Papier geht verloren - das ist beinahe schon ein Naturgesetz. In Konzernen, die hunderttausende Eingangsrechnungen zu bearbeiten haben, legen die Belege schier endlose Wege zurück, wandern durch dutzende Hände und verschwinden dabei manchmal spurlos. Auch Akribie und Professionalität können das nicht immer verhindern - rechnergestützte Automatisierung hingegen schon.

Der in Glattpark-Opfikon im Schweizer Kanton Zürich ansässige Pharmakonzern Nycomed empfängt in Deutschland, Österreich und Norwegen beinahe 150.000 Rechnungen jährlich. In der Vergangenheit bestand die Rechnungseingangsbearbeitung bei Nycomed ausschließlich aus manuellen Arbeitsschritten: Die Lieferantenrechnungen durchliefen zwischen ihrem Eingang und dem Einpflegen in die SAP-Buchhaltungssoftware diverse Kontroll- und Freigaberoutinen in verschiedenen Abteilungen. Im günstigsten Fall dauerte das 24 Stunden, der Zeitraum konnte sich aber auch auf zwei Wochen ausdehnen. Den genauen Status jeder der mehr als 12.000 Rechnungen zu kennen, die jeden Monat eingehen, war nicht möglich. Sicherheitshalber kopierten manche Angestellten deshalb einzelne Rechnungen und legten sie separat ab. Der Umgang mit den Daten gestaltete sich auch deshalb kompliziert, weil sich hauptsächlich herkömmliche Microsoft Office-Anwendungen im Einsatz befanden. Eine integrierte Datenbasis war nicht vorhanden.

Nicht verwunderlich, dass Nycomed beschloss, diese Situation zu ändern. Es sollte eine Software-Lösung gefunden werden, die die Rechnungsbearbeitung automatisiert und nahezu selbstständig abwickelt. Das Ziel: Rechnungen gehen nicht mehr verloren und werden ohne großen manuellen Aufwand durch die verschiedenen Prüfungs- und Freigabeinstanzen des Konzerns geleitet.

Flexible und bedarfsgerechte Lösung

Bevor die Wahl Anfang 2009 auf Basware fiel, nahm Nycomed einige Anbieter genauer unter die Lupe. SAP war bereits im Bereich Buchhaltung im Einsatz. Die Software in Richtung Rechnungseingangsbearbeitung auszubauen, wäre allerdings unverhältnismäßig teuer gewesen. Zudem bot Basware einen nicht zu unterschätzenden Vorteil: Die Lösungen stammen durchgängig aus einer Hand und sind daher weniger aufwändig in der Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen. Die Implementierung ist deshalb in kürzerer Zeit erledigt und trotzdem individuell auf das Unternehmen zugeschnitten. Mit dem anyERP-Adapter garantiert Basware die notwendige Kompatibilität an jedes ERP-System.

Die Implementierung begann im März 2009 in Deutschland, Österreich und Norwegen. Zunächst galt es, die individuellen Herausforderungen der einzelnen Standorte zu identifizieren und miteinander zu vereinbaren. Dabei hat die Software vollständig überzeugt und sämtliche wichtigen Details reibungslos implementiert.

Im Juni 2009 startete die tatsächliche Anpassung der Lösungen. Dazu gehören die Module Scan and Capture, Order Matching und Invoice Processing. Im Juni 2010 finalisierten Basware und Nycomed die gesamte Implementierung - inklusive zweier Releases und aller Optimierungen. Um den Mitarbeitern die Nutzung der neuen Funktionen zu erleichtern, erhielten sie Trainings. Die Schulungen erfolgten direkt durch Basware und waren nicht nur inhaltlich hoch qualifiziert, sondern auch gut umgesetzt. Die Benutzerfreundlichkeit der eingesetzten Lösungen bewegt sich auf hohem Niveau, so dass man von den Anwendern durchweg positives Feedback bekam.

Von der Papierrechnung zum Archiv in 24 Stunden

Papierrechnungen, die heute bei Nycomed eintreffen, werden in einem ersten Schritt in den einzelnen Gesellschaften vorsortiert. Anschließend holt ein externer Dienstleister die Belege ab und transportiert sie zum Digitalisierungsstandort. Nach dem Scan werden die Daten in den Basware-Workflow übertragen. Dabei gleicht das Modul Order Matching alle Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen oder Verträgen ab, um eventuelle Unstimmigkeiten aufzudecken. Gleichzeitig hat die Buchhaltungsabteilung über ihre Rechner jederzeit Zugriff auf die Dokumente und kann alle Rechnungen nachverfolgen, prüfen und genehmigen lassen. Invoice Processing ist außerdem kompatibel zum SAP-Buchhaltungsprogramm des Unternehmens. Daher können die Rechnungen nach ihrer Freigabe direkt gebucht und archiviert werden.

Nycomed und Basware kooperieren bald weltweit

Die Zusammenarbeit zwischen Nycomed und Basware wird in Zukunft noch weiter ausgebaut: Innerhalb der nächsten zwei Jahre sollen die Basware-Lösungen bei Nycomed weltweit eingeführt werden. In Polen wird im Zuge dessen ein europäisches Shared Service Center aufgebaut, von dem aus das finnische Unternehmen zentralisiert die Lieferantenrechnungen aller Nycomed-Niederlassungen bearbeiten soll. Von den globalen Prozessstandards verspricht sich Nycomed Kostensenkungen im einstelligen Millionenbereich.