Standard-Software für das Projektmanagement vermeidet Fehlerrisiken und aufwändiges Customizing. Die Theorie besagt: Bei Großprojekten im Anlagenbau müssen Projektinformationen durchgängig strukturiert erfasst und abgelegt werden. Und Prozesse müssen idealerweise zeitgleich ablaufen. Die Praxis sieht jedoch anders aus. Hier sind nicht Multi-User-fähige Tabellenkalkulationssysteme vorherrschend. Die Folge: Unternehmen investieren ihr Geld größtenteils in aufwändige Customizing-Maßnahmen. Dennoch unterlaufen im Projektgeschäft Fehler. Das muss nicht sein, denn dafür gibt es standardisierte Projektmanagement-Lösungen wie von RIB Software mit verschiedenen speziellen Modulen wie z. B. einer Prozess- und Kostenmanagementlösung, die in SAP oder Oracle integriert werden kann.

Speziell in diesen von Unsicherheit geprägten Zeiten, gilt es, den vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen eines Projekts im Großanlagenbau – egal ob Neu- oder Ausbaumaßnahme – einzuhalten. Den Zuverlässigkeit und Liefertreue sind oberstes Gebot bei einer schwächelnden Konjunktur. Dies betrifft alle am Projekt beteiligten Unternehmen, von den Investoren über Anlagenplaner bis hin zu Kontraktoren und Subkontraktoren. Jede Vergabe, jede Materialbestellung muss genau dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sein. Ansonsten drohen Nachtragsforderungen, die massive Mehrkosten verursachen können. Und auch die Zeit müssen Projektleiter immer im Auge behalten, da es sonst nahezu unmöglich ist, den Termin für die Inbetriebnahme zu schaffen. Kurzum, es sind unvorstellbar viele Informationen, die im Rahmen eines solchen Großprojekts zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden, Tag für Tag auf der Montage und in den Büros der Unternehmen. Hierbei stellt sich die Frage, wie sich solche Datenmassen strukturiert dokumentieren lassen?

Tabellarisch erfasst

Die Praxis liefert folgende Antwort: In der Projektbearbeitung sind Tabellenkalkulationssysteme und ähnliche Tools gängig. Diese scheinbar besonders simplen Werkzeuge werden für die Steuerung von oben beschriebenen, anspruchsvollen Großprojekten im Anlagenbau mit Hilfe von Makros und aufwändigen Verknüpfungen zwischen Tabellenzellen und -spalten sowie verschiedenen Tabellen meist individuell adaptiert. Hier können Fehler in der Zellen- oder Spaltenverknüpfung während des Projektverlaufs auftreten, die zeitweise gravierende Folgen haben: Einige tausend Euro oder mehr sind aufgrund mangelnder Transparenz der Informationen beispielsweise plötzlich nicht mehr auffindbar.

Dass solche Softwaretools nicht Multi-User-fähig sind, also von mehreren, am Projekt beteiligten Mitarbeitern nicht zeitgleich genutzt werden können, stellt eine weitere Schwierigkeit dar. Denn ein Großprojekt wird niemals von nur einer Person oder einer Abteilung oder Division innerhalb eines Unternehmens zentral gesteuert. So wird das Werkzeug innerhalb verschiedener Projektgruppen bearbeitet und entsprechend ergänzt und anschließend weitergereicht. Auf diese Weise lässt sich nur mit enorm viel Aufwand nachvollziehen, welches Team oder welcher Mitarbeiter welche Informationen beigesteuert hat. Daher führen einige Unternehmen ein spezifisches Customizing ihrer Tabellenkalkulation durch. Eine Anpassung dieser Art ist in der Regel mit einem hohen Makro-Programmieraufwand verbunden. Dies kostet Zeit, denn während die Tools für die Projektarbeit optimiert werden, kann wiederum nicht produktiv gearbeitet werden.

Grenzenlos kontrolliert

Bei den Massen an Daten, die während eines Großanlagenbauprojekts zwischen Projektteams täglich fließen, empfiehlt es sich, sämtliche Projektinformationen durchgängig strukturiert zu erfassen und abzulegen. Prozesse müssen idealerweise zeitgleich ablaufen: Während beispielsweise der Einkäufer Nachunternehmer- und Materialleistungen anfragt und bewertet, ist es Aufgabe des Kalkulators, die Kosten der Eigenleistungen zu ermitteln. In der Realität sieht es dabei oft so aus, dass der Einkäufer etwa in Berlin tätig ist, während der Kalkulator sein Büro in Dubai hat. Eine effiziente Projektkontrolle ist jedoch nur dann möglich, wenn Ländergrenzen und verschiedene Zeitzonen keinen Einfluss auf den Projektverlauf haben.

Welche Subkontraktoren wurden bereits beauftragt? Welche Materialien sind bestellt und welche davon bereits geliefert worden? Welche Eigenleistungen sind eingebracht? Wieviel davon war geplant? Konnten alle Termine bislang eingehalten werden oder sind bereits Terminrahmen überschritten worden? Wenn ja, weshalb? Wie entwickeln sich Plankosten, Ist-Kosten, Termine und der Erlös des Projekts? Mit Unterstützung einer durchgängig strukturierten Projektdatenbank ist die Controlling-Mannschaft in der Lage, diese Fragen in jeder Phase zu beantworten und im Falle des Falles notwendige Maßnahmen einzuleiten, sollte etwas nicht nach Plan laufen. Und dies kann nur dann funktionieren, wenn der Projektleiter auf all diese Informationen auf direktem Wege zugreifen kann.

Prozesse verbinden

Moderne IT-Systeme, wie beispielsweise die Prozess- und Kostenmanagementlösung von RIB, bieten all diese Funktionalitäten. Für unternehmensweite Controlling-Prozesse und eine umfassende Betriebssteuerung ist es darüber hinaus empfehlenswert, solche technischen Projektmanagement-Systeme zusätzlich mit dem innerhalb des Unternehmens implementierten kaufmännischen Steuerungssystem, beispielsweise SAP oder Oracle, zu integrieren.

Kontakt:
Mamadou Ly, Senior Consultant
RIB Software AG, Stuttgart
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