Ist der Einkauf vor dem Hintergrund aktueller Entwicklungen wie Globalisierung, tief greifender Krisen und neuer technischer Möglichkeiten aktuell richtig aufgestellt? Wo liegen zukünftig Potentiale und auf welche Trends muss der Einkauf zwingend reagieren? Wo werden Unternehmen in den kommenden Jahren bevorzugt sourcen?

Zur Beantwortung dieser Fragen wurde die Globale Einkaufsstudie, an der weltweit mehr als 790 Unternehmen aus 62 Ländern aller Branchen teilnahmen, von ZLU unter der Leitung von Dr. Thorsten Makowski in Kooperation mit der Internationalen Handelskammer (ICC Deutschland), den wichtigsten deutschen Auslandshandelskammern (AHKs) sämtlicher Kontinente, dem Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in Österreich (BMÖ), dem deutschen Bundesverband Großhandel, Außenhandel und Dienstleistungen (BGA) sowie dem Lorange Institute of Business durchgeführt.

Den meisten Unternehmen der Branche Chemie, Pharma, Healthcare gelingt es nicht, vorhandene Kostenreduzierungspotentiale im Einkauf umzusetzen. Kurzfristige zusätzliche Potentiale, z. B. durch die Finanzkrise, werden nicht ausgeschöpft. Es fehlen ausreichend qualifizierte Mitarbeiter, gleichzeitig bleiben wichtige Positionen im Einkauf, gerade im strategischen Bereich unbesetzt. Top-Management und Einkaufsleitern gelingt es bisher nicht, diese Herausforderungen zufriedenstellend zu lösen.

Wichtige Einkaufsthemen der Branche

Allgemein ist der Einkauf in der Branche Chemie, Pharma, Healthcare stark operativ fokussiert. Die höchste Priorität haben Preis- und Angebotsanalysen, gefolgt von Bedarfsprognosen /-planung und Engpassmanagement mit. Im Vergleich zu anderen Branchen hat jedes dieser Themen eine überdurchschnittliche Bedeutung.

Die strategisch wichtigsten Einkaufsthemen sind Lieferantenbewertung, Ausschreibungen und Lieferantenqualifizierung sowie Neulieferantensuche. Im Vergleich zu anderen Branchen scheinen Ausschreibungen für Unternehmen der Chemie-, Pharma-, Healthcare-Industrie besonders wichtig zu sein. Während der Suche nach potentiellen Neulieferanten eine deutlich geringe Bedeutung beigemessen wird, d. h., Ausschreibungen werden hier als standardisierte Instrumente eingesetzt, die aber nicht kostenoptimal genutzt werden.

Zeitlich dominierende Einkaufsthemen der Branche

Für das operative Tagesgeschäft ist der Einkauf der meisten Unternehmen gut aufgestellt. Eine Betrachtung der zeitlich dominierenden Einkaufsthemen zeigt, dass der Einkauf hauptsächlich als Ort der Bestellabwicklung und Sicherstellung der Versorgungssicherheit gesehen wird und jene Aufgaben den Hauptanteil der Arbeitszeit erhalten.

Im strategischen Einkauf zeigt sich für die wichtigen Themen ein gravierend abweichendes Bild. Nur die Hälfte, des als optimal bewerteten Anteils, an der Arbeitszeit steht für strategische Aufgaben zur Verfügung. Ausschreibungen haben zwar eine höhere Priorität als in anderen Branchen, erhalten aber einen zu geringen zeitlichen Umfang. Der dazu gehörenden breiten qualifizierten Neulieferantensuche wird ebenfalls sehr wenig Zeit im Tagesgeschäft zur Verfügung gestellt.

Ergebnis einer genaueren Betrachtung des Themas Ausschreibungen zeigt eine zu seltene Durchführung, für einen zu kleinen Anteil des Gesamtvolumens, mit zu wenig Lieferanten und vor allem zu wenig potentiell neuen Lieferanten. Damit ist einer der wichtigsten Einkaufskostensenkungshebel - die regelmäßige breite Ausschreibung - unzureichend genutzt. Mit der Folge unnötig hoher Einkaufskosten.
Unternehmen der Chemie-, Pharma- und Healthcare-Branche schreiben etwas seltener aus als Unternehmen in den übrigen Branchen. Sowohl die durchschnittliche Anzahl der an Ausschreibungen teilnehmenden Lieferanten als auch die Anzahl potentieller Neulieferanten ist geringer als in anderen Branchen.

