btconsult entwickelt IT Lösung für Cognis

Zielorientierte, effiziente Anwendungen zur Entscheidungsunterstützung und die daraus resultierende verbesserte Kundenorientierung stellen ein Differenzierungsmerkmal im Wettbewerb dar. In der daraus folgenden Konsequenz – der Einführung eines unternehmensweiten Data Warehouse – liegen sowohl Chancen als auch erhebliche Risiken. Die Unternehmensberatung btconsult hat bei dem Chemieunternehmen Cognis eine entsprechende IT-Lösung auf Basis des SAP-Business Warehouse für ein harmonisiertes Berichtswesen konzipiert und im ersten Quartal 2007 in enger Zusammenarbeit den Abteilungen Vertrieb, Marketing, Data Warehouse von Cognis umgesetzt. Im zweiten Quartal 2007 erfolgte die weltweite Produktivsetzung.

Cognis ist ein weltweiter Anbieter von Spezialchemikalien und von Inhaltsstoffen für Nahrungsmittel. Das Unternehmen beschäftigt rund 8.000 Mitarbeiter und verfügt über Produktionsstätten und Servicecenter in 30 Ländern. Das Chemieunternehmen verfolgt in der gesamten IT konsequent die Strategie der Konsolidierung, Vereinheitlichung und Flexibilisierung von Anwendungen. In der Vergangenheit hat das historische Wachstum der IT-Landschaften tendenziell zu heterogenen Schnittstellen, Dateninseln und teilmanuellem Berichtswesen geführt.

Dieser Prozess wurde noch beschleunigt durch differenzierter werdende fachliche Anforderungen im Berichtswesen, die zu komplexeren Strukturen und unterschiedlichen zielgruppenorientierten Berichtsperspektiven führten. Beide Faktoren bergen mittelfristig ein Risiko für Qualität bzw. Aktualität der Daten.

Die weltweite Harmonisierung und Vereinheitlichung des Berichtswesens, die zentrale Definition steuerungsrelevanter KPI’s und eine semantische Synchronisation der verwendeten Begrifflichkeiten ist dementsprechend ein zentraler Baustein der IT-Strategie. Dabei geht es nicht nur um die Reduzierung von IT-Kosten. Auch die Anpassbarkeit des Applikationsportfolios an veränderte Rahmenbedingungen wird weiter verbessert und damit die Leistungsfähigkeit der IT Systeme erhöht.

Die technische Umsetzung dieser Harmonisierung begann im vierten Quartal 2006 und wurde gemeinsam mit der Unternehmensberatung btconsult aus Frechen im Rahmen einer Studie zur weltweiten Einführung einer unternehmensweiten Data Warehouse- und Reporting-Lösung auf Basis von SAP-Business Warehouse gestartet. Zielsetzung der Vorstudie war, nicht nur die Berichtslandschaft einmalig zu harmonisieren, sondern parallel auch technisch und organisatorisch die Voraussetzungen zu schaffen, um zukünftige Anforderungen in das neue harmonisierte Datenmanagement integrieren zu können.

Nur so werden die Infrastrukturinvestitionen langfristig gesichert und die erforderliche Flexibilität im Informationsmanagement gewährleistet. Gegenstand der Vorstudie war unter anderem:

• Entwickeln einer Einführungsstrategie, die den mittelfristigen Rahmen für das unternehmensweite Data Warehouse vorgibt, ohne dabei die Flexibilität und insbesondere die Entwicklungsgeschwindigkeit von Anwendungen einzuengen. Zielsetzung war darüber hinaus eine Planung zu entwickeln, die die bisherigen Erfahrungen im Umfeld Data Warehousing berücksichtigt und gleichzeitig eine stufenweise Ablösung bisheriger Anwendungen und unterschiedlicher Werkzeuge ermöglicht.
• Schaffen einer technischen Architektur welche einen einheitlichen Rahmen für ein zentrales Data Warehouse vorgibt und trotzdem die Freiheitsgerade bereitstellt, Regions- oder Geschäftsbereichsspezifische Aspekte zu integrieren.
• Schaffen von Standards und Prozessen in Entwicklung und Betrieb des Systems und Synchronisieren der Abläufe mit denen im ERP-Umfeld um einen reibungsfreien Betrieb zu gewährleisten.
• Etablieren von Betriebsmodell und Organisationsstruktur welche die optimale Zusammenarbeit aller beteiligten Abteilungen gewährleistet. Erstellen einer Roadmap für die Schaffung technischer und fachlicher Voraussetzungen sowie die Umsetzung des Vorhabens.
• Entwickeln einer Ausbildungsplanung für Fachabteilungen und IT.

