Die digitale Vernetzung mit Lieferanten und Kunden per EDI-Lösung (Electronic Data Interchange) bietet ein erhebliches Einsparungspotenzial von Zeit und Kosten. So werden manuelle Versand- und Erfassungsvorgänge vermieden, der einfache und schnelle Informationsaustausch verbessert die Zusammenarbeit mit Partnerunternehmen und die digitalen und damit genaueren Geschäftsprozesse verkürzen Lieferzeiten und reduzieren Retouren. Zudem sichert die Automatisierung des Datenaustausches eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Versandeinheiten. Die Vorteile, die eine solche EDI-Lösung im Wettbewerb bringt, erkannte auch ein Kosmetikhersteller, der heute seine Transportaufträge und Lieferavisen mittels des standardisierten und weltweit einsetzbaren Nachrichtenformats EANCOM übermittelt. Aufgrund der positiven Erfahrungen ist bereits eine Ausweitung der Lösung in Planung.

Als mittelständischer Kosmetikhersteller behauptet sich die Rudolf Lenhart seit fast 50 Jahren erfolgreich am Markt. Dabei setzt der Familienbetrieb mit Sitz im schwäbischen Waiblingen-Neustadt auf Innovationskraft und ebenso engagierte wie qualifizierte Mitarbeiter. Insgesamt hat Lenhart bereits mehr als 1.000 qualitativ hochwertige Körperpflege- und Kosmetikprodukte für Handelsunternehmen und Drogeriemarktketten entwickelt. Heute exportiert das Unternehmen mit 25 Millionen Euro Jahresumsatz (2009) in rund 30 Länder der Welt - mit steigender Tendenz. Das jährliche Produktionsvolumen beträgt 30.000 Tonnen. Dabei bestehen nicht nur für Produktentwicklung und Produktion hohe Anforderungen, auch eine effiziente Logistik und flexible Tourenplanung sichern einen Vorsprung im Wettbewerb. Deshalb gehören bei Lenhart fehleranfällige Excel-Dateien der Vergangenheit an. Mit einer neuen eBusiness-Lösung für Tourenplanung und Transportbündelung realisiert das Unternehmen Zeit- und somit Kosteneinsparungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Einheitlicher Nachrichtenstandard für Datenaustausch - weltweit einsetzbar
Um im Zuge des Unternehmenswachstums seine Lieferungen zu optimieren, Transporte zu bündeln, Fehlbuchungen und Fehlverladungen zu vermeiden und insgesamt wirtschaftlicher zu arbeiten, entschied sich der mittelständische Kosmetikhersteller seine Geschäftsprozesse auf elektronischen Datenaustausch (EDI) umzustellen. Da ein einheitlicher Nachrichtenstandard bei Sender und Empfänger die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen elektronischen Datenaustausch und eine automatische Weiterverarbeitung der Daten ist, musste eine Lösung gefunden werden, die sowohl für den Datentransfer mit dem Logistikdienstleister des Unternehmens als auch für die Abwicklung mit den Handelspartnern eingesetzt werden kann. Zur Touren- und Transportbündelung mit dem Speditionspartner sollte das EDI-Nachrichtenformat IFTMIN zur Übermittlung des elektronischen Transportauftrags implementiert werden, zur Sendungsankündigung an den jeweiligen Handelspartner eine elektronische Lieferavisierung (DESADV). Diese wurden entsprechend der weltweit gültigen GS1-Standards auf Basis der Anwendungsempfehlung „GS1-Standards in der Logistik - Informationsfluss Logistik mit EANCOM 2002" umgesetzt. Interessant auch für andere Mittelständler ist, dass Lenhart das Projekt im Rahmen der Prozeus-Förderung mit Fördermitteln des Bundeswirtschaftsministeriums durchgeführt hat. Die nicht profitorientierte Initiative Prozeus wird betrieben von GS1 Germany - Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum für unternehmensübergreifende Geschäftsabläufe - und der IW Consult, Tochterunternehmen des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln (IW).

Für die Implementierung der geforderten Nachrichtenarten und die dazu erforderlichen Anpassungen des bereits vorhandenen Warenwirtschaftsystems A.eins setzte der Kosmetikhersteller auf seinen langjährigen, bewährten IT-Dienstleister - die GS Computersysteme. So liefert das Warenwirtschaftssystem heute alle notwendigen Daten für den elektronischen Datenaustausch: Der elektronische Transportauftrag IFTMIN wird jetzt direkt aus dem Warenwirtschaftssystem im EANCOM-Format ausgegeben und an die Spedition gesendet. Der Speditionsauftrag enthält unter anderem Angaben zu Transportbeginn, Produkten mit Mengenangaben, den Lager- bzw. Aufladeort sowie den Ankunftszeitpunkt am Zentrallager des Handelspartners. Der Datentransfer erfolgt per FTPUpload. Über eine Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem werden die „Rohinformationen" für das elektronische Lieferavis DESADV an einen weiteren IT-Dienstleister übermittelt, der diese anschließend in das EANCOM-Format konvertiert und heute zunächst an einen Handelspartner, die dm-drogerie markt, weitergibt. Das Lieferavis enthält unter anderem den Ankunftszeitpunkt am Zentrallager des Handelspartners und die tatsächlich verladenen Produkte. Für den Mittelständler Lenhart ist dies ein erster wichtiger Schritt in die Zukunft, denn künftig können weitere Geschäftspartner angebunden werden - dank Einführung des weltweit gültigen GS1-Standards.

Die Teilnahme am GS1-System erfolgt über eine Globale Lokationsnummer (GLN), die GS1 Germany dem Kosmetikhersteller zugewiesen hat. Mit ihrer Hilfe lassen sich im elektronischen Datenaustausch die beteiligten Unternehmen eindeutig identifizieren. Die einzelnen Versandeinheiten werden mit einer 18-stelligen NVE (Nummer der Versandeinheit) bzw. einem Serial Shipping Container Code (SSCC) gekennzeichnet und können so weltweit eindeutig von allen am logistischen Prozess Beteiligten identifiziert werden. Somit funktioniert die NVE (SSCC) wie ein zentraler Zugriffsschlüssel auf Packstücke und ermöglicht deren Identifikation auf allen Ebenen der Lieferkette.

Win-Win-Situation für alle Beteiligten
Heute realisiert Lenhart gemeinsam mit dem Speditionspartner innovative Logistikprozesse - der automatisierte Austausch elektronischer Nachrichten und die enge Verzahnung über das Warenwirtschaftssystem von Lenhart machen es möglich. So wird jede ausgehende Palette bzw. Versandeinheit durch Einscannen im Warenwirtschaftssystem erfasst. Anschließend verarbeitet das System die Daten automatisch weiter, so dass eine eindeutige und sichere Bestandsführung gewährleistet ist. Dabei kann der Logistikdienstleister über die Anbindung an das Warenwirtschaftssystem künftig selbstständig das Kommissionieren von Paletten übernehmen, sobald Lenhart mit der EANCOM-Nachricht IFTMIN den Startschuss für den Transport gegeben hat. Der Logistikdienstleister hält sich dabei an das FIFO-Prinzip (First-In-First-Out).

Durch den automatisierten Ausschluss von Paletten, die in Art und Menge vom Transportauftrag abweichen, lassen sich Fehlverladungen und Fehlbuchungen vermeiden und die Mitarbeiter werden zeitlich erheblich entlastet. Ein- und Ausbuchungen im Warenwirtschaftssystem sind nur noch durch das Scannen der NVE (SSCC) der Versandeinheiten möglich. Dabei wird automatisch ein Lieferschein erzeugt, so dass bei der Verladung nahezu hundertprozentig sichergestellt ist, dass der Lieferschein tatsächlich mit der Ladung übereinstimmt. So entsteht durch die gemeinsame Nutzung von Informationsdaten über die Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem ein perfektes Zusammenspiel, so dass sowohl die Lieferungen als auch den Versand des elektronischen Lieferavis (DESADV) reibungslos auch von mehreren Lagerorten aus erfolgen können. Der Handelspartner wiederum kann durch die schnelle Vorabinformation mittels elektronischem Lieferavis die Paletten erheblich einfacher, schneller und fehlerfrei vereinnahmen. „Das Resultat ist eine Win-Win-Situation sowohl in unserer Geschäftsbeziehung zu unserem Logistikdienstleister als auch zu unserem Handelspartner. Wir gewinnen ein hohes Maß an Flexibilität und Sicherheit in der Transportabwicklung auf der einen Seite und unser Handelspartner gestaltet seinen Wareneingang transparenter und effizienter. So sparen alle Prozessbeteiligten Zeit und Kosten - was will man mehr", berichtet Axel Lenhart, Geschäftsführer der Rudolf Lenhart.

Fazit: EDI-Lösung wird weiter ausgebaut
Die bisherige Bilanz kann sich sehen lassen: Der Einstieg ins eBusiness brachte bislang eine höhere Datenqualität und schnellere Prozessabläufe. Dadurch konnten die Mitarbeiter ihre Produktivität steigern, was in Kostenvorteilen und vor allem einer verbesserten Kundenzufriedenheit resultiert: „Neben erheblichen Kosten- und Zeitersparnissen für alle Prozessbeteiligten bringt der elektronische Datenaustausch ein deutliches Plus an Effizienz in der Supply Chain. Wir gehen deshalb davon aus, dass EDI als Wettbewerbsfaktor in der Kosmetikbranche immer wichtiger und mittelfristig zu einem grundlegenden Tool innerhalb der Prozesskette wird. Wir haben hier mit unserer IT-Lösung bereits jetzt die Nase vorn - das ist nicht zuletzt auch unserer vertrauensvollen Zusammenarbeit mit GS Computersysteme zu verdanken und so sind auch schon die nächsten gemeinsamen Projekte in Planung", berichtet Axel Lenhart.

Künftig soll die Nutzung der EDI-Lösung auf weitere Handelspartner und Geschäftsprozesse ausgeweitet werden. Die Anbindung zweier weiterer Geschäftspartner ist bereits in Vorbereitung. Darüber hinaus sollen künftig auch Bestellungen (ORDERS) und Rechnungen (INVOIC) als EANCOM-Nachrichten über die neue Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem ausgetauscht werden. Damit werden manuelle Vorgänge wie zum Beispiel die Eingabe der PDF-Bestellung in das Warenwirtschaftssystem endgültig hinfällig. Das Resultat: eine lückenlos elektronische Auftragsabwicklung.