Pharmaunternehmen investieren enorme Summen in ihre Markenführung: in Anwenderstudien, in Hochglanzanzeigen und in die Schulung ihrer Pharmareferenten. Deshalb ist es wichtig, dass ihr Markenversprechen auch in der schriftlichen Korrespondenz konsistent ist. Häufig weisen aber gerade Präsentationen deutliche Defizite auf. Unübersichtlich gestaltete Folien sowie mangelnde Corporate Design (CD)-Konformität aufgrund beliebig gewählter Schriften und Farben hinterlassen bei Kunden, Key Opinion Leadern und Stakeholdern einen unprofessionellen Eindruck. Wenn man bedenkt, dass große Pharmakonzerne jährlich Tausende Präsentationen nach außen kommunizieren, wird offensichtlich, wie groß das Risiko eines Imageverlusts ist.

Ob Start-up oder Großkonzern - viele Unternehmen haben für die Nutzung von PowerPoint verbindliche CD-Richtlinien geschaffen. Laut einer Studie, die das Marktforschungsinstitut Toluna im Auftrag des Anbieters von Office-Lösungen Made in Office im Sommer 2011 durchgeführt hat, gibt es in fast 65 % der befragten Unternehmen mit einer Größe ab 500 Mitarbeitern solche Vorgaben. Allerdings halten sich nur rund 22 % der Mitarbeiter sehr gut und 44 % gut an die CD-Richtlinien, wenn sie mit PowerPoint arbeiten. Dies ist der Knackpunkt: auch Pharmaunternehmen lassen sich ihren konsistenten Markenauftritt viel Geld kosten - und werden dem Markenimage in der externen Kommunikation dann doch nicht gerecht. Um in Sachen CD und Aktualität der Inhalte auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt sich die Integration einer Zusatz-Software für PowerPoint. Mit solch einem Zusatzprogramm können Marketingverantwortliche einen verbindlichen Rahmen für Layout und Inhalt von Präsentationen setzen.

Zentrale Datenbank

Grundlage einer solchen Applikation bildet eine zentrale Datenbank, eine Art Bibliothek, in der alle Folien, Präsentationen, Grafiken, Tabellen, Diagramme und Videos kategorisiert gespeichert sind. Auf Basis eines flexiblen Rechtekonzepts steuern Marketingverantwortliche die Zugriffsrechte - Änderungen an einer Präsentationsvorlage sind in der Regel der Marketingabteilung vorbehalten. Marketer legen auch fest, auf welche Folien und Medienobjekte der Vertrieb zugreifen darf. Die Software hat zudem umfassende Funktionalitäten zur Sicherung des Corporate Design: Lädt das Marketing neue Präsentationen, Folien oder Medienobjekte hoch, sollte die Applikation automatisch prüfen, ob diese dem CD entsprechen. Weicht das neue Element davon ab, sollte der Upload gar nicht erst möglich sein. Hilfreich ist auch, wenn Marketer verbindliche Sets aus Farben, Schriften und Grafiken definieren können, sodass ihre Vertriebskollegen zur Bearbeitung einer Folie nur auf die ausgewählten Gestaltungsmöglichkeiten zurückgreifen. So ist es gar nicht erst möglich, vom CD abweichende Elemente in eine Präsentation einzufügen.

CD-Konformität und Aktualität

Neben der CD-Konformität von Folien und Präsentationen ist die Aktualität der Inhalte besonders wichtig. In vielen Pharmaunternehmen kursieren überholte Präsentationen oder Folien mitunter jahrelang. Doch kommuniziert ein Pharmakonzern veraltete Informationen, etwa hinsichtlich Nebenwirkungen, Studien oder zulässigen Indikationen, kann er ernsthaft Schaden nehmen - vom Imageverlust bis zu finanziellen Einbußen. Darum ist es entscheidend, den Folienbestand aktuell zu halten sowie inhaltliche und formale Updates unternehmensweit zur Verfügung zu stellen.

Vordefinierte Layoutvorlagen

Während es dem Marketing um die CD-Konformität und Aktualität von Präsentationen geht, möchte der Vertriebsmitarbeiter eine Präsentation schnell und einfach an seinen individuellen Bedarf anpassen können. Der Aufwand für Formatierung und Layout entfällt größtenteils, wenn in der Bibliothek nur CD-konforme Vorlagen und Folien gespeichert sind - kategorisiert z.B. nach Produkten oder Branchen. Pharmareferenten müssen sich also nicht mehr selbst um die Aktualität der Folien kümmern: Sie wählen einfach aus dem Bestand an sortierten und vordefinierten Layoutvorlagen das passende Dokument aus, passen es stellenweise an - und fertig. Einige wenige Applikationen machen Anwender selbst dann auf Updates aufmerksam, wenn sie eine lokal gespeicherte Präsentation mit veralteten Inhalten oder überholtem Layout öffnen. Die Zeitersparnis ist enorm: Wie die Toluna-Studie zeigt, arbeiten Mitarbeiter mit einem PowerPoint Add-in um über 20 % effizienter. Zudem stellen Formatierungsleisten für Schriften, Farben, Diagramme und Textelemente das Corporate Design bei der Bearbeitung sicher.

Entscheidend für den Vertriebserfolg ist auch der Kontakt zu Key Opinion Leadern. Pharmareferenten müssen Meinungsführer von der Wirksamkeit eines Arzneimittels überzeugen, denn oft ist es die Empfehlung eines Experten, die ein Medikament in den Arztpraxen etabliert. Einen Opinion Leader mit aktuellen Informationen zu Produkten oder Therapien zu versorgen, gehört ebenso zum Alltagsgeschäft wie ihn bei der Vortragsvorbereitung zu unterstützen - etwa mit Folien, die der Experte dann in seine Präsentation einfügt. Veraltete Informationen würden zu einem Imageschaden führen und die Beziehung zum Meinungsführer schwächen. Auch um die Compliance-Richtlinien einzuhalten, ist ein PowerPoint Add-in optimal geeignet.

Offline-Fähigkeit

Um mit PowerPoint schnell und effizient zu arbeiten, ist die Offline-Fähigkeit eines Add-ins eine Grundvoraussetzung. Außendienstmitarbeiter müssen auch von unterwegs und ohne Internetverbindung auf die Bibliothek zugreifen können. Das ist wichtig, um etwa letzte Änderungen an einer Präsentation unmittelbar vor einem Termin vornehmen oder im ungünstigsten Fall auch eine komplette Präsentation mit minimalem Aufwand erstellen zu können.

Die Arbeit mit PowerPoint gehört für beide - Marketing und Vertrieb - zum Arbeitsalltag. Während es dem Marketing um CD-Konformität und Aktualität geht, legt man im Vertrieb Wert auf die einfache und schnelle Vorbereitung von Präsentationen. Trotzdem verfolgen beide im Grunde dasselbe Ziel: sie möchten ihr Unternehmen in der Außenkommunikation so professionell wie möglich präsentieren. Das gelingt jedoch nur, wenn die Präsentationen den inhaltlichen und formalen Vorgaben entsprechen. Wenn Marketingverantwortliche dafür sorgen, dass ihre Vertriebskollegen aktuelle, CD-konforme Präsentationsvorlagen mühelos adaptieren können, ist dies ein wesentlicher Beitrag zur Markenführung und zur Sicherung des Markenwerts.