Wie lassen sich komplexe Logistikanforderungen erfolgreich managen? Mit einer durchgängigen digitalen Prozesskette! So lautet zumindest die Antwort, die Group Logistics Officer Manfred Himmelbach für sein Unternehmen Avista Oil gefunden hat. Er hat alle Abläufe in einem E-Logistics-System zentralisiert und soweit wie möglich automatisiert. Damit ließen sich höhere Transparenz, optimierte Abläufe und ergo geringere Logistikkosten erreichen. Für die Digitalisierung werden dabei zwei webbasierte Logistik-Plattformen der Transporeon Group genutzt.

Avista Oil ist ein Unternehmen in der Gebrauchtöl-Aufbereitung in Europa und den USA. Komplexe logistische Anforderungen zeichnen dieses Geschäft aus. An über 100 Umschlagpunkten weltweit werden Gebrauchtöl, Emulsionen und gebrauchtes Glykol gesammelt. Dafür sind eigene Sammelgesellschaften zuständig, die über eine Flotte von mehr als 160 Kesselwagen und mehr als 230 Tankwagen verfügen. Das Ausgangsmaterial wird zu einer von drei Re-Raffinerien transportiert, wo die Produkte aufbereitet, gemischt, neu abgefüllt und anschließend vertrieben werden. Für Inbound- und Outbound-Verkehre arbeitet man derzeit mit 55 Transportdienstleistern zusammen.

Bevor Avista Oil 2014 Ticontract und Transporeon einführte, lief die Frachtvergabe dezentral ab. Gemeinsam machten sich die Verantwortlichen bei Chemieunternehmen und Plattform-Anbieter an die Entwicklung einer zentralen und durchgängigen Lösung.

Innerhalb eines Projektzeitraumes von acht Monaten wählte das Team geeignete Module der beiden Plattformen Ticontract und Transporeon aus, vernetzte sie untereinander und mit den zentralen IT-Systemen von Avista Oil. Seit Oktober 2014 sind alle Standorte in Deutschland an das System angeschlossen, alle Frachtführer eingebunden und die Logistik-Prozesse in der Abteilung Group Logistics gebündelt.

Die Ergebnisse sind äußerst zufriedenstellend, denn die geplanten Ziele konnten durchgehend erreicht und teilweise sogar übertroffen werden. Doch wie genau hat Avista Oil das geschafft?

Größerer Dienstleister-Pool durch elektronische Ausschreibung

Am Anfang des Prozesses steht bei Avista Oil eine elektronische Ausschreibung, auch E-Tendering genannt. Ein ganz entscheidender Erfolgsfaktor ist hier, zunächst die Routen- und Sendungsstruktur zu analysieren. Für die Ausschreibung selbst nutzt das Unternehmen die Online-Plattform Ticontract, die über eine umfangreiche Datenbank möglicher Transportdienstleister verfügt. Aus ihr lassen sich über Suchkriterien passende Speditionen herausfiltern. „Mit Hilfe dieser Datenbank haben wir unseren Speditionspool auf über 80 potenzielle Transportdienstleister erweitert. Dadurch konnten wir unsere Abhängigkeit von einzelnen Speditionen deutlich reduzieren“, berichtet Manfred Himmelbach.

Nach der Definition des Dienstleisterpools stellt das Logistikteam alle Ausschreibungsunterlagen zusammen, die über eine vom System generierte E-Mail an die ausgewählten Dienstleister geschickt werden. Speditionen, die an der Ausschreibung teilnehmen, tragen ihre Angebote in eine nicht formatierbare Tabelle ein. Dies stellt die Vergleichbarkeit der Angebote sicher und ermöglicht eine automatische Auswertung über Ticontract. Am Ende können die Verantwortlichen mit Hilfe der Ticontract-Plattform geeignete Spediteure auswählen und mit ihnen einen Vertrag abschließen.

Die Vertragsdaten mit allen Details wie Transportkosten, Gewichtsbänder und Raten werden anschließend ins Frachtratenmanagement der Plattform exportiert. Die jeweils definierten Nutzer haben nun sowohl Einblick in die Verträge als auch in einzelne Relationen. Avista Oil nutzt das Ratenmanagement zudem, um die Verträge mit den Speditionen zu verwalten. So gibt es bspw. eine E-Mail-Erinnerungsfunktion, wenn Verträge auslaufen oder Unterlagen wie Versicherungsbestätigungen angefordert werden müssen. Zwischen zwei Ausschreibungen lassen sich neue Einzelrelationen einfach manuell nachtragen.

Automatische Auftragsvergabe statt vieler Telefonate

Das Frachtratenmanagement bietet eine optimale Datengrundlage für eine automatisierte Vergabe von Transportaufträgen. Die Mitarbeiter in den Fachbereichen können mit wenigen Mausklicks einen Transportauftrag auf der Transporeon-Plattform erstellen. Sie geben die gewünschte Relation an und können dann eine Spedition auswählen. Transporeon greift dafür auf die Vertragsdaten im Ratenmanagement von Ticontract zu. Der Spediteur erhält vollautomatisch den Transportauftrag mit allen dazugehörigen Informationen. Der Prozess wird auf der Plattform abgebildet, so dass Mitarbeiter mit einer entsprechenden Zugriffsberechtigung den aktuellen Stand einsehen können.

Alle Aufträge werden bei Avista Oil mittlerweile über die Transporeon-Plattform vergeben. Durch den automatischen Abgleich mit dem Rate Management und die vollständige Übermittlung der Frachtdetails hat sich die Fehlerquote reduziert. Dem Spediteur bietet das System zudem die Möglichkeit, die Daten über eine Schnittstelle in sein eigenes System zu übernehmen.

Zusammen mit der Transportbeauftragung werden die Speditionen aufgefordert, ein Zeitfenster für die Anlieferung oder die Abholung an den Avista Oil Standorten zu buchen. Über einen elektronischen Kalender können Speditionen die Zeit auswählen, die am besten zur Routenplanung und zum Liefertermin passt.

„Durch das Zeitfenstermanagement konnten wir unsere Produktivität in der Logistik und der Produktion deutlich steigern. Auf der anderen Seite profitieren die Speditionen von kürzeren Warte- und Durchlaufzeiten. So sind zum Beispiel die Wartezeiten an der Raffinerie in Uetze um 26% geringer als vor der Einführung des Zeitfenstermanagements“, sagt Manfred Himmelbach.

Nach dem Transport erfolgt auch die Rechnungsprüfung vollautomatisch über das System.

Digitalisierung als langfristige Aufgabe

Fragt man Manfred Himmelbach, ob es Schwierigkeiten bei der Digitalisierung gab, überlegt er kurz. „Alle technischen Probleme ließen sich relativ schnell und einfach lösen. Die Herausforderungen einer solchen Umstellung sehe ich woanders. Es ist ein echter Change-Prozess und das sollte nicht unterschätzt werden. Die Mitarbeiter mussten bisherige Aufgaben abgeben und sich an neue Abläufe gewöhnen. Hier gilt es, Vertrauen zu schaffen, offen zu kommunizieren und die Anforderungen der Nutzer zu berücksichtigen.“

Bei Avista Oil ist dies offensichtlich gut gelungen. Denn das Team arbeitet auch weiterhin am Thema Digitalisierung.