Never change a running system – so lautet eine der üblichen Floskeln in der Informationstechnologie. Aber wie das so ist mit Sprichwörtern: Manchmal treffen sie zu, oft tun sie das nicht. Bei Sebapharma, bekannt für seine medizinische Hautreinigungsmarke Sebamed, hatte man sich dazu entschlossen, die bereits existierende Software für die Verwaltung von Bilddateien zu ersetzen. Seitdem ist bei dem Unternehmen mit Sitz in Boppard ein neues Digital Asset Management-System (DAM-System) im Einsatz: Cavok vom Hersteller Peak- 14 aus Darmstadt. „Das System passte einfach besser auf unsere Anforderungen“, erklärt Sascha Thönges, der bei Sebapharma als Mediengestalter und Produktioner für die DAM-Lösung verantwortlich ist. Seit der Einführung sind das System und sein Einsatzumfang bei Sebapharma kontinuierlich gewachsen.

Die Keimzelle für den großen Markt der medizinischen Hautreinigung und -pflege legte Heinz Maurer bereits in den 1950er Jahren. Er erkannte damals, dass Hautreinigungsmittel dem pH-Wert der menschlichen Haut von 5,5 entsprechen sollten. Herkömmliche Seifen tun das nicht. Denn die gesunde Hautoberfläche ist leicht sauer, und dieser Säureschutzmantel wehrt schädliche Umwelteinflüsse ab. 1967 stellte Sebamat die ersten Sebamed-Produkte her, die dieser Erkenntnis Rechnung trugen. Das 1983 gegründete Unternehmen Sebapharma fungiert als Vertriebsgesellschaft für die Unternehmen Sebamat, Herzpunkt Pharma und Maurer Pharma. Sebapharma beschäftigt heute circa 200 Mitarbeiter und agiert weltweit. Zum Produktsortiment gehören inzwischen verschiedenste Hautreinigungs- und Pflegeartikel, vom seifenfreien Waschstück über Duschbäder und Cremes bis hin zu Shampoos und Deodorants.

Austausch mit Handelspartnern und Agenturen
„Als wir uns entschieden, das neue DAM-System einzuführen, spielte die gute Betreuung eine Rolle“, berichtet Thönges. „Die Cavok-Spezialisten sprechen unsere Sprache und haben uns gezeigt, dass wir mit dem System eine echte Perspektive haben.“ Am Anfang hatte Sebapharma das neue System ausschließlich zum Austausch von Bildmedien mit seinen Handelspartnern und Agenturen eingesetzt, wobei das Unternehmen für den Export in das nicht-deutschsprachige Ausland mit Vertriebspartnern zusammenarbeitet.

Hochflexible Softwarearchitektur
Cavok eröffnet all die Anwendungsgebiete eines klassischen DAM-Systems. Es dient dazu, Workflows zu automatisieren, Daten zentral zu lagern und auch Dubletten zu vermeiden. Eine Besonderheit des Systems ist seine Fähigkeit, sich tief in andere Softwarelösungen wie etwa Designprogramme, Webshops oder Content Management-Systeme integrieren zu können. Ein wichtiger Grund dafür ist die Software-Architektur. Sie basiert auf einem SOAP-Server (Simple Object Access Protocol), und man könnte sagen, Cavok folgt dem Prinzip, nicht bloß eine offene Programmierschnittstelle (engl. API) zu haben, sondern eine zu sein. Weil sich an den betont schlanken Kern von Cavok eine Schicht mit quelloffenen Modulen anschließt, hat das System eine Anpassungs- und Integrationsfähigkeit, wie sie so praktisch keine andere DAM-Lösung aufweist.