Im Verlauf des Projektes haben sich diverse Aspekte als kritische Erfolgsfaktoren herauskristallisiert: Sicherung der Benutzerakzeptanz durch enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilung, Sicherung der Anwendungsperformance und genaue Analyse der Key Requirements. Des Weiteren die konsequente Erweiterung der zentral verfügbaren harmonisierten Stammdaten. Dadurch können z.B. Produkte und Kunden nach unterschiedlichen, von den Fachanwendern bei Bedarf entwickelten Kriterien in den Berichten und Analysen gruppiert werden.

Ergebnis waren die Konzeption eines flexibel einzusetzenden Enterprise Data Warehouse Layers. Aus der Nutzersicht wurde gesteigerter Wert darauf gelegt, zielgruppenorientierte Zugänge zu den Informationen bereitzustellen. Neben der standardisierten Dashboard-Oberfläche ist eine Versorgung eines großen Benutzerkreises mit vorberechneten bzw. vorgefertigten Berichten und Microsoft Excel Dateien vorgesehen.

Die ersten Schritte

Parallel zur Studie wurde eine erste Applikation entwickelt, an der die geschaffenen Prozesse, Standards und Architekturelemente erprobt wurden. So konnte sichergestellt werden, dass alle Komponenten des Systems den Anforderungen an eine schnelle und flexible Bereitstellung neuer Informationen gerecht werden.

Die ausgewählte Anwendung ist ein einfach zu handhabendes Vertriebsinformations- Dashboard für das Sales Management. Hiermit wurde ein leistungsfähiges Werkzeug für Analyse und Optimierung des weltweiten Vertriebsprozesses und für das Product Group Management geschaffen. Im Jahr 2006 wurde der Vertriebsprozess mit Fokus auf Datenkonsistenz und -qualität validiert.

Die Applikation adressierte u.a. die folgenden fachlichen Anforderungen:

• Zusammenführen von Umsatz- und Profitabilitätsdaten, der Vertriebsplanung und insbesondere Projektvolumina und Wahrscheinlichkeiten.
• Die Anwendung ermöglicht die Analyse der Vertriebsprojekte in den unterschiedlichen Phasen des Vertriebsprozesses, Erfolgsquoten, Projektklassifizierung etc.
• Längerfristige Entwicklungen bei Kunden und Produkten können durch die Integration von aktuellen und historischen Absatz- und Umsatzdaten analysiert werden.
• Berücksichtigung der teilw. unterschiedlichen Anforderungen der Unternehmensbereiche bzgl. Produkt- und Kundenhierarchie
• Bereitstellung der Berichte im unternehmensinternen Intranet und Darstellung der wichtigsten Kennzahlen auch in grafischer Form
• Einfache aber flexible Navigation bzw. Einschränkungen über alle oben genannten Merkmale und Hierarchien
• Speicherung von benutzerspezifischen Sichten auf die Basisberichte
• Rollenbezogenes und regional abgestuftes Berechtigungskonzept für alle zur Anwendung zugelassenen Benutzer
• Berücksichtigung diverser Anforderungen für die  Währungs- und Einheitenum- rechnung, Bereitstellung lokaler und globaler Einheiten bzw. lokaler und Konzernwährung.

Aus technischer Sicht sind folgende Aspekte hervorzuheben:

• Das Projekt hat die Eignung des SAP-Business Warehouse (Version 7) für komplexe, weltweite Anwendungen unter Beweis gestellt. Auch eine pragmatische, gestufte und schnelle Entwicklung von dispositiven Anwendungen ist auf Basis der SAP Plattform möglich.
• Parallel zur flexiblen Navigation konnte eine stabile Sicht auf die tabellarische und grafische Darstellung der wichtigsten KPI’s erzielt werden. Für die Gestaltung der optisch ansprechenden und ergonomischen Benutzeroberfläche reichten die Standardfunktionen des SAP Business Warehouse vollständig aus. Bei der Gestaltung der Oberfläche konnten die Anwender im Rahmen eines iterativen Ansatzes maßgeblich mitwirken.

Cognis plant für 2007/2008 weitere Schritte in Richtung der BW-Einführungen mit Applikationen im Umfeld Logistik, Einkauf und Controlling.