In fast 20% der Ausschreibungen findet man keinen einzigen neuen Lieferanten. Dies sind im eigentlichen Sinne keine Ausschreibungen mehr und es werden erhebliche Einsparungen verschenkt.

Maßnahmen in einer Krise, z. B. Finanzkrise

Bei der Auswertung der erfolgreichen Krisenmaßnahmen im Einkauf zeigt sich, dass es Unternehmen der Chemie- und Pharma- und Healthcare-Branche schwerer fällt, auf die kurzfristig eintretenden Situationen richtig zu reagieren. Lediglich 28% der Unternehmen nutzten die wichtigste Maßnahme - Neuausschreibungen - um zusätzliche Potential in der Finanzkrise zu realisieren, das ist deutlich weniger als in anderen Branchen. Auch bei der Unterstützung bestehender Lieferanten sind Unternehmen der Branche deutlich zurückhaltender als in anderen Unternehmen.

Die Arbeitszeit von Mitarbeitern im Einkauf wird in der Chemie- und Pharma- und Healthcare-Branche von 61% Unternehmen reduziert. Damit stehen diese Mitarbeiter nicht mehr für die wirklich wichtigen Aufgaben, z. B. die notwendige Recherche nach neuen Lieferanten, zur Verfügung.

Möglicher Ergebnisbeitrag des Einkaufs

Generell besteht gemäß Selbsteinschätzung der Einkaufsleiter ein branchenübergreifendes Kostenreduzierungspotential im Einkauf von durchschnittlich 10%. Durch die Finanzkrise kamen in der Chemie- und Pharma- und Healthcare-Branche gut 6%, das damit größte zusätzliche Potential aller Branchen, hinzu. Die kurzfristige Umsetzung dieses zusätzlichen Potentials ist mit gerade 2% ernüchternd. Das bedeutet ein ungenutztes Zusatzpotenzial von 4%.

Ursachen und Maßnahmen

Als eine Ursache für diese erschreckend geringe Umsetzung und betriebsinterne Fokussierung auf das Tagesgeschäft konnte die organisatorische Aufhängung beim COO (Chief Operating Officer) identifiziert werden. Diese Form der Organisation ist gerade in der Chemie- und Pharma- und Healthcare-Branche besonders stark, mit 63% im Vergleich zu 42% in den anderen Branchen ausgeprägt.

Der COO ist häufig auf Versorgungssicherheit bedacht, er hat minimale Einkaufskosten nicht als Hauptziel definiert und in den seltensten Fällen wird er an den Einkaufskosten bzw. erzielten Einsparungen gemessen wird. So kommt es zwangläufig zu Performancenachteilen in diesem Organisationsmodell.

Die beste Performance haben Unternehmen, bei denen der Einkauf an den CFO (Chief Financial Officer) berichtet. Fast genau so gut schneiden Unternehmen ab, bei denen der Einkauf direkt am CEO (Chief Executive Officer) aufgehängt ist. Mit Abstand am schlechtesten ist die Leistung, wenn er dem COO unterstellt ist.
Das Ergebnis ist umso besorgniserregender, da ein beim COO aufgehängter Einkauf auch eine geringere Performance in Einkaufsprozessen aufweist.

Lediglich der Einkauf selbst der Branche Chemie, Pharma, Healthcare hat dies bereits erkannt. Befragt nach der gewünschten bzw. optimalen Aufhängung des Einkaufs gaben fast 80% an, der Einkauf sei am besten beim CEO bzw. CFO angesiedelt.

Bedeutung und Einfluss des Einkaufs im Unternehmen

Trotz eines vergleichsweise niedrigen Einkaufskostenanteils hat der Einkauf für gut Dreiviertel der Chemie-, Pharma-, Healtcare-Unternehmen eine hohe bis sehr hohe Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit. Einen dem entsprechenden Einfluss im Unternehmen dagegen haben weniger als ein Drittel der Einkäufer.

Erfolgsfaktor Mitarbeiter und Erfolgsbeteiligung

Signifikante Erfolge bei Einkaufskostenreduzierung sind nur noch mit einer ausreichenden Anzahl von Mitarbeitern mit entsprechenden Qualifikationen möglich. Die Studie zeigt, dass es an qualifizierten und gut ausgebildeten Mitarbeitern mangelt. Besorgniserregend ist, dass es Einkaufsleitern nicht gelingt, dass fehlende Ressourcen und Qualifikationsdefizite von der Geschäftsleitung wahrgenommen werden.
Fast die Hälfte der Unternehmen aus Chemie, Pharma, Healthcare geben an, über zu wenig Mitarbeiter im Einkauf zu verfügen, darüber hinaus bewerten ein Drittel der Unternehmen die Mitarbeiterfähigkeiten als nicht ausreichend.

Aber gut 60% der Mitarbeiter im Einkauf in Chemie-, Pharma-, Healthcare-Unternehmen verfügen über einen akademischen Abschluss. Dies ist aber in diesem Fall kein Vorteil. Vielmehr gelingt es den akademisch hoch qualifizierten Mitarbeitern nicht ausreichend, im Alltag Ihre Kenntnisse umzusetzen. Ganz allgemein zeigt die Studie, dass ein optimaler Einkauf die richtige Mischung theoretischer und praktischer Persönlichkeiten aufweist.

Die unzureichende Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeitern wird zusätzlich durch fehlende oder ungenügende Erfolgsbeteiligung verstärkt. Leiter und Mitarbeiter im Einkauf profitieren zu wenig und zu selten von erzielten Kosteneinsparungen - nur 44% der Manager, das heißt gut ein fünftel weniger als in anderen Branchen und nur 29% der Mitarbeiter im Einkauf profitieren von erreichten Einsparungen. Die Motivation ist daher deutlich geringer als dies z. B. bei Vertriebsmitarbeitern der Fall ist, bei denen meistens ein wichtiger Teil des Gehalts einem Zielvereinbarungssystem unterliegt.

Wahrnehmung und Bewertung der eigenen Einkaufsleistung

Generell werden die Probleme des Einkaufs in Chemie-, Pharma- und Healthcare-Unternehmen unterschätzt. Obwohl 80% angeben, die Leistungsfähigkeit ihres Einkaufs relativ zu Wettbewerbern nicht beurteilen zu können, halten 53% diesen für überdurchschnittlich. In anderen Branchen fällt die Selbstüberschätzung bzgl. der Bench-markingfähigkeiten weniger stark aus. Dieser Bias hemmt notwendige Veränderungen zur Umsetzung vorhandener Potenziale.

Beschaffungsmärkte Chemie, Pharma, Healthcare

Der Trend zum Global Sourcing wird auch für Unternehmen der Branche Chemie, Pharma, Healthcare weiter zunehmen. Sourcing Märkte werden sich noch deutlicher verändern. Die traditionell starken Beschaffungsmärkte Nordamerika, Westeuropa verlieren zunehmend an Bedeutung, mit bis zu einem Drittel. Während China die weiterhin am stärksten wachsende Sourcing Region der Branche ist.
Die Einsparpotentiale durch Global-Sourcing betragen bei Chemie, Pharma, Healthcare durchschnittlich 11%, das ist leicht höher, als in den übrigen Branchen.

Neben dem Potential durch Global-Sourcing wurden zwei möglicherweise hemmenden Effekte separat betrachtet: 1. Finanzkrise und 2. Steigende Transport- und Rohmaterialkosten. Es wird deutlich, dass die Branche trotz steigender Kosten für Transport und Rohmaterial das Global Sourcing verstärken wird. Die Auswirkungen der Finanzkrise werden den Trend zum Global Sourcing nur kurzfristig abschwächen.
Der Trend zum LCC-Sourcing ist für Unternehmen aus Chemie, Pharma, Healthcare im Vergleich anderen Branchen weniger stark ausgeprägt. Die Hälfte der Unternehmen beziehen weniger als 10% ihrer Bedarfe aus LCC.

Preis/ Kosten und Nachhaltigkeit

Einkaufspreis bzw. -kosten ist und bleibt auch zukünftig der wichtigste Faktor bei Einkaufsentscheidung. Generell ist zu erkennen, dass ein Umdenken hinsichtlich nachhaltiger Beschaffung eingesetzt hat. So werden durch nachhaltigen Einsatz von Rohstoffen und Materialien zunehmend Wettbewerbsvorteile gesehen, mit weiter steigender Tendenz. Rund die Hälfte alle Teilnehmer sind bereit einen Preisaufschlag für umweltfreundliche Materialien zu zahlen. Dieses Ergebnis ist weit weniger deutlich bei den Teilnehmern aus der Chemie-, Pharma und Healthcare-Branche. Darüber hinaus glaubt die Mehrheit aller Befragten nicht, dass auch ihre Kunden diesen Preisaufschlag hinnehmen.

In Bezug auf die Sicherstellung der Nachhaltigkeit bei Lieferanten gibt die Mehrheit an die Einhaltung von Gesetzen, Umwelt- und Sozialstandards bei der Lieferantenauswahl zu berücksichtigen. Vertiefend nachgefragt verschwindet der „schöne Schein". Von der Möglichkeit die Sicherstellung der Nachhaltigkeit vertraglich zu fixieren machen deutlich weniger als die Hälfte der Unternehmen Gebrauch. Bei Chemie-, Pharma und Healthcare-Unternehmen ist dieser Unterschied sogar noch deutlicher.

Dies wird auch deutlich beim Betrachten von Herausforderungen während einer geographischen Verschiebung der Lieferantenbasis. So sehen Einkäufer in Chemie, Pharma und Healthcare in Qualitätsthemen die größte Herausforderung, mit einem deutlichen Abstand zu anderen Branchen, gefolgt von Logistikfragestellungen. Der größte Unterschied im Branchenvergleich ergibt sich bei der Beachtung regionaler Gesetze. Erst an vierter Stelle folgt die Sicherstellung gültiger Umwelt- und Sozialstandards. Hier liegen Chemie-, Pharma- und Healthcare-Unternehmen im Durchschnitt mit anderen Branchen, bei gut einem Drittel gleich auf.

Performancerückstand in Best-Practices

Basierend auf einem 187 Fragen umfassenden Fragenkatalog wurden die Best-Practices über alle Branchen hinweg identifiziert. So entstand ein Benchmark, der es ermöglicht, außergewöhnliche Einkaufsperformance über Branchen und Unternehmen zu ermitteln.

Die Branche hat einen sehr großen Einfluss auf die Einkaufsperformance. Handelsunternehmen haben gemäß unserer Auswertung den mit Abstand besten Einkauf, darauf folgen die Konsumgüter- und Automotivbranche. Chemie-, Pharma-, Healthcare-Unternehmen erreichen danach nur Rang 10.
Die nachfolgenden 5-Best-Practices zeigen die größten Performanceunterschiede auf Basis der Top-10-Best-Practices zwischen der Chemie-, Pharma- und Healthcare-Branche zur Durchschnittsperformance über alle Branchen.

• Spezifisches Einkaufscontrolling
  Der größte Performanceunterschied zeigt sich beim Einkaufscontrolling. Dies muss am spezifischen Bedarf des Einkaufs ausgerichtet sein. Von Vorteil ist es, wenn das Einkaufscontrolling in der Verantwortung des Einkaufs liegt und durch die Controllingabteiltung fachlich unterstützt wird. Ein solches Controlling muss sowohl versorgungsrelevante als auch finanzielle Gesichtspunkte berücksichtigen. Gerade der Finanzaspekt wird oft im Einkaufscontrolling vernachlässigt.
• Standardisierte Prozesse
  In exzellenten Unternehmen sind die wichtigsten und immer wiederkehrenden Prozesse, wie Vertragsverhandlungen, Ausschreibungen, Lieferantenrecherche standardisierte Abläufe.
• Erfolgsbeteiligung der Mitarbeiter
  Wie bereits im Abschnitt Erfolgsfaktor Mitarbeiter dargelegt, muss neben einer entsprechenden Qualifizierung und kontinuierlichen Weiterentwicklung ein Anreiz für außergewöhnliche Leistungen - am Erfolg beteiligt zu sein - geschaffen werden.
• Einfluss des Einkaufs
  Durch den hohen Einfluss des Einkaufs auf die Wettbewerbsfähigkeit, sollte dieser ein entsprechend Standing im Unternehmen haben, und als strategischer Partner auf Augenhöhe wahrgenommen werden.
• Einkaufsstrategie
  Gerade Branchen mit einem exzellenten Einkauf zeichnen sich durch eine klar formulierte, konsistent kommunizierte und gelebte Einkaufsstrategie aus. Strategische Unternehmensziele müssen daher auch Einkaufsziele enthalten.

Fazit und Ausblick

Während sich der Einkauf in vielen Branchen in den letzten zwei Jahrzehnten erste wesentliche Erfolge bei der Entwicklung von einem einfachen Beschaffer zu einer wertschöpfenden Schnittstelle zwischen betrieblicher Innen- und Aussenwelt entwickelt hat, ist dieser Prozess aufgrund des niedrigen Einkaufskostenanteils und des übertriebenen Fokusses auf Versorgungssicherheit in der Branche Chemie, Pharma, Healtcare vernachlässigt worden. Durch dieses Versäumnis hängt diese Branche anderen bei Strategie, Organisation, Prozessen und Potentialumsetzung wesentlich hinterher.