1.000 Nutzer weltweit
„Das ganze Cavok- bzw. PEAK-14-Team lebt das System. Es ist ein mächtiges Tool, und wir haben die Nutzung kontinuierlich ausgeweitet“, sagt Thönges „Was für uns anfangs eine reine Bilddatenbank war, dient uns inzwischen als umfassende Datenbank für verschiedenste Medien-Assets.“ Weltweit hat das System bei Sebapharma heute rund 1.000 Nutzer. Auch das war ein Grund, der für Cavok sprach: Das DAM-System eignet sich auch für große Installationen mit sehr vielen Usern. 70 Partnerunternehmen von Sebapharma auf der ganzen Welt greifen auf die Lösung zu, wobei alle Nutzer immer nur die für sie freigegebenen Bereiche einsehen können, gemäß ihren spezifischen Lese- und Bearbeitungsrechten. So erhalten die Handels- und Vertriebspartner durch das DAM-System Zugang zu relevanten Werbematerialien, Grafikelementen und Verpackungsdesigns von Sebapharma. Auch Reinzeichnungen werden im System abgelegt. „Dadurch können bspw. Apotheker – oder deren Grafiker – auf Basis unseres Medienmaterials eigene Flyer gestalten, die für sie und in ihrem Markt optimal funktionieren“, erklärt Thönges. „Aktuell führen wir gerade unsere neue Produktserie ‚Sebamed Pro‘ mit probiotischen Pflegestoffen in den Markt ein. Auch in diesem Zusammenhang ist Cavok wieder eine große Hilfe.“

Unterstützung für Videos
In dem DAM-System lassen sich auch Videodateien direkt in der Nutzeroberfläche abspielen. „Man kann Videos direkt im System übermitteln, und falls nötig sieht man sich die Videos auch gleich in der Nutzeroberfläche an, in einem Fenster, das mit dem kleineren Bildschirm von Tablets kompatibel ist“, sagt Thönges. „Wir haben unser Anwendungsszenario konsequent ausgeweitet. Dabei hat sich immer wieder bestätigt, dass das System super flexibel ist.“ Weil die Technikabteilung von Sebapharma vergleichsweise klein ist, ist für die Konfiguration des Systems der Softwarehersteller verantwortlich. „Es gibt bei PEAK-14 ein festes Team, das uns betreut. Und auch wenn wir uns einmal über die Supportadresse melden, gibt es da keine Reibungsverluste und immer prompte Rückmeldungen.“

In 10 Minuten verstanden
Auf Seiten von Sebapharma sind Sascha Thönges und ein Kollege die internen wie externen Ansprech­partner für die Lösung. Sie übernehmen Aufgaben wie die Pflege und Verwaltung des Systems. „Wir haben auch selbst ein kleines Handbuch für unsere speziellen Workflows erstellt, das für unsere externen Nutzer den Umgang mit der Lösung erleichtert“, berichtet Thönges. „Aber vieles ist doch selbsterklärend. Darum haben wir unser Manual auch bewusst schmal gehalten. Es ist eine Sache von 10 Minuten, und man kennt die verschiedenen Funktionen, die ja alle die Handhabung und Übersichtlichkeit verbessern. Zudem ist die Zahl der Rückfragen, die Nutzer hatten, immer weiter zurückgegangen. Im Grunde ist das Anwenderfeedback zu Cavok 100 %ig positiv. Vielleicht abgesehen von sehr individuellen Wünschen, die es immer wieder einmal geben kann.“

Neue Pläne
Derzeit plant man bei Sebapharma die Umstellung auf die allerneueste Version des DAM-Systems: Cavok 4.1. Eines der Highlights der neuen Version 4.1 ist, dass sich die Anzeige und Beschreibbarkeit eines Metadatenfelds dynamisch steuern lässt – ganz dem Workflow und der Rolle des Nutzers entsprechend. Ebenfalls neu ist eine sehr leistungsfähige Ähnlichkeitssuche, mit der Anwender Dubletten, verwandte oder auch nur ähnliche Bilder sehr einfach finden können. Per Schieberegler steuert der User dabei, wie stark eine gesuchte Bilddatei der Vorlage ähneln soll – bis hin zur Suche nach exakten Duplikaten. „Ein weiteres Ziel ist, dass wir Cavok noch tiefer in unsere IT integrieren wollen, um so auch ganze Freigabeprozesse innerhalb der Lösung abzubilden“, sagt Sascha Thönges. Die dafür erforderliche Flexibilität und Integrierbarkeit bringt das DAM-System von Haus aus mit.