA) durchgeführten Audits bei Herstellern von Medizinprodukten in Europa haben in den letzten zwei Jahren deutlich zugenommen.

Dies schlägt sich auch in der vermehrten Erteilung von so genannten »Warning Letters« nieder. Europäische Produktionseinheiten, deren Produkte mittels des sogenannten 510(k)-Verfahren am amerikanischen Markt zugelassen sind, unterliegen der Aufsicht durch die Arzneimittelbehörde (FDA) der Vereinigten Staaten.

Sie wurden aber bisher oft jahrelang nicht inspiziert, obwohl dies eigentlich regelmäßig alle zwei Jahre vorgeschrieben ist.

So kommen die entsprechenden Ankündigungen jetzt häufig überraschend und stoßen auf unvorbereitete und daher potentiell angreifbare Organisationen.

Der Technologiedienstleister Chemgineering hat in der Vergangenheit bereits zahlreiche Unternehmen bei der Vorbereitung und Durchführung von FDA-Inspektionen unterstützt.

So wurde jüngst auch ein Kunde bei dieser Prüfung begleitet, ein weltweit tätiges Unternehmen, das u. a. Medizinprodukte der US Class II herstellt.

Im Folgenden wird die Vorgehensweise von Chemgineering beschrieben, wie sie an einem Standort dieses Kunden durchgeführt wurde und an weiteren Niederlassungen dieses Kunden fortgesetzt werden wird.

Compliance Quick Check zur Vorbereitung

Als bei dem Kunden überraschend ein FDA-Audit angekündigt wurde, entschieden sich Management und verantwortliche Leitung der Quality Assurance (QA) dafür, Chemgineering-Berater mit ihrer Erfahrung in der Begleitung von FDA-Inspektionen in vergleichbaren Sektoren hinzuzuziehen.

Da die regelmäßigen Audits der benannten Stelle (»Notified Body«) bis dato kaum besorgniserregende Abweichungen feststellen konnten, wurde zunächst ein so genannter »Compliance Quick Check« durchgeführt. Dieser ist mit einem fokussierten »Mock Audit« vergleichbar, der das Unternehmen auf die Vorgehensweise der FDA-Inspektoren vorbereitet und inhaltliche Schwachpunkte aufdeckt.

Innerhalb von einer Woche lag das Ergebnis des Compliance Quick Checks nach einer zweitägigen Vor- Ort-Inspektion durch unsere Berater und einer Berichtsphase vor. An einigen Stellen wurden zusätzlich Einzelanalysen durchgeführt, die zuvor in Abstimmung mit dem Kunden zurückgestellt worden waren.

Im Vorfeld der Inspektion: Aufdeckung von Optimierungspotentialen

Das Feedback der zuständigen QA-Abteilung zeigte, dass einige potentielle Schwachpunkte intern bereits als solche vermutet worden waren, bislang aber nicht in dieser Deutlichkeit zutage getreten waren. Zusätzlich können, insbesondere im komplexen und schwer zu beherrschenden Produktentwicklungsprozess, erhebliche Optimierungspotentiale aufgedeckt werden.

Generelle Maßnahmen wie die Bereinigung gewachsener Lagerstrukturen oder das Eliminieren von Schwächen der baulichen Infrastruktur wurden anhand einer Fotodokumentation über Abweichungen vorbereitet und vom Kunden im Vorfeld der Inspektion durchgeführt.

Nachdem die aus dem Quick Check resultierenden Optimierungen abgeschlossen sind, wird Chemgineering auch mit den weiteren Aktivitäten zur Inspektionsvorbereitung beauftragt.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die klare Führung des Projektes durch die zuständige QA-Funktion des Kunden, so dass Entscheidungen bezüglich der Aufgabenverteilungen eindeutig und rasch gefällt werden können. Dies ist insbesondere angesichts der zur Verfügung stehenden Zeit von nur etwa drei Monaten unerlässlich.

Prozesse optimiert und Zulassungsunterlagen verifiziert

Auch bei der Überarbeitung unklarer und teilweise nicht gelebter ISO-Prozeduren und deren Adaption auf FDA-Anforderungen unterstützt Chemgineering die Vorbereitung.

Hierfür werden Techniken der Geschäftsprozessanalyse und des Geschäftsprozessmanagements eingesetzt, mit deren Hilfe Abläufe dergestalt optimiert werden, dass sie den Regularien entsprechen; gleichzeitig werden Kosten eingespart.

Die überarbeiteten Prozesse werden noch vor der Inspektion durch das Management implementiert. Chemgineering-Berater begleiten ebenfalls die Einführung eines inspektionssicheren und risikobasierten Verfahrens, um den - vom Kunden bereits im Vorfeld begonnenen - Abgleich der 510(k)-Unterlagen mit dem Ist-Zustand zu ermöglichen.

Zusätzlich werden Design History Files (DHFs) und Device Master Records (DMRs) auf Konsistenz überprüft und, wenn notwendig und möglich, Korrekturmaßnahmen eingeleitet.

Inspektionsbegleitung im Front- und Backoffice

Nach Abschluss der Vorbereitungen wurde Chemgineering auch mit der Begleitung der eigentlichen Inspektion betraut. Diese erfolgt mithilfe eines erprobten Systems aus kombinierter Frontoffice- und Backoffice-Begleitung: Ein Berater fungiert vor der FDA als so genannter »Expert Translator« direkt an der Seite der auditierten Personen, ein zweiter überprüft im Backoffice die von der FDA verlangten Dokumente, dokumentiert und antizipiert eventuelle Risiken im Inspektionsvorgang.

Die Aufgabe des Expert Translators besteht vor allem darin, als außenstehende und in FDA-Inspektionen erfahrene Person die Übersicht über die Richtung der Inspektion zu behalten, mögliche Widersprüche abzufangen und Missverständnisse zu verhindern.

Eine vorher vereinbarte klare Regelung ermöglicht im Anlassfall eine rechtzeitige Kommunikation mit dem Backoffice. Ein tägliches internes Schlussmeeting resümiert die Ergebnisse des jeweiligen Tages und legt gegebenenfalls noch zu ergreifende Maßnahmen fest.

Inspektion verkürzt und bestanden

Die FDA-Inspektion wurde nicht nur erfolgreich bestanden - sie wurde seitens der FDA sogar wegen des besonders guten Eindrucks abgekürzt.

Ein schöner Erfolg dank klarer Verteilung der Verantwortungsbereiche, guter Projektführung sowie enormer Einsatzbereitschaft und Leistung des Teams auf Kundenseite - aber sicher auch der Beratung und der bewährten Methodik von Chemgineering.

Kontakt:

Dr. Michael Bodenteich
Chemgineering Planung GmbH
Wien/Österreich
Tel.: +43 1 2557413 0
Fax: +43 1 2557413 20
michael.bodenteich@chemgineering.com

Dr. Gerhard Bauer
Chemgineering GmbH, Wiesbaden
Tel.: 0611/77887-0
Fax: 0611/77887-78
gerhard.bauer@chemgineering